اتاق کنفرانس

اگر ۵۰ سال پیش کسی به شما می‌گفت که زمانی قادر خوهید بود که با فناوری اتاق کنفرانس با شخصی در سمت دیگری در جهان تماس تصویری برقرار کنید و چهره و صدای او را در مقابل خود و در یک دستگاه کوچک که در جیب شما جای می‌گیرد را مشاهده کنید، به او می‌گفتید خود را معاینه کند یا مطالعه مطالب علمی تخیلی را کنار بگذارد.

امروزه ویدئو کنفرانس به یکی از اصلی‌ترین فناوری‌های روز و به اصلی‌ترین فناوری اتاق کنفرانس تبدیل شده‌است، اما با مطالعه تاریخچه ویدئو کنفرانس مشاهده خواهید کرد که همیشه بدین صورت نبوده است.

اقتدار ویدئو کنفرانس

در گذشته راه‌های بسیاری برای ارتباط اتاق‌های کنفرانس با یکدیگر ارسال Memo، ارتباط تلفنی، ایجاد و به اشتراک گذاری فایل‌ها و بسیاری  دیگر وجود داشت؛ اما اکثر اتاق‌های کنفرانس از فناوری استفاده می‌کردند که استفاده از آن‌ها نسبت به بقیه برای افراد ساده‌تر بود، کنفرانس تلفنی.

اما با بوجود آمدن پلتفرم‌های ارتباطی مانند نرم افزار اسکایپ که قابلیت انجام چندین کار مانند برقراری تماس تلفنی، پت درون برنامه‌ای و ارسال فایل را به صورت همزمان داشتند، تصمیم به استفاده از این دست از نرم‌افزارها گرفتند.

استفاده از این قبیل از نرم‌افزارها باعث بوجود آمدن نرم‌افزارهای ویدئو کنفرانس شد. همچنین اضافه شدن قابلیت‌هایی مانند برقراری تماس تصویری به چندین گروه به صورت همزمان، قابلیت نمایش فایل‌ها و مطالب به صورت همزمان به افراد و شبیه سازی جلسه‌ای که با وجود حضور گروه‌های مختلف در نقاط مختلف جهان، احساس حضور فیزیکی افراد را در یک اتاق به همه‌گان تداعی می‌کرد باعث محبوبیت بیشتر این نرم‌افزارها در میان کسب و کارها شد.

همچنین این نرم‌افزارها مزایایی مانند از بین رفتن هزینه‌های سفر افراد برای حضور در جلسه یا هزینه اجاره اتاق‌های کنفرانس بزرگ برای جای دادن افراد در جلسه را نیز به دنبال داشت. برای مطالعه کامل‌تر درباره این مزایا پیشنهاد می‌کنیم تا مطلب مزایای ویدئو کنفرانس را مطالعه نمایید.

فناوری اتاق کنفرانس‌های آینده

یک دهه پیش به دلیل هزینه‌های بالای تهیه تجهیزات ویدئو کنفرانس و سختی استفاده و نگه‌داری از آن‌ها برای برقراری یک جلسه ویدئو کنفرانس، کسب و کارها به این فکر می‌کردند که کدام اتاق کنفرانس خود را به تجهیزات ویدئو کنفرانس تجهیز کنند. اما امروزه با کاهش این هزینه‌ها و راحتی در استفاده و نگهداری این تجهیزات، کسب و کارها به این فکر می‌کنند که هر اتاق را به چه تجهیزات ویدئو کنفرانسی مجهز می‌کنند.

البته این مورد تصمیم مهمتری نیز هست، زیرا تجهیزات ویدئو کنفرانس هر کدام برای استفاده در اتاق‌هایی با ویژگی‌های خاصی طراحی و ساخته شده‌اند و برای اینکه تجهیزات مناسبی را برای اتاق‌های مختلف تهیه کنید می‌بایست تا به دستگاه‌های ویدئو کنفرانس آشنایی کامل داشته باشید.

به همین دلیل نیز پیشنهاد می‌کنیم تا مطلب ویدئو کنفرانس مناسب را در بلاگ کاربران ویدئو کنفرانس مطالعه نمایید.

تا به حال تجهیزات ویدئو کنفرانس علاوه بر سادگی استفاده و هزینه کمتر پیشرفت‌هایی در زمینه کیفیت صوتی و تصویری تماس نیز پیدا کرده‌اند. اکنون دستگاه‌های ویدئو کنفرانسی مانند ویدئو کنفرانس لاجیتک RALLY وجود دارند که با کیفیت ۴K Ultra-HD فیلمبرداری می‌کنند و سادگی برقراری ویدئو کنفرانس به حدی رسیده است که با تهیه یک وبکم مناسب می‌توان یک جلسه ویدئو کنفرانس برقرار کرد و حتی برخی از تجهیزات مانند تجهیزات ویدئو کنفرانس لاجیتک قابلیت‌هایی برای کنترل خودکار دستگاه‌های ویدئو کنفرانس هستند.

پیشبینی می‌شود تا در آینده اتاق‌های کنفرانس به تجهیزات هولوگرافیک مجهز شوند و تماس‌های تصویری به صورت سه بعدی برقرار می‌شوند.

آینده ارتباطات ویدئو کنفرانس خواهد بود و ما می‌بایست تا خود را برای چنین آینده‌ای آماده کنیم. در حال حاضر فناوری اصلی اتاق کنفرانس که مورد استفاده قرار می‌گیرد فناوری ویدئو کنفرانس است و با رشد این صنعت و تجهیزاتی که برای برقراری این نوع تماس مورد استفاده قرار می‌گیرد تنها با گذشت زمان و فرا رسیدن فناوری اتاق کنفرانس‌های آینده می‌توان به آشنایی کامل این تجهیزات رسید.

شرکت لاجیتک در زمینه ویدئوکنفرانس همیشه به دنبال راهکار ویدئوکنفرانس با کیفیت بالا و مهم‌تر از آن، کاربری ساده بوده است تا به کسب و کارها و تیم‌ها کمک کند تا به سادگی با یکدیگر از راه دور در ارتباط باشند.

با ارائه محصولی مانند لاجیتک تپ و وجود تنظیمات و قابلیت‌های پیشفرض این محصول برای نرم‌افزارهای Microsoft Teams و Zoom، بسیاری از مشکلات مربوط به برقراری جلسه ویدئو کنفرانس و کنترل آن از بین رفته است.

 

راهکار ویدئوکنفرانس لاجیتک تپ

لاجیتک تپ صفحه‌ای لمسی دارد و طراحی شده‌است تا محیط معمولی اتاق‌های جلسه را ساده کند و بهبود ببخشد و به شما در طراحی اتاق ویدئو کنفرانس کمک کند و برای رهبران تجاری، دسترسی به همه‌ی لوازم و تجهیزات ویدئو کنفرانس مورد نیاز برگزاری جلسات عالی را ایجاد کند. در دنیایی که شرکت‌ها باید همیشه زنده و آماده برای همکاری باشند، لاجیتک تپ با Touch-to-Join، تقویم یکپارچه، اشتراک‌گذاری محتوا و… اتاق‌های کنفرانس را ارتقا می‌دهد.

برای مطالعه بیشتر درباره لاجیتک تپ پیشنهاد می‌کنیم تا مطلب مربوط به پلتفرم اتاق کنفرانس لاجیتک تپ را در بخش بررسی محصولات در سایت کاربران ویدئو کنفرانس مطالعه نمایید.

حال لاجیتک یک قدم دیگر به سمت جلو برداشته است و به همراه لنوو به ارائه محصولی پرداخته‌اند تا امکان مدیریت و امنیت جلسات شما را افزایش دهد. این راهکار ویدئوکنفرانس جدید کامپیوتر Lenovo ThinkSmart Edition M920 Tiny است و می‌توانید مدل بر پایه لاجیتک تپ آن را تهیه کنید که دارای تنظیمات پیشفرض برای کار با Microsoft Teams و Zoom است و به نحوی طراحی شده‌است تا قابل استفاده در هر اتاقی باشد.

با توجه به طراحی کوچک این دستگاه و لاجیتک تپ می‌توان از آن‌ها در هر اتاقی استفاده کرد و با رابط کاربری مخصوص آن برقراری جلسات، اضافه کردن افراد، مدیریت جلسه و به اشتراک گذاری محتوا بسیار ساده‌تر شده‌اند.

ThinkSmart Edition Tiny دستگاهی ایده‌آل برای استفاده به همراه لاجیتک تپ است و این راهکار ویدئو کنفرانس در بهار سال آینده به بازار عرضه خواهد شد تا به کسب و کارها در سراسر جهان کمک کند تا ارتباطشان را با یکدیگر ساده‌تر کنند و کیفیت آن‌ها را افزایش دهند.

مجله کاربران ویدئو کنفرانس

همکاری‌های ساده امروزی بیشتر از همیشه در ارتباطات بین دو مجموعه اهمیت دارند. نیروی کار امروزی بیشتر از همیشه به دورکاری روی می‌آورند و ویدئو کنفرانس به تجهیزاتی غیر لوکس و نیاز در طراحی اتاق کنفرانس هر کسب و کار تبدیل شده‌است.

همچنین باید در نظر بگیرید که یک طراحی اتاق کنفرانس مناسب می‌تواند به استفاده بهتر از فضا در شرکت کمک کند.

در طراحی اتاق کنفرانس باید ۳ المان را رعایت کنید :

1. طراحی اتاق
2. نیازهای صوتی
3. نیازهای تصویری

طراحی اتاق

اولین سؤال که باید از خود در رابطه با طراحی اتاق کنفرانس بپرسید این است که : کاربرد این اتاق کنفرانس چیست ؟

آیا از این اتاق می‌خواهید تنها برای برگذاری جلسات ویدئو کنفرانس استفاده کنید یا این اتاق یک اتاق کنفرانس هوشمند با چند کاربرد خواهد بود؟ به احتمال بالا چندین کاربرد را برای اتاق کنفرانس خود در نظر دارید، کاربردهایی مانند جلسات آموزشی، گردهمایی‌های دفتری و بسیاری دیگر.

حال که می‌دانید چه کاربردی را از اتاق کنفرانس خود انتظار دارید باید بررسی کنی تا ببینید که آیا ابعاد اتاق با کاربردهای در نظر گرفته شده برای آن مطابقت دارد یا خیر.

به عنوان مثال اگر می‌خواهید از این اتاق برای جلسات گردهمایی شرکتی استفاده کنید باید از ظرفیت اتاق خود اطمینان برقرار کنید. اگر اتاق مورد نظر شما ابعاد مناسبی نداشته باشد می‌بایست اتاق دیگری را انتخاب کنید.

چه نوع مبلمانی در اتاق می‌خواهید استفاده کنید

بیشتر اتاق‌های کنفرانس دارای میزی بزرگ و وسط اتاق هستند و صندلی‌ها در دور آن قرار گرفته‌اند.

اتاق کنفرانس شما چقدر بزرگ است؟

واضح است که یک اتاق بزرگ تجهیزات بیشتر و متفاوتی با یک اتاق کوچک نیاز دارد.البته بزرگ و کوچک بودن اتاق در کاربردی بودن این اتاق برای ویدئو کنفرانس بی‌تأثیر است؛ زیرا شما می‌توانید با تهیه تجهیزات ویدئو کنفرانس مناسب در طراحی اتاق کنفرانس خود آن را به یک اتاق کنفرانس بسیار کاربردی تبدیل کنید.

نورپردازی اتاق شما چگونه است؟

تنظیم میزان نور طبیعی با نورپردازی سقف می‌تواند به شما در حذف سایه‌ها و ارائه تصویری با شفافیت بالاتر و جزئیات بیشتر کمک فراوانی کند. استفاده از رنگ‌های در طیف مشکی تا سفید می‌تواند به رنگ پردازی سیستم ویدئو کنفرانس شما کمک کند.

همچنین از سفید کردن تمامی دیوارها و میز میانی خود صرف نظر کنید، زیرا بازتاب بالای رنگ شفید در میزان نور اتاق شما تأثیر زیادی خواهد گذاشت.

جنس دیوارها، سقف و درهای اتاق چیست؟

سطوح بزرگ، صاف و محکم صدا را بازتاب می‌دهند و باعث ایجاد اکو و نویز برای میکروفون‌های سیستم ویدئو کنفرانس شما می‌شوند. پس تا حد ممکن اتاق کنفرانس خود را از لحاظ صوتی ایزوله کنید.

البته برخی از سیستم‌های ویدئو کنفرانس مانند ویدئو کنفرانس لاجیتک MeetUP و لاجیتک RALLY دارای فناوری‌‌های RightSence هستند تا از بروز این‌گونه مشکلات جلوگیری کنند.

برای مطالعه بیشتر در رایطه با فناوری‌های لاجیتک RightSence می‌توانید مطلب بررسی لاجیتک RALLY را مطالعه نمایید.

 

نیازهای صوتی

ابعاد و کاربرد اصلی اتاق میزان نیاز صوتی اتاق را مشخص می‌کند. آکوستیک اتاق کنفرانس از اهمیّت بسیار بالایی برخوردار است زیرا در یک جلسه ویدئو کنفرانس تمامی افراد باید صدای یکدیگر را بشنوند و صدای آن‌ها نیز باید شنیده شود.

محصولاتی که به جذب صدا می‌پردازند از اکو و لرزش‌های اضافی جلوگیری می‌کنند و این قابلیت را ایجاد می‌کنند تا صدای افراد با وضوح بالاتری شنیده شوند.

نیازهای تصویری

چه تعداد و چه اندازه صفحه نمایشی نیاز دارید؟ بازهم باید در طراحی اتاق کنفرانس به ابعاد اتاق بازگردید.

در اتاق‌‌های کنفرانس کوچک استفاده از صفحات نمایش زیاد با ابعاد بزرگ غیر ممکن می‌شود، اما در طراحی اتاق کنفرانس با ابعاد بزرگ استفاده از چنید صفحه نمایش با ابعاد متوسط بهتر از یک صفحه نمایش بزرگ است و دلیل آن قابلیت مشاهده چندین گروه در جلسه ویدئو کنفرانس و حتی قابلیت اختصاص دادن صفحه نمایشی برای نمایش پرزنتیشن در جلسه ویدئو کنفرانس است.

موقعیت صفحات نمایش نیز از اهمیّت زیادی برخوردار است. با توجه به این که در طراحی اتاق کنفرانس دوربین معمولاً در نزدیکی صفحه نمایش قرار می‌گیرد، بهتر است تا دوربین خود را در موقعیتی دسبت به صفحه نمایش خود قرار دهید که زاویه دید شما به نحوی باشد که انگار در حال نگاه کردن طرف مقابل تماس خود به صورت مستقیم هستید.

همچنین باید به نور تصویر و دوربین خود نیز توجه کنید. با توجه به نور وارد شده از پنجره اتاق نباید مستقیماً در مقابل نور قرار بگیرید زیرا آنگاه تصویر را نخواهید دید و نبایدپشت به نور خورشید بنشینید زیرا طرف دیگر تماس نمی‌توانند شما را ببینند.

حتی می‌توانید با روش‌های مطرح شده در مطلب افزایش تأثیرگذاری تماس ویدئویی تماس‌های تصویری بهتری برقرار کنید.

 

جمع‌بندی

با توجه به رشد تکنولوژی و فناوری‌های موجود در بازار اتاق‌های بسیار کمی وجود دارند که با طراحی و تجهیزات ویدئو کنفرانس مناسب مناسب تبدیل به یک اتاق کنفرانس و ویدئو کنفرانس بسیار کاربردی نشوند. اما قبل از اینکه تجهیزات اتاق کنفرانس خود را تهیه کنید، به ویژگی‌ها و کاربردی که از اتاق خود انتظار دارید را بررسی کنید زیرا ممکن است با این کار تغییرات زیادی در لیست خرید شما ایجاد شود.

می‌توانید موارد مهم در انتخاب راهکارهای ویدئو کنفرانس را مطالعه نمایید.

امکانات پیشرفته‌ای مانند قابلیت تشخیص چهره وب کم ها در دنیای امروزی ویدئو کنفرانس بسیار کاربردی است؛ اما با رشد حوزه فناوری و پیشرفته‌تر شدن تجهیزات ارتباطی و استفاده بیشتر از این دسته تجهیزات سؤالاتی در رابطه با امنیت استفاده از این تجهیزات به وجود خواهد آمد.

اتاق کنفرانس محلی امن تلقی می‌شود. این اتاق اتاقی است که رهبران و رئسای یک مجموعه در آن با خیال آسوده درباره آینده مجموعه، نوآوری‌های آینده خود خود صحبت می‌کنند و اطمینان دارند که مطالب مورد بحث به فضای بیرون اتاق نفوظ نمی‌کند.

 

شرکت‌های بزرگ حوزه فناوری

تا به حال اتفاق فاجعه‌باری در این زمینه اتفاق نیفتاده‌است و تا زمانی که این اتفاق نیفتد حفره‌های امنیتی این سیستم رفع نمی‌شوند و دلیل این عمر نیز کشف دشدن این حرفه‌ها توسط هکرهاست. به عنوان مثال نرم‌افزار ارتباطی Zoom دچار مشکل جزئی در دستگاه‌های MacOS شده بود که به هکر‌ها اجازه می‌داد تا از طریق این نرم‌افزار کنترل وب کم آن‌ها را به دست بگیرند و تصویری از فضای خانه یا کار آن‌ها در دست داشته باشند و Zoom نیز سریعاً این مشکل را برطرف کرد.

این نقص‌ها هیچ‌وقت به صورت کامل از بین نخواهند رفت و برخی از آن‌ها حتی به اتفاق‌های فاجعه‌بارتری نیز تبدیل شده‌اند. به عنوان مثال Google در سال گذشته مجبور به بستن پلتفرم Google+ خود به دلیل منتشر شدن محتوای شخصی نیم میلیون کاربر توسط باگ API در سیستم شد. توییتر و فیس‌بوک نیز دارای نقص‌های امنیتی مشابهی بودند اما نتیجه آن‌ها دزدیده شدن اطلاعات شخصی کاربران نبود.

 

امنیتی از نسل آینده

تکنولوژی تشخیص چهره بزرگترین تست خود را در المپیک تابستانی سال ۲۰۲۰ توکیو در سال آینده خواهد داشت که پیشبینی حضور ۴۰ میلیون توریست را دارد. نیروهای امنیتی ژاپن با استفاده از تکنولوژی تشخیص چهره توسط دوربین‌های امنیتی در محل برگذاری رقابت‌ها ورود تمامی افراد را کنترل خواهند کرد.

قابلیت‌هایی که این سیستم می‌بایست داشته باشد تا با اسکن در این ابعاد دقت خود را از دست ندهد شامل استفاده از تصاویر ثبت شده و مقایسه فاصله گونه‌ها، عمق حرفه‌های دور چشم و پهنای بینی است. برای انجام این اسکن ۳ بعدی نیاز به دوربین‌های اینفرارد با رزولوشن بسیار بالا است و مشابه این تکنولوژی‌ها در برخی از وب کم‌ های امروزی موجود است.

 

تشخیص چهره وب کم

در دنیای اقتصاد امروز، قابلیت تشخیص چهره قابلیت مهمی در امنیت افراد تلقی می‌شود. دستگاه‌هایی مانند وب کم Logitech BRIO که یکی از بهترین وب کم های سال ۲۰۱۹ شناخته می‌شود نیز وجود دارند که با استفاده از نرم‌افزارهایی مانند قابلیت Hello در Windows 10 که به شما اجازه می‌دهد تا علاوه بر رمز عبور قابلیت دسترسی به کامپیوتر خود را از طریق قابلیت تشخیص چهره نیز داشته باشید یا نرم‌افزارهای دیگر که به شما اجازه کنترل اتاق کنفرانس را به شما می‌دهند. این قابلیت با وجود سنسور اینفرارد در وب کم و نرم‌افزار مربوطه در Windows امکان پذیر است و بدون وجود هریک از این اجزاء این سیستم کار نخواهد کرد.

با افزوده شدن این قابلیت به دوربین‌های استفاده شده در اتاق‌های کنفرانس که توانایی تشخیص افراد و فعالیت آن‌ها را دارد، احتمال وجود ضعف امنیتی در سیستم را بالا می‌برد. پاسخ شرکت‌های ارتباطی که به کمک این دستگاه‌ها به برقراری تماس‌های ویدئو کنفرانس می‌پردازند به این ضعف امنیتی احتمالی، نگه‌داشتن این اطلاعات به صورت لوکال و در محل برگذاری جلسه است و این اطلاعات، مانند صحبت اعضای داخل جلسه به بیرون اتاق کنفرانس و سرور‌های این شرکت‌ها نفوظ نخواهد کرد.

پیشرفت وبکم‌ها و ویژگی‌هایی مثل واقعیت افزوده ویدئو کنفرانس را بسیار تحت تأثیر قرار داده‌اند و شما امکانات بی‌انتهایی برای توسعه فعالیت‌های خود بر مبنای استفاده بیشتر و مؤثرتر از تجهیزات اتاق کنفرانس دارید. روند حاکم در حال حاضر استفاده از اتاق‌های کوچک کنفرانس است که شرکت‌ها با استفاده از فناوری‌های ارتباطی فضاهای کوچک اداری را که از نظر جغرافیایی پراکنده و از هم دور هستند به یک فضای کاری نامحدود مبتنی بر اینترنت تبدیل کرده‌اند.

اتاق‌های کوچک کنفرانس اتاق‌هایی هستند که معمولاً ۴ تا ۶ صندلی برای حاضرین در جلسات دارند. هم‌اکنون در سراسر جهان میلیون‌ها اتاق کوچک برای جلسات تصویری وجود دارد و در آینده بسیار نزدیک این اتاق‌ها به رایج‌ترین مکان‌ها برای ویدئو کنفرانس تبدیل می‌شوند.

مهم‌ترین مزیت این اتاق‌های جلسات این است که هزینه نگهداری آن‌ها کمتر است و بخش کوچک‌تری از فضای شرکت را اشغال می‌کنند. راه‌اندازی تجهیزات اتاق کنفرانس برای این اتاق‌های کوچک می‌تواند توسط کارمندان غیرحرفه‌ای نیز انجام شود و تمام کارمندان می‌توانند به صورت اشتراکی از این اتاق‌ها استفاده کنند.

با استفاده مناسب از تجهیزات اتاق کنفرانس حتی کسب‌وکارهای کوچک نیز می‌توانند از تماس‌های تصویری برای برقراری ارتباط با مشتریان خود در سراسر دنیا بهره‌مند شوند.

۵۰ میلیون اتاق کوچک برای جلسات تصویری

تخمین زده می‌شود که هم‌اکنون بیش از ۵۰ میلیون اتاق کوچک جلسات در سراسر دنیا و در دفاتر شرکت‌های مختلف فعال هستند. این عدد در ۵ سال آینده رشد خیره‌کننده‌ای خواهد داشت. مؤسسه مشاوره کسب‌وکار Frost & Sullivan پیش‌بینی کرده است که تا سال ۲۰۲۰ بیش از دو سوم تمام تجهیزات اتاق کنفرانس در اتاق‌های کوچک استفاده خواهند شد.

یک جذابیت اتاق‌های کوچک و تجهیزات اتاق کنفرانس مناسب آن‌ها این است که برای دفاتر کاری و نیروی کار در عصر مدرن مناسب‌تر هستند. در حال حاضر حدود ۷۰ درصد دفاتر کاری از چیدمان باز استفاده می‌کنند و بیش از ۴۰ درصد کارمندان زمانی را به دورکاری اختصاص می‌دهند، سایز شرکت‌ها در ۵ سال اخیر ۴٫۵ متر مربع به ازای هر نفر کاهش یافته است و ایستگاه‎ها و میزهای کاری به طور متوسط در ۶۰ درصد از زمان‌ها خالی هستند. این مسائل باعث شده‌اند ویدئوکنفرانس‌های برنامه‌ریزی‌نشده رشد زیادی داشته باشند و فضای محدودتری برای برگزاری این جلسات در اختیار شرکت‌ها باشد. شرکت‌ها باید از فضایی که در اختیار دارند بیشترین استفاده را ببرند و اتاق بزرگ ویدئو کنفرانس گزینه مناسبی برای این کار نیست. از این رو استفاده از اتاق‌های کوچک جلسات و تجهیزات اتاق کنفرانس که منطبق بر فناوری روز هستند، به یک روند رو به رشد در سال‌های اخیر تبدیل شده است.

اتاق‌های کوچک جلسات برای سازگاری بیشتر با محدودیت‌ها و انعطاف بیشتر در فضای کاری مدرن مورد استقبال قرار گرفتند و باعث بهبود ارتباطات داخلی شدند. قدم بعدی برای گسترش کارایی این اتاق‌ها استفاده از جدیدترین فناوری‌های تجهیزات اتاق کنفرانس است تا بتوان کارایی ارتباطات خارجی را نیز افزایش داد.

تجهیزات اتاق کنفرانس مخصوص اتاق‌های کوچک انعطاف بیشتری دارند

اصلاً عجیب نیست که به علت رشد محبوبیت اتاق‌های کوچک ویدئو کنفرانس به عرضه وبکم‌های مخصوص این اتاق‌ها منجر شده است. لاجیتک دو دوربین ویدئو کنفرانس Connect و MeetUp را بدین منظور توسعه داده است. علاوه بر این می‌توان به GTM 5140 محصول StarLeaf و Meeting Owl محصول Owl Lab اشاره کرد. این وبکم‌ها ویژگی‌های معمول تجهیزات اتاق کنفرانس کوچک را دارند؛ ویژگی‌هایی مثل قابل حمل بودن، لنزهای زاویه باز برای تصویربرداری از تمام افراد حاضر در اتاق کوچک، میکروفون‌ها و اسپیکرهای داخلی و قابلیت نصب به صورت پلاگ اند پلی.

این ویژگی‌ها به گروه‌های کوچک که معمولاً از ۴، ۵ یا ۶ نفر تشکیل شده‌اند این امکان را می‌دهند تا بدون اشغال فضای زیاد و بدون نیاز به کمک کارمندان بخش IT خیلی سریع جلسه تصویری خود را شروع کنند.

همین انعطاف‌پذیری را می‌توان برای برقراری تماس با مشتریان و عموم مردم نیز به کار برد. البته این به معنی راه‌اندازی یک نمونه ویدئویی برای مرکز تماس نیست، بلکه به این معنی است که می‌توان ملاقات‌های چهره به چهره و رودررو را از راه دور تجربه کرد. این راهکارها می‌توانند برای بحث‌های پیچیده‌تر با مشتریان مثل نصب سیستم گرمایشی و سرمایشی منزل، شرایط بازپرداخت وام و یا روابط بین بنگاه‌ها مورد استفاده واقع شوند.

هر وقت که برای ارائه یک سرویس حرفه‌ای نیاز به تماس‌های شخصی داشته باشید می‌توانید به سادگی با استفاده از تجهیزات اتاق کنفرانس کوچک با مشتریان ارتباط برقرار کنید.

اتاق کوچک جلسات و خدمات مشتریان

بعضی از تولیدکنندگان وبکم‌ها در حال حاضر روی جنبه‌های استفاده از ویدئو کنفرانس در خدمات به مشتریان متمرکز شده‌اند. همکاری اخیر سامسونگ با Harman Professional Solutions محصولی مخصوص اتاق‌های کوچک است که به طور خاص برای خدمات مشتریان طراحی شده است. این سیستم یک وبکم متداول و اسپیکرها را با سیستم به اشتراک‌گذاری اسناد و صفحه نمایش و کنترل‌های ساده ترکیب کرده است.

با توجه به توسعه تجهیزات اتاق کنفرانس مطابق رشد محبوبیت اتاق‌های کوچک برای جلسات، این اتاق‌ها کارایی بالایی پیدا کرده‌اند و به نوعی جایگزین ملاقات‌های حضوری شده‌اند.

مکالمه ممکن است با درخواست و پرسش مشتری از طریق ایمیل، تلفن و یا حتی تماس مستقیم ویدئویی با پرتال ویدئویی مبتنی بر وب شرکت آغاز شود. پس از آن مشتری می‌تواند با یک مدیر اکانت یا مدیر ارشد فروش که در یک اتاق کوچک مخصوص جلسات حضور دارد، ارتباط برقرار کند. این کار می‌تواند تجربه کاربری بی‌نظیری برای مشتری بر بستر فناوری دیجیتال ایجاد کند.

مدیر اکانت یا مسئول فروش می‌تواند به سادگی تجهیزات اتاق ویدئو کنفرانس را راه‌اندازی کند. با توجه به توسعه کارکردهای جدید مثل افکت‌های واقعیت افزوده و اطلاعات پارچه مشتریان می‌توان این اتاق‌های کوچک را به شوروم‌های دیجیتال تبدیل کرد. این تجهیزات به کارکنان این امکان را می‌دهد که محصولات را معرفی کنند، محتواهای چندرسانه‌ای را به نماش بگذارند و مهم‌تر از همه اینکه به صورت رودررو با مشتریان از سراسر دنیا صحبت کنند.

وقتی که جلسه به پایان می‌رسد، وبکم را خاموش می‌کنند و اتاق را ترک می‌کنند تا افراد دیگری از اتاق استفاده کنند. آن‌ها می‌توانند اطلاعات مورد نیاز خود را روی لپ‌تاپ خود سر میز کار خود ببرند. با چند اتاق کوچک مخصوص جلسات و تجهیزات مناسب همه کارکنان شرکت می‌توانند برای مشتریان خود تجربه‌های کاربری منحصربه‌فرد دیجیتالی بسازند.