راهکارهای ویدئو کنفرانس

استفاده از فناوری ویدئو کنفرانس مانند استفاده از ایمیل در  دهه ۹۰ میلادی در حال رشد است و به زودی برای لازمه‌ای برای هر کسب و کار تبدیل خواهد شد. افراد و ارگان‌ها به صورت روزانه برای مصارف کاری و شخصی در حال استفاده از تجهیزات ویدئو کنفرانس هستند که خود  باعث افزایش محبوبیت این فناوری است. در این مطلب قصد داریم تا ترندهای ویدئو کنفرانس در سال ۲۰۲۰ را بررسی کنیم تا از نحوه تغییر ارتباطات خود با یکدیگر مطلع باشیم.

 

افزایش کیفیت و کاهش هزینه ویدئو کنفرانس

از مهمترین ترندهای ویدئو کنفرانس می‌توان به پیشرفت تکنولوژی سخت‌افزاری استفاده برای ویدئو کنفرانس نام برد که کاهش هزینه‌های خود را نیز به همراه دارد.

کیفیت صوتی و تصویری بالا، نصب و راه‌اندازی ساده‌، کاهش لگ، توانایی ضبط و ذخیره تماس‌ها، امنیت بالای سخت‌افزار و نرم‌افزارهای ویدئو کنفرانس و قابلیت به اشتراک گذاری محتوا از طریق ویدئو کنفرانس و بسیاری دیگر، قابلیت‌هایی هستند که ویدئو کنفرانس را به ابزاری حیاتی برای تمام کسب و کار‌های امروزی تبدیل کرده‌اند.

خوشبختانه با ایجاد فضای رقابتی در بین ارائه دهنده این تجهیزات و خدمات، شاهد کاهش قیمت آن‌ها با گذر زمان بوده‌ایم. همچنین بهبود پوشش اینترنت برای انجام فعالیت‌هایی با انتقال اطلاعات بالا مانند برگذاری ویدئو کنفرانس و وبینارها نیز به این امر کمک فراوانی کرده‌اند.

 

کاهش هزینه‌ها یکی از ترندهای ویدئو کنفرانس

یکی از مهم‌ترین مزایای ویدئو کنفرانس کاهش هزینه‌های رفت و آمد افراد برای حضور در جلسات است. خصوصاً زمانی که افراد نیاز به سفر خارج از شهری برای حضور دارند. راهکارهای ویدئو کنفرانس به این افراد توانایی تشکیل جلسه از دفاتر کاری خود را می‌دهد.

یکی از ترندهای ویدئو کنفرانس که امروزه استفاده می‌شوند استفاده از فناوری ویدئو کنفرانس در اتاق‌های کنفرانس و حاضر شدن در جلسات به صورت گوهی به جای فردی است.

استفاده از ویدئو کنفرانس گروهی در سال‌های گذشته نه تنها برای تشکیل جلسات ماهانه، بلکه برای مصاحبه‌ها، فوکس گروپ‌ها و بسیاری دیگر مورد استفاده قرار می‌گیرد.

 

تغییر فضای کار توسط ویدئو کنفرانس

برای مدت طولانی‌ تجهیزات ویدئو کنفرانس تنها توسط مراتب بالای اداری مورد استفاده قرار می‌گرفت. اما با کاهش هزینه‌های تهیه و نگه‌داری از  یک دستگاه‌ ویدئو کنفرانس و آسان‌تر شدن استفاده از آن‌ها. تجهیزات ویدئو کنفرانس را در دسترس تمام سطوح ارگان‌ها قرار داده‌است و حتی به کارکنان قابلیت کارکردن از راه دور یا دورکاری را داده است.

دورکاری به یکی از ترندهای ویدئو کنفرانس در سال ۲۰۲۰ تبدیل شده‌است که به کارکنان قابلیت در ارتباط بودن و در عین حال کار از هر مکانی را می‌دهد ومزایای بسیاری دارد.

از مزایای دورکاری می‌توان به افزایش بازدهی افراد و کاهش هزینه‌های آن‌ها، هم هزینه‌های شخصی و هم هزینه‌های شرکتی را نام برد.

 

ویدئو کنفرانس بر پایه مرورگرها در حال عادی شدن هستند

با وجود WebRTC ها که تکنولوژی ویدئو کنفرانسی رایگان، اوپن سورس و بر مبنای مرورگرها هستند، بدون نیاز به دانلود هیچ چیزی می‌توانید به برقراری تماس ویدئو کنفرانسی بپردازید.

دورانی که در آن می‌بایست سیستمی تنها مخصوص به وبدئو کنفرانسی را در دفتر خود نصب می‌کردید و از طریق نرم‌افزار و سخت‌افزاری اختصاصی به برقراری تماس تصویری با کیفیت پایین می‌پرداختید به پایان رسیده است. شما حتی می‌توانید یک جلسه ویدئو کنفرانس را با تلفن همراه خود تشکیل دهید.

حتی می‌توانید اطلاعات خود را به کمک خدمات ابری ذخیره کنید و از دردسر دیتا سنترها و مدیریت داده‌ها خلاص شوید.

 

رشد ویدئو کنفرانس درون شرکتی

با رشد استفاده از وب کنفرانسینگ و در دسترس بودن دستگاه ویدئو کنفرانس، افراد شروع به استفاده از این فناوری‌ها برای ارتباطات درون شرکتی و در بین دفاتر خود نیز استفاده می‌کنند.

همانطور که گفتیم یکی از ترندهای ویدئو کنفرانس گسترش مزایای ویدئو کنفرانس در کنار کاهش هزینه‌های آن است و در آینده‌ای نزدیک، استفاده از فناوری ویدئو کنفرانس بسیار فراتر از امروز خواهد بود و به ارتباط کسب و کارهای بیشتری منجر خواهد شد.

دنیای ویدیو کنفرانس روز‌به‌روز کوچک‌تر می‌شود. وب‌کم‌های قابل حمل کمی از قمقمه بزرگتر هستند. جلسات گروهی در فضاهای کوچک انجام می‌شوند. و حتی تلفن‌های هوشمند شما می‌توانند از تماس‌های تصویری میان ۵۰ نفر میزبانی کنند. اما زمانی که تصاویر آن طرف خط به پیکسل‌های محدود صفحه نمایش موبایل کاهش پیدا می‌کنند، مطلوبیت تماس تصویری کاهش پیدا می‌کند. اگر بخواهید تصویر تلفن همراه را بزرگتر کنید، می‌توانید این کار را بدون نیاز به سیم نیز انجام دهید وبرای داشتن تصویر صاف‌تر در جلسات، صفحه نمایش را بهپروژکتور منتقل کنید. این فناوری اسکرین میرورینگ نام دارد و این کار بر روی اسکایپ می‌تواند تجربه جلسات ویدیویی را ارتقاء دهد.

کستینگ در برابر اسکرین میرورینگ

اسکرین میرورینگ یک نسخه از های‌تک از فناوری کستینگاست که در تلوزیون‌های هوشمند رایج است. اپلیکیشن‌هایی مانند نت‌فلیکس و دستگاه‌هایی مانند گوگل کروم‌کست از قابلیتخروجی تصویری برخوردارند که به کاربران این امکان را می‌دهد تا محتوای چندرسانه‌ای تلفن‌ خود را روی صفحه نمایشتلوزیون پخش کنند. در اصل، شما از تلفن (یا تبلت یا لپ‌تاپ) به عنوان یک آنتن برای دریافت اطلاعات استفاده می‌کنید و برای مشاهده تصویر بزرگ‌تر بر روی مانیتور مورعلاقه خود، آن را بازپخش می‌کنید.

اما این دستگاه‌های کستینگ تنها با محصولاتی که تولید‌کنندگان یکسان دارند، سازگار هستند (برای مثال اپل تی‌وی تنها با محصولات اپل کار می‌کند) و باید از قبل آماده شوند و باید ارتباط بین منبع و صفحه نمایش برقرار باشد.

این موضوع با استفاده مدرن از ویدئو کنفرانس همخوانی ندارد، در این شرایط جلسات آنی برگزار می‌شوند و معمولاً ازفناوری‌های مختلف استفاده می‌شود. اسکرین میرورینگ اگر به شکل صحیح انجام شود، مشکلاتی کستینگ را نخواهد داشت و با جایگزین کردن رابط‌های قابل حمل بین تلفن همراه و صفحه نمایش ارتباط و نمایش را ممکن می‌سازد.

Prijector، دستگاهی قابل حمل برای اسکرین میرورینگ

روندها در ویدئو کنفرانس به سمت طراحی‌های کوچک‌تر و خلاق‌تر حرکت می‌کند، در همین حین دامنه ارائه‌دهنده‌های ویدئو کنفرانس و سخت‌افزارهای آن رو به گسترش است. ما در این وبسایت تعداد زیادی اپلیکیشن و پلتفرم ویدئو کنفرانس و همچنین انواع سخت‌افزار را بررسی کرده‌ایم. با توجه به تنوع و گستردگی این گزینه‌ها، بهتر است به فکر لوازم جانبی بود که ارتباط میان تجهیزات را تسهیل کند.

یکی از این دستگاه‌ها Prijector از شرکت Boole‌ است. این دستگاه اسکرین میرورینگ به صورت بی‌سیم با دستگاه اندروید و IOS، لپ‌تاپ و دستکاپ شما ارتباط برقرار می‌کند و به شما این امکان را می‌دهد تا محتوا را بر روی صفحه نمایش بزرگتر ارائه کنید و با پلتفرم‌های مختلف ویدئو کنفرانس سازگاریدارد. این دستگاه بیشتر به عنوان یک دستگاه ارائه یا پروژکتور دیجیتال به فروش می‌رسد، اما برای به اشتراک‌گذاری تصویر در صفحه نمایش دیگر نیز کاربرد دارد. این یک راه‌حل سخت‌افزاری است، پس باید این دستگاه را همراه خود داشته باشید و یا یکی از آن را در دفتر نگهداری کنید. راه‌اندازی این دستگاه سریع انجام می‌شود و با هر دستگاهی سازگار است.

Prijector می‌تواند به طور مستقیم با یک وب‌کم ارتباط برقرار کند؛ این یعنی در ویدئو کنفرانس با این محصول، می‌توانید از کنترل‌ و شفافیت بالاتر یک وب‌کم اکسترنال استفاده کنید و کمتر به دوربین‌های ضعیف لپ‌تاپ وابسته باشید.

اسکرین میرورینگ در اسکایپ

با ترکیب مناسب موبایل‌های اندرویدی و تلوزیون هوشمند، می‌توانید محتوای چندرسانه‌ای را بدون این که نیاز باشد از رابط‌هایی مثل Prijector Pro استفاده کنید، از روی موبایل روی تلویزون هوشمند پخش کنید.

اما این روش قابلیت‌های مختلف Prijector Pro را ارائه نمی‌کند. اما همان طور که USBها جای CDها را گرفتند و رایانش ابری جای ذخیره‌سازی داده‌ها در دیتاسنترهای محلیرا گرفته، در این زمینه‌ هم تحولاتی رخ خواهد داد. اگر بتوانیدیک نسخه نرم‌افزاری از Prijector Pro را دریافت کنید و آن را روی پلتفرم ویدئو کنفرانس مانند اسکایپ متصل کنید، در این صورت می‌توانید مشکل صفحه نمایش کوچک موبایل را برطرف کنید.

در این شرایط، می‌توانید هر اتاق با صفحه نمایش دیجیتال را صرف نظر از دوربین و یا اسپیکر در آن اتاق وجود داشته باشدبه اتاق ویدئو کنفرانس تبدیل کنید. حتی می‌توانید یک تماس ویدیویی برنامه‌ریزی نشده را با موبایل برگزار کنید و بعد رو‌به‌روی صفحه نمایش بزرگتر قرار بگیرید تا تصاویر را با جزئیات بیشتری ببینید.

البته این فناوری، تلوزیون شما را به یک دریافت‌کننده یا ارسال‌کننده دوطرفه تبدیل نمی‌کند و همچنان به دوربین موبایل یا دوربین لپ‌تاپ نیاز دارید. اما حتی بدون وب‌کم لپ‌تاپ می‌توانید یک تماس تصویری را از موبایل انچام دهید تا ویدئو کنفراس در اندازه واقعی انجام شود.

امروزه شرکت‌ها تمایل چندانی به راه‌اندازی تجهیزات پیچیده برای ویدئو کنفرانس ندارند. فراگیر شدن تماس‌های تصویری و وجود تنوع بسیار در خدمات ارائه‌دهندگان راهکارهای ویدئو کنفرانس باعث شده است که انتخاب سرویس مناسب به یک فرایند پیچیده و سردرگم‌کننده تبدیل شود.

نتایج تحقیقاتی که اخیراً انجام شده نشان می‌دهد ۶۲ درصد از سازمان‌ها در دفاتر خود از ۳ یا بیش از ۳ راهکار ویدئو کنفرانس استفاده می‌کنند. این آمار همچنین نشان می‌دهند که ۲۰ درصد از کسب‌وکارهای آمریکایی از ۵ راهکار ویدئو کنفرانس مختلف استفاده می‌کنند.

چه مواردی را باید در هنگام انتخاب راهکارهای ویدئو کنفرانس مدنظر قرار دهیم؟

کاربردهای سرویس‌ها و راهکارهای تجاری ویدئو کنفرانس در سه دسته متفاوت قابل بررسی هستند: پلتفرم‌های همکاری گروهی مثل Slack، پلتفرم‌های تماس تصویری برای اتاق‌های کوچک و سیستم‌های سنتی اتاق‌های بزرگ ویدئو کنفرانس با ست‌آپ پیچیده و دائمی.

گزینه‌های زیادی پیش روی شرکت‌ها وجود دارد. در ادامه این مقاله برای تسهیل انتخاب و تصمیم‌گیری به ۵ ویژگی کلیدی که باید در انتخاب یک سرویس ویدئو کنفرانس به آن‌ها توجه شود، می‌پردازیم. گزینه مناسب و جواب برای هرکس متفاوت است اما هرکس برای اینکه مجبور نشود به جای یک سرویس از ۵ سرویس متفاوت استفاده کند باید بتواند به پنج سؤال پایه‌ای پاسخ بدهد.

هزینه سرویس ویدئو کنفرانس انتخابی چقدر خواهد بود؟

هزینه‌های مرتبط با ویدئو کنفرانس به سه دسته عمومی تقسیم می‌شوند؛ سخت‌افزار، نرم‌افزار و تجهیزات ذخیره اطلاعات. هزینه‌های سخت‌افزار معمولاً شامل مواردی چون وبکم‌ها و میکروفون و اسپیکرها می‌شود. البته میزان این هزینه‌ها کاملاً به شیوه انتخابی شما برای ویدئو کنفرانس بستگی دارد و به هر حال در حداقلی‌ترین حالت ممکن به وبکم، میکروفون و اسپیکر نیاز خواهید داشت. بیشترین هزینه مربوط به حالتی می‌شود که بخواهید یک اتاق جلسات بزرگ را برای ویدئو کنفرانس تجهیز کنید، سؤالی که باید از خودتان بپرسید این است که آیا واقعاً به تماس تصویری با بیش از ۶ نفر حاضر در جلسه نیاز دارید یا خیر. اگر پاسختان منفی باشد، گستره وسیعی از دوربین‌ها و اسپیکرهای کوچک و قابل‌حمل وجود دارند که می‌توانند حتی با هزینه‌ای حدود ۹۰۰ دلار (مثل Logitech MeetUp) پاسخگوی نیاز شما باشند.

همچنین می‌توانید برای ذخیره اطلاعاتی نظیر صداها و تصاویر ضبط‌ شده و یا فایل‌های مربوط به جلسه از خدمات ابری استفاده کنید که پرداخت حق اشتراک ماهانه آن‌ها به مراتب کمتر از هزینه خرید تجهیزات و زیرساخت‌های ذخیره اطلاعات است. خیلی از شرکت‌های بزرگ ارائه‌دهنده راهکارهای ویدئو کنفرانس مثل Skype و Join.Me خدمات ذخیره اطلاعات در فضای ابری را نیز ارائه می‌کنند.

امنیت سرویس انتخابی چقدر است؟

استفاده از خدمات ابری می‌تواند به این معنی باشد که کنترل و حفاظت از اطلاعات خود را به کس دیگری سپرده‌اید. درست است که ذخیره اطلاعات در این حالت ارزان‌تر است، اما ریسک دستبرد به اطلاعات همواره در صورت استفاده از سرویس‌های شخص ثالث وجود دارد. البته با استانداردهای جدید امنیتی و رمزگذاری سرتاسری (end-to-end encryption) که خیلی از ارائه‌دهندگان راهکارهای ویدئو کنفرانس ارائه می‌دهند، نگرانی‌های امنیتی برطرف شده‌اند. پس باید به دنبال سرویسی باشید که از رمزگذاری سرتاسری استفاده می‌کند. بقیه ویژگی‌های مثل بستن جلسه برای افراد دیگر نیز می‌توانند به امنیت بیشتر جلسات کمک کنند.

ارتباط چقدر قابل‌اطمینان است؟

سرعت و قابلیت اطمینان ارتباط شما به زیرساخت‌های داخلی شما و نرم‌افزاری که ارائه‌دهنده سرویس ویدئو کنفرانس شما توسعه داده است، بستگی زیادی دارد، اما طبق معمول بین سرویس ارائه‌دهندگان مختلف تفاوت‌هایی وجود دارد. اول از همه از داخل سازمان خود شروع کنید، پس در ابتدا از بررسی وضعیت اینترنت خود شروع کنید و در ادامه کامپیوترهای خود را به‌روزرسانی کنید.

برای پیدا کردن یک راهکار ویدئو کنفرانس که کیفیت ارتباط مناسبی دارد، ایده خوبی است که از نام‌های بزرگ مثل سیسکو، پلی کام و مایکروسافت استفاده کنید. زیرساخت‌های قوی‌تر به معنی ارتباط بهتر است. گزینه‌های مبتنی بر خدمات ابری مثل زوم و بلوجینز نیز انتخاب‌های مناسبی هستند.

استفاده از سرویس چقدر ساده است؟

مثل تمام تجهیزات محل کار، ارتباطات ویدئویی شما نیز در صورتی کارایی خواهند داشت که کارمندان شرکت مهارت استفاده از آن را داشته باشند. حتی مایکروسافت باید به فکر ایجاد تغییرات در تجهیزات ویدئو کنفرانسی که ارائه می‌داد افتاد، چرا که استفاده از آن‌ها بسیار سخت بود. نتیجه این تغییرات Skype Room Systems بود که دارای هاب مرکزی هستند که با یک تاچ اسکرین کنترل می‌شود و می‌توان جلسات را با یک تبلت که در اتاق جلسات قرار دارد راه‌اندازی و مدیریت کرد.

این رویه‌ای است که شما نیز باید به کار بگیرید. برای سال‌های زیادی، سخت‌ترین قسمت یک ویدئو کنفرانس، راه‌اندازی و شروع تماس بود، باید تمام افراد به شبکه متصل می‌شدند و نور و زاویه دوربین به درستی می‌شد. اما در حال حاضر وبکم‌هایی در اختیار داریم که زوم خودکار دارند و نور را به صورت خودکار تنظیم می‌کنند، همچنین سیستم‌هایی وجود دارند که می‌توان آن‌ها را با موبایل هوشمند و یا حتی دستورهای صوتی فعال و از آن‌ها استفاده کرد. سیستم را به طور کامل برای خودتان، کارمندان و به خصوص کارمندانی که آشنایی کمتری با فناوری‌های نوین دارند، امتحان کنید. مهم‌ترین دلیلی که سیستم‌های گران‌قیمت ویدئو کنفرانس کنار گذاشته شدند، پیچیدگی استفاده از آن‌ها بود.

این سرویس چگونه با جریان کاری روزانه ما یکپارچه خواهد شد؟

مطمئناً باید دنبال راهی باشید که شما از استفاده همزمان از ۵ راهکار ویدئو کنفرانس مختلف بی‌نیاز سازد. Slack و رقبای آن مثل Google Hangouts Meet، Workplace by Facebook و Skype Teams بسیار مورد توجه شرکت‌ها قرار گرفته‌اند، چرا که تمام نیاز کارمندان شرکت را در یک سیستم تجمیع کرده‌اند. موردی ندارد که در اتاق‌های مختلف از تجهیزات متفاوتی برای ویدئو کنفرانس استفاده کنید، اما همه آن‌ها باید به شبکه متصل شوند و مثل هم کار کنند. برای مثال Slack پلتفرم تماس تصویری خودش را دارد، اما می‌توانید برای تماس با سایر قسمت‌های شرکت خود از نرم‌افزارهای شخص ثالث نیز استفاده کنید.

مطمئناً نمی‌خواهید هر یک از کارمندان شرکتتان به یک زبان خاص صحبت کنند و بقیه متوجه حرف‌هایش نشوند، پس بهتر است با فراهم کردن سیستم‌های مناسب، یکپارچه و هماهنگ ویدئو کنفرانس از این امر جلوگیری کنید.