نکات برگزاری ویدئو کنفرانس ، چگونه ویدئو کنفرانس اصولی برگزار کنیم
امروزه ویدئو کنفرانس به قسمت اصلی ارتباطات کاری ما تبدیل شده‌است، چه در حال برگزاری جلسه بین شرکت‌های مختلف باشیم، چه هنگامی که به یک جلسه کاری دعوت شده‌ایم و به صورت تک نفره در آن حضور پیدا می‌کنیم؛ نکاتی وجود دارند که باید آن‌ها را برای داشتن یک جلسه ویدئو کنفرانس با کیفیت و اصولی رعایت کنیم. قصد داریم تا با نکات برگزاری ویدئو کنفرانس آشنا شویم.
امروز قصد داریم تا شما را با نکاتی آشنا کنیم تا بتوانید به کمک آن‌ها به صورت حرفه‌ای ویدئو کنفرانس برگزار کنید. همچنین لیست بهترین نرم افزارهای ویدئو کنفرانس ما را بررسی کنید تا با بهترین پلتفرم‌ها برای برگزاری ویدئو کنفرانس آشنا شوید.
نکات برگزاری ویدئو کنفرانس
- میکروفون خود را در زمان سکوت خاموش کنید
- به موقع در جلسات حاضر شوید
- از درست کار کردن تجهیزات خود مطمئن شوید
- از تکنولوژی‌های خود برای جلب توجه مخاطبین استفاده کنید
- از سخت‌افزار و نرم‌افزار درست استفاده کنید
- از نورپردازی خوب استفاده کنید
میکروفون خود را در زمان سکوت خاموش کنید
حتی اگر شما در حال صحبت نباشید، میکروفون شما همچنان صداهای محیط اطراف‌تان، مانند سرفه و عطسه افراد و حتی تایپ کردن را وارد تماس می‌کند و این صداها می‌توانند تمرکز افراد داخل تماس را از بین ببرند.
حتی ممکن است شما در جلسه به صحبت‌ها توجهی نداشته و در حال انجام کار خود باشید، اما نخواهید تا دیگران متوجه این اتفاق شوند.
به همین دلیل بهتر است که همیشه میکروفون خود را در زمانی که غیر فعال هستید و صحبت نمی‌کنید، قطع کنید.
البته فناوری‌هایی مانند نویز کنسلینگ تماس وجود دارند که مانع ورود صداهای اضافی محیط به خط تماس می‌شوند، اما این فناوری برای جلوگیری از ورود صدا و در زمانی که شما در حال صحبت کردن هستید، کارایی دارد و اگر هدستی دارید که دارای میکرفون نویزکنسلینگ است یا نرم افزار ویدئو کنفرانس شما این قابلیت را دارد، باز هم پیشنهاد می‌کنیم تا میکروفون خود را در زمانی که ساکت هستید، غیر فعال کنید.
به موقع در جلسات حاضر شوید
حضور به موقع شما در جلسات یکی از نکات ویدئو کنفرانس است؛ اگرچه این موضوع در کیفیت جلسه تأثیر زیادی ندارد، اما به معنی احترام به دیگر افراد حاضر در جلسه است.
اگر دیرتر وارد یک جلسه تصویری گروهی شوید که تصویر شما دیده می‌شود، علاوه‌بر این‌که دیگران متوجه ورود دیروقت شما به جلسه می‌شوند، این اتفاق توجه همه را به خود جلب می‌کند و موجب از بین رفتن تمرکز افراد دیگر بر مبحث جلسه می‌شود.
پس تلاش کنید تا همیشه سر وقت در جلسات ویدئو کنفرانس حاضر شوید و رفتاری حرفه‌ای در مقابل مدیران و همکارانتان از خود به جای بگذارید.
از درست کارکردن تجهیزات خود مطمئن شوید
قطعاً نمی‌خواهید تا وقت یک مشتری را به دلیل این‌که وب کم به درستی کار نمی‌کند، تلف کنید. پس به عنوان یکی از نکات مهم برای برگزاری ویدئو کنفرانس، بهتر است تا قبل از ورود به جلسه تجهیزات خود را امتحان کنید و از کارکرد درست آن‌ها مطمئن شوید.
امروزه بسیاری از نرم‌افزارهای ویدئو کنفرانس این قابلیت را در اختیار شما قرار می‌دهند تا قبل از ورود به جلسه یک ویدئوی تستی از خود بگیرید و از درست کارکردن دوربین و میکروفون خود مطمئن شوید. اما در صورت عدم وجود این قابلیت می‌توانید از طریق پلتفرم‌های دیگر به انجام این کار بپردازید.
بیشتر بخوانید: مشکلات متداول وبکم
از تکنولوژی‌های خود برای جلب توجه مخاطبین استفاده کنید
نرم‌افزارهای ویدئو کنفرانس پیشرفته، امکانات فراوانی را به شما ارائه می‌دهند؛ از آن‌ها استفاده کنید.
یکی دیگر از نکات برگزاری ویدئو کنفرانس آن است که باید تلاش کنید تا جلسات را جذاب نگهدارید. جلسات ویدئو کنفرانس، خصوصاً اگر طولانی مدت باشند، بعد از مدتی حوصله سربر می‌شوند.
پس اگر توان و زمان آن را دارید، برای افزایش بازدهی جلسات آنلاین فایل ارائه تهیه کنید، در جلسه در صورت نیاز ویدئو نمایش دهید، از تخته سفید مجازی برای توضیح مسائل استفاده کنید و…
تمامی این موارد باعث جلب توجه و تمرکز افراد حاضر در جلسه بر موضوع در حال بحث می‌شود و در نهایت همه افراد حاضر در جلسه به صورت کامل‌تر متوجه مسائل مختلف می‌شوند.
از سخت افزار و نرم افزار درست استفاده کنید
حتی اگر گران‌ترین تجهیزات ویدئو کنفرانس موجود در بازار را داشته باشید، اما نتوانید از آن استفاده کنید یا در موقعیت درست آن دستگاه از آن بهره نبرید، نمی‌توانید جلسات ویدئو کنفرانس خوبی برگزار کنید.
یکی از نکات برگزاری ویدئو کنفرانس، استفاده از تجهیزات درست است. تجهیزات ویدئو کنفرانس مختلف برای موقعیت‌ها و اتاق کنفرانس‌های متفاوت طراحی و ساخته شده‌اند و هرکدام دارای ویژگی‌هایی هستند تا در موقعیت مناسب خود بهترین عملکرد را داشته باشند و از این جهت دستگاه‌های تخصصی به حساب می‌آیند.
استفاده از دستگاه ویدئو کنفرانس در جای نادرست عملکرد آن را بسیار کاهش خواهد داد، به همین خاطر پیشنهاد می‌کنیم تا برای آشنایی با این ویژگی‌ها و انواع تجهیزات ویدئو کنفرانس مطلب راهنمای خرید ویدئو کنفرانس را مطالعه نمایید.
از نورپردازی خوب استفاده کنید
نورپردازی مناسب یکی از نکات برگزاری ویدئو کنفرانس است که به بهبود کیفیت تصویر تماس شما کمک می‌کند.
برقراری تماس در شرایط نوری مناسب یکی از روش‌های افزایش کیفیت تصویر وبکم است؛ پس تلاش کنید نورپردازی مناسبی داشته باشید.
نیازی به تهیه تجهیزات گران قیمت نیز برای این کار ندارید و به عنوان مثال در طول روز می‌توانید رو به پنجره بنشینید و در طول شب چراغ رومیزی را به سمت خود روشن کنید تا تصویر شما روشنایی کافی را داشته باشد.
در صورتی که شما نکته‌ای برای حضور با برگزاری جلسات ویدئو کنفرانس دارید، آن را با ما در بخش نظرات به اشتراک بگذارید.
همچنین اگر سؤالی درباره نحوه برگزاری ویدئو کنفرانس یا نحوه کار با تجهیزات آن را دارید می‌توانید سؤال خود را ثبت کنید تا در اسرع وقت به سؤال شما پاسخ دهیم.
بیشتر بخوانید:
