نرم افزار کنفرانس مناسب، چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد

امروزه ویدئو کنفرانس به یکی از روش‌های اصلی ارتباط بین سازمان‌ها و کسب و کارهای مختلف تبدیل شده‌است. به همین دلیل کسب و کارهای زیادی به دنبال تهیه تجهیزات ویدئو کنفرانس مناسب هستند. اما برای کار با این تجهیزات نیاز به نرم افزار کنفرانس مناسب نیز دارند.

در گذشته با برخی از نرم افزارهای ویدئو کنفرانس مانند ویدئو کنفرانس اسکایپ، ویدئو کنفرانس زوم آشنا شدیم؛ اما این نرم‌افزارها پر استفاده‌ترین نرم‌افزارهای ویدئو کنفرانس هستند و صرفاً به این دلیل نمی‌توان آن‌ها را به عنوان بهترین نرم‌افزار ویدئو کنفرانس شناخت.

در این مطلب قصد داریم تا با ویژگی‌های یک نرم افزار کنفرانس مناسب آشنا شویم.

نرم افزار ویدئو کنفرانس چیست؟

نرم‌افزار ویدئو کنفرانس پلتفرمی است که افراد به صورت تکی یا گروهی می‌توانند در آن با یکدیگر به صورت تصویری در تماس باشند.

نرم‌افزار ویدئو کنفرانس به نرم‌افزار تماس تصویری شباهت زیادی دارد، اما تفاوت‌های عمده‌ای با این دسته از نرم‌افزارها دارند:

• نرم‌افزار ویدئو کنفرانس محدودیت تعداد افراد را ندارند
• برخی از نرم‌افزارهای تماس تصویری نسخه ویدئو کنفرانس نیز دارند اما نسخه موبایل توانایی ایجاد جلسه را ندارد
• نرم‌افزارهای راه اندازی ویدئو کنفرانس قابلیت‌هایی را به کاربران برای برگذاری جلسه ارائه می‌دهند که نرم‌افزارهای تماس تصویری این قابلیت‌ها را ندارند.

اگر به دنبال نرم‌افزار تماس تصویری مناسب برای کسب و کار خود هستید توصیه می‌کنیم تا مطلب بهترین نرم‌افزارهای تماس تصویری را مطالعه کنید تا با ویژگی‌های یک نرم‌افزار تماس تصویری مناسب برای راهکارهای ویدئو کنفرانس خود آشنا شوید.

ویژگی نرم افزار کنفرانس مناسب

وظیفه اصلی تمامی نرم‌افزارهای کنفرانس ارتباط تماس تصویری بین دو یا چندین گروه است، به این دلیل ویژگی یک نرم افزار کنفرانس قابلیت‌هایی است که نرم افزار در کنار قابلیت تماس تصویری به شما ارائه می‌دهد.

Screen Sharing

Screen Sharing یک قابلیت اشتراک گذاری تصویر صفحه نمایش خود یکی از قابلیت‌های مرسوم در نرم‌افزارهای ویدئو کنفرانس است که برای انجام کارهایی مانند آموزش آنلاین بسیار کاربردی است.

نرم‌افزارهای GoToMeeting، Join.Me، Zoom و Google Hangouts برخی از نرم‌افزارهای کنفرانسی هستند که قابلیت Screen Sharing را به کاربران خود ارائه می‌دهند.

قابلیت چت در جلسه

چت در جلسات ویدئو کنفرانس قابلیتی است که به افراد حاضر در جلسه اجازه می‌دهد تا بدون ایجاد مزاحمت در جلسه با یکدیگر در ارتباط باشند. البته این قابلیت می‌تواند باعث از بین رفتن تمرکز افراد حاضر در جلسه نسبت به موضوع جلسه باشد. به همین دلیل میزبان جلسه باید این قابلیت را داشته باشد که در صورت نیاز این قابلیت را غیر فعال نماید.

قابلیت ارسال فایل در جلسه

این قابلیت علاوه بر کاربردی بودن آن به دلیل قابلیت به اشتراک گذاری یک فایل که افراد باید به آن دسترسی داشته باشند در مواقعی می‌‌تواند به عنوان یک ضعف امنیتی نیز شناخته شود.

با توجه به کاربردی بودن این قابلیت ممکن است تا در جلساتی که تعداد زیادی از افراد در آن حضور دارند با حضور یافتن یک فرد خارج از سازمان علاوه بر به اشتراک گذاشته شدن اطلاعات جلسه شما ممکن است تا این افراد با بارگزاری بدافزارها در جلسه شما بپردازند.

برای شناخت این نقاط ضعف امنیتی در تجهیزات و نرم‌افزارهای ویدئو کنفرانس و روش‌های جلوگیری از آن‌ها پیشنهاد می‌کنیم تا مطلب مرتبط با امنیت ویدئو کنفرانس را مطالعه نمایید.

قابلیت ضبط جلسه ویدئو کنفرانس

این قابلیت نرم افزار کنفرانس برای جلساتی مناسب است که افراد زیادی در آن حضور پیدا می‌کنند؛ نکته‌ای که در برقراری این نوع از جلسات وجود دارد این است که ممکن است تا برخی از افراد قادر به حضور در جلسه نباشند.

با وجود این قابلیت می‌توان به ذخیره سازی جلسه و در دسترس گذاشتن آن با افرادی که قادر به حضور در جلسه نبودند پرداخت تا این افراد نیز از صحبت‌های انجام شده در جلسه و نتایج آن مطلع شوند.

قابلیت تغییر تصویر بک گراند تماس

این قابلیت، قابلیت نسبتاً جدیدی است که به تازگی به دنیای ویدئو کنفرانس وارد شده‌است. در گذشته افرادی که به استریمینگ بازی می‌پرداختند با این کار تصویر خود را در گوشه تصویر بازی خود قرار می‌دادند تا با بینندگان استریم خود در ارتباط باشند؛ اما حالا به استفاده از این قابلیت نرم افزار کنفرانس به پوشاندن تصویر پس زمینه افراد حاضر در تماس که ممکن است مناسب تماس نباشد می‌پردازند.

نکته اصلی این قابلیت عدم نیاز استفاده از پرده سبز برای انجام این کار است که در ابتدا در برخی از نرم‌افزارها مانند XSplit معرفی شد و حالا این قابلیت در ابتدا با وجود به نرم افزار زوم و اخیراً به Microsoft Teams به عنوان یکی از ویژگی‌های حیاتی برای یک نرم افزار کنفرانس شناخته می‌شود.

برای آشنایی با نحوه تغییر بک گراند تماس خود در این نرم‌افزارها می‌توانید مطالب تغییر بک گراند در زوم و تغییر بک گراند در Microsoft Teams را مطالعه نمایید.

برای مطالعه بیشتر درباره نرم‌افزارهای ویدئو کنفرانس پیشنهاد می‌کنیم تا مطالب بخش نرم افزار را در بلاگ کاربران ویدئو کنفرانس مطالعه نمایید.