نرم افزار کنفرانس چیست و چه قابلیت هایی دارد

امروزه ویدئو کنفرانس به یکی از روش‌های اصلی ارتباط بین سازمان‌ها و کسب و کارهای مختلف تبدیل شده‌است. به همین دلیل کسب و کارهای زیادی به دنبال تهیه تجهیزات ویدئو کنفرانس مناسب هستند. اما برای کار با این تجهیزات نیاز به نرم افزار کنفرانس مناسب نیز دارند.

در گذشته با برخی از نرم افزارهای ویدئو کنفرانس مانند ویدئو کنفرانس زوم و  اسکایپ آشنا شدیم؛ اما این نرم‌افزارها پر استفاده‌ترین نرم‌افزارهای ویدئو کنفرانس هستند و صرفاً به این دلیل نمی‌توان آن‌ها را به عنوان بهترین نرم‌افزار ویدئو کنفرانس شناخت.

در این مطلب قصد داریم تا با ویژگی‌های یک نرم افزار کنفرانس مناسب آشنا شویم.

نرم افزار ویدئو کنفرانس چیست؟

نرم‌افزار ویدئو کنفرانس پلتفرمی است که افراد به صورت تکی یا گروهی می‌توانند در آن با یکدیگر به صورت تصویری در تماس باشند.

نرم‌افزار ویدئو کنفرانس به نرم‌افزار تماس تصویری شباهت زیادی دارد، اما تفاوت‌های عمده‌ای با این دسته از نرم‌افزارها دارند:

• نرم‌افزار ویدئو کنفرانس محدودیت تعداد افراد را ندارند
• برخی از نرم‌افزارهای تماس تصویری نسخه ویدئو کنفرانس نیز دارند اما نسخه موبایل توانایی ایجاد جلسه را ندارد
• نرم‌افزارهای راه اندازی ویدئو کنفرانس قابلیت‌هایی را به کاربران برای برگذاری جلسه ارائه می‌دهند که نرم‌افزارهای تماس تصویری این قابلیت‌ها را ندارند.

قابلیت‌هایی که یک نرم افزار ویدئو کنفرانس مناسب به شما ارائه می‌دهد می‌تواند در جهت بهبود کیفیت تماس شما مانند نویز کنسلینگ تماس باشد و یا در جهت ارائه امکانات مانند تخته سفید مجازی، قابلیت اشتراک گذاری فایل و… باشد.

همچنین نرم افزارهای تماس تصویری مانند واتساپ محدودیت تعداد افراد حاضر در جلسه را دارند؛ با وجود این که این محدودیت برای نرم افزار ویدئو کنفرانس نیز وجود دارد محدودیت ۳۰۰ نفری یک نرم افزار ویدئو کنفرانس محدودیت زیادی محسوب نمی‌شود.

بیشتر بخوانید: ویدیو کال چیست

ویژگی نرم افزار کنفرانس

وظیفه اصلی تمامی نرم‌افزارهای کنفرانس ارتباط تماس تصویری بین دو یا چندین گروه است، به این دلیل ویژگی یک نرم افزار کنفرانس قابلیت‌هایی است که نرم افزار در کنار قابلیت تماس تصویری به شما ارائه می‌دهد.

Screen Sharing

Screen Sharing یا قابلیت اشتراک گذاری تصویر صفحه نمایش خود یکی از قابلیت‌های مرسوم در نرم‌افزارهای ویدئو کنفرانس است که برای انجام کارهایی مانند آموزش آنلاین بسیار کاربردی است.

شما از طریق این قابلیت می‌توانید تا به آموزش انجام کارهای مختلف با نرم افزارهای متفاوت را به دیگران نمایش دهید و یا محتوای یک فایل را به دیگران با این روش نشان دهید؛ بدون این که لازم باشد این فایل را در اختیار آن‌ها قرار دهید.

نرم‌افزارهای GoToMeeting، Join.Me، Zoom و Google Hangouts برخی از نرم‌افزارهای کنفرانسی هستند که قابلیت Screen Sharing را به کاربران خود ارائه می‌دهند.

بیشتر بخوانید: معرفی نرم افزارهای وب کنفرانس

قابلیت چت در جلسه

چت در جلسات ویدئو کنفرانس قابلیتی است که به افراد حاضر در جلسه اجازه می‌دهد تا بدون ایجاد مزاحمت در جلسه با یکدیگر در ارتباط باشند. البته این قابلیت می‌تواند باعث از بین رفتن تمرکز افراد حاضر در جلسه نسبت به موضوع جلسه باشد. به همین دلیل میزبان جلسه باید بتواند در صورت نیاز این قابلیت را در نرم افزار ویدئو کنفرانس غیر فعال نماید.

قابلیت ارسال فایل در جلسه

این قابلیت علاوه بر کاربردی بودن آن به دلیل قابلیت به اشتراک گذاری یک فایل که افراد باید به آن دسترسی داشته باشند در مواقعی می‌‌تواند به عنوان یک ضعف امنیتی نیز شناخته شود.

با توجه به کاربردی بودن این قابلیت ممکن است تا در جلساتی که تعداد زیادی از افراد در آن حضور دارند با حضور یافتن یک فرد خارج از سازمان علاوه بر به اشتراک گذاشته شدن اطلاعات جلسه شما ممکن است تا این افراد با بارگزاری بدافزارها در جلسه شما بپردازند.

نرم افزارهای ویدئو کنفرانس مناسب تماس‌های طرفین را به اصطلاح Encrypted یا کدگذاری می‌کنند تا از دزدیده شدن این اطلاعات در مسیر ارسال جلوگیری کنند که تا حد زیادی امنیت یک جلسه ویدئو کنفرانس را تأمین می‌کند. اما همچنان اگر فردی که نباید، در جلسه شما حضور داشته باشد و یا به جلسه شما حتی به مدت بسیار کمی ورود پیدا کند به فایل‌های به اشتراک گذاشته شما دسترسی خواهد داشت.

خوشبختانه با رعایت نکات ساده امنیتی می‌توان تا از بروز این مشکلات امنیتی نیز جلوگیری کرد.

بیشتر بخوانید: بهبود امنیت ویدئو کنفرانس

قابلیت ضبط جلسه ویدئو کنفرانس

این قابلیت نرم افزار کنفرانس برای جلساتی مناسب است که افراد زیادی در آن حضور پیدا می‌کنند؛ نکته‌ای که در برقراری این نوع از جلسات وجود دارد این است که ممکن است تا برخی از افراد قادر به حضور در جلسه نباشند.

با وجود این قابلیت می‌توان به ذخیره سازی جلسه و در دسترس گذاشتن آن با افرادی که قادر به حضور در جلسه نبودند پرداخت تا این افراد نیز از صحبت‌های انجام شده در جلسه و نتایج آن مطلع شوند.

حتی برخی از نرم افزارهای ویدئو کنفرانس قابلیت این کار را دارند تا فایل ذخیره شده را بعد از جلسه برای افراد حاضر در جلسه ارسال کنند.

قابلیت تغییر تصویر بک گراند تماس

این قابلیت، قابلیت نسبتاً جدیدی است که به تازگی به دنیای ویدئو کنفرانس وارد شده‌است. در گذشته افرادی که به استریمینگ بازی می‌پرداختند با این کار تصویر خود را در گوشه تصویر بازی خود قرار می‌دادند تا با بینندگان استریم خود در ارتباط باشند؛ اما حالا به استفاده از این قابلیت نرم افزار کنفرانس به پوشاندن تصویر پس زمینه افراد حاضر در تماس که ممکن است مناسب تماس نباشد می‌پردازند.

نکته اصلی این قابلیت عدم نیاز استفاده از پرده سبز برای انجام این کار است که در ابتدا در برخی از نرم‌افزارها مانند XSplit معرفی شد و حالا این قابلیت در ابتدا با وجود به نرم افزار زوم و اخیراً به Microsoft Teams به عنوان یکی از ویژگی‌های حیاتی برای یک نرم افزار کنفرانس شناخته می‌شود.

برای آشنایی با نحوه تغییر بک گراند تماس خود در این نرم‌افزارها می‌توانید مطالب تغییر بک گراند در زوم و تغییر بک گراند در Microsoft Teams را مطالعه نمایید.

برای مطالعه بیشتر درباره نرم‌افزارهای ویدئو کنفرانس پیشنهاد می‌کنیم تا مطالب بخش نرم افزار را در بلاگ کاربران ویدئو کنفرانس مطالعه نمایید.