دورکاری

استفاده از فناوری ویدئو کنفرانس مانند استفاده از ایمیل در  دهه ۹۰ میلادی در حال رشد است و به زودی برای لازمه‌ای برای هر کسب و کار تبدیل خواهد شد. افراد و ارگان‌ها به صورت روزانه برای مصارف کاری و شخصی در حال استفاده از تجهیزات ویدئو کنفرانس هستند که خود  باعث افزایش محبوبیت این فناوری است. در این مطلب قصد داریم تا ترندهای ویدئو کنفرانس در سال ۲۰۲۰ را بررسی کنیم تا از نحوه تغییر ارتباطات خود با یکدیگر مطلع باشیم.

 

افزایش کیفیت و کاهش هزینه ویدئو کنفرانس

از مهمترین ترندهای ویدئو کنفرانس می‌توان به پیشرفت تکنولوژی سخت‌افزاری استفاده برای ویدئو کنفرانس نام برد که کاهش هزینه‌های خود را نیز به همراه دارد.

کیفیت صوتی و تصویری بالا، نصب و راه‌اندازی ساده‌، کاهش لگ، توانایی ضبط و ذخیره تماس‌ها، امنیت بالای سخت‌افزار و نرم‌افزارهای ویدئو کنفرانس و قابلیت به اشتراک گذاری محتوا از طریق ویدئو کنفرانس و بسیاری دیگر، قابلیت‌هایی هستند که ویدئو کنفرانس را به ابزاری حیاتی برای تمام کسب و کار‌های امروزی تبدیل کرده‌اند.

خوشبختانه با ایجاد فضای رقابتی در بین ارائه دهنده این تجهیزات و خدمات، شاهد کاهش قیمت آن‌ها با گذر زمان بوده‌ایم. همچنین بهبود پوشش اینترنت برای انجام فعالیت‌هایی با انتقال اطلاعات بالا مانند برگذاری ویدئو کنفرانس و وبینارها نیز به این امر کمک فراوانی کرده‌اند.

 

کاهش هزینه‌ها یکی از ترندهای ویدئو کنفرانس

یکی از مهم‌ترین مزایای ویدئو کنفرانس کاهش هزینه‌های رفت و آمد افراد برای حضور در جلسات است. خصوصاً زمانی که افراد نیاز به سفر خارج از شهری برای حضور دارند. راهکارهای ویدئو کنفرانس به این افراد توانایی تشکیل جلسه از دفاتر کاری خود را می‌دهد.

یکی از ترندهای ویدئو کنفرانس که امروزه استفاده می‌شوند استفاده از فناوری ویدئو کنفرانس در اتاق‌های کنفرانس و حاضر شدن در جلسات به صورت گوهی به جای فردی است.

استفاده از ویدئو کنفرانس گروهی در سال‌های گذشته نه تنها برای تشکیل جلسات ماهانه، بلکه برای مصاحبه‌ها، فوکس گروپ‌ها و بسیاری دیگر مورد استفاده قرار می‌گیرد.

 

تغییر فضای کار توسط ویدئو کنفرانس

برای مدت طولانی‌ تجهیزات ویدئو کنفرانس تنها توسط مراتب بالای اداری مورد استفاده قرار می‌گرفت. اما با کاهش هزینه‌های تهیه و نگه‌داری از  یک دستگاه‌ ویدئو کنفرانس و آسان‌تر شدن استفاده از آن‌ها. تجهیزات ویدئو کنفرانس را در دسترس تمام سطوح ارگان‌ها قرار داده‌است و حتی به کارکنان قابلیت کارکردن از راه دور یا دورکاری را داده است.

دورکاری به یکی از ترندهای ویدئو کنفرانس در سال ۲۰۲۰ تبدیل شده‌است که به کارکنان قابلیت در ارتباط بودن و در عین حال کار از هر مکانی را می‌دهد ومزایای بسیاری دارد.

از مزایای دورکاری می‌توان به افزایش بازدهی افراد و کاهش هزینه‌های آن‌ها، هم هزینه‌های شخصی و هم هزینه‌های شرکتی را نام برد.

 

ویدئو کنفرانس بر پایه مرورگرها در حال عادی شدن هستند

با وجود WebRTC ها که تکنولوژی ویدئو کنفرانسی رایگان، اوپن سورس و بر مبنای مرورگرها هستند، بدون نیاز به دانلود هیچ چیزی می‌توانید به برقراری تماس ویدئو کنفرانسی بپردازید.

دورانی که در آن می‌بایست سیستمی تنها مخصوص به وبدئو کنفرانسی را در دفتر خود نصب می‌کردید و از طریق نرم‌افزار و سخت‌افزاری اختصاصی به برقراری تماس تصویری با کیفیت پایین می‌پرداختید به پایان رسیده است. شما حتی می‌توانید یک جلسه ویدئو کنفرانس را با تلفن همراه خود تشکیل دهید.

حتی می‌توانید اطلاعات خود را به کمک خدمات ابری ذخیره کنید و از دردسر دیتا سنترها و مدیریت داده‌ها خلاص شوید.

 

رشد ویدئو کنفرانس درون شرکتی

با رشد استفاده از وب کنفرانسینگ و در دسترس بودن دستگاه ویدئو کنفرانس، افراد شروع به استفاده از این فناوری‌ها برای ارتباطات درون شرکتی و در بین دفاتر خود نیز استفاده می‌کنند.

همانطور که گفتیم یکی از ترندهای ویدئو کنفرانس گسترش مزایای ویدئو کنفرانس در کنار کاهش هزینه‌های آن است و در آینده‌ای نزدیک، استفاده از فناوری ویدئو کنفرانس بسیار فراتر از امروز خواهد بود و به ارتباط کسب و کارهای بیشتری منجر خواهد شد.

با پیشرفت تکنولوژی‌های ارتباطی و افزایش استفاده از آن‌ها در چند سال اخیر، فرصت دورکاری بیش از پیش در دسترس است و در آینده‌ای نزدیک به روال عادی کار تبدیل خواهد شد.

ممکن است از افراد مختلف جملاتی مانند “من دورکارم!” یا “من در خانه کار می‌کنم” را شنیده باشید، اما این جملات دقیقاً به چه معنا هستند؟ در این مطلب می‌خواهیم تا با دورکاری، تجهیزات لازم برای آن و مزایای آن آشنا شویم.

 

دورکاری چیست؟

دورکاری سبکی از کار است که کار توسط افراد در خارج از فضاهای کاری عادی مانند دفاتر انجام می‌شود و بر این پایه است که می‌توان از هر مکانی کار خود را انجام داد.

می‌توانید به این شکل نیز آن را تصور کنید : به جای اینکه هرروز مسافتی را طی کرده تا به مکان مشخصی بروید، با دورکاری می‌توانید پروژه‌ها و کارهای خود را از هر مکانی انجام دهید و نیاز به فضای مشخص و تعیین شده‌ای ندارید. با این کار می‌توانید برنامه روزانه خود را با برنامه کاری خود ترکیب کنید و تلفیق بهتری از کار و زندگی شخصی خود داشته باشید.

 

افراد دورکار چگونه کار می‌کنند؟

افراد می‌توانند به روش‌های مختلفی به دورکاری بپردازند و روشی که انتخاب می‌کنند متناسب‌تر از کار در دفاتر کار سنتی است.

به عنوان مثال برخی از افراد دورکار اکثر هفته کاری خود را در دفاتر خانگی و یا کافه‌ها می‌گذرانند و زمانی در هفته را به دفتر کار خود می‌روند تا در جلسات شرکت کنند.

برخی نیز در دورکاری به مکان‌های عمومی مانند کافی‌نت‌ها و کتابخانه‌ها می‌روند و در آنجا به کار خود می‌پردازند. این گونه مراکز امکانات بهتری نسبت به امکانات خانگی افراد مانند اینترنت پرسرعت را در اختیار افراد قرار می‌دهند و از این جهت می‌توان گفت که این مکان‌ها درست در میان دفاتر سنتی کار و کار در خانه‌اند و دلیل آن وجود امکانات شبیه به دفتر کار، و در عین حال قابلیت کار از هر مکانی است.

همچنین به دلیل وجود این گونه مراکز در تمامی شهرها، کار مانعی برای سفر کارمندان نمی‌شود.

 

چرا افراد ترجیه به دورکاری دارند؟

حال که می‌دانید که دورکاری چیست و افراد چگونه به دورکاری می‌پردازند ممکن است تا از خود بپرسید که چرا افراد  دورکاری را به کار در دفاتر ترجیه می‌دهند و حتی اینکه چرا صاحبان این کسب و کارها این اجازه را به آن‌ها می‌دهند.

دورکاری مزایای زیادی برای کارکنان و کارفرمایان دارد در ادامه به توضیح آن‌ها می‌پردازیم.

مزایای دورکاری برای کارمندان

• برنامه هفتگی انعطاف پذیر

• سلامتی بیشتر کارمندان

• رضایت بیشتر نسبت به کار

کارمندان با کار از خانه می‌توانند برنامه‌ریزی هفتگی بهتری را برای خود داشته باشند. همچنین به این دلیل که زمان رفت و برگشت به محل‌ کار و خانه برای کارمندان از بین می‌رود، امکان تأخیر کارمندان از بین می‌رود و کارمندان زمان بیشتری در طول روز دارند و می‌توانند تا این زمان را به کار دیگری اختصاص دهند.

برای مطالعه کامل‌تر مزایای دورکاری برای کارکنان پیشنهاد می‌کنیم تا مطلب مربوطه را مطالعه کنید.

با دورکاری در محل‌های غیر رسمی استرس کاری افراد کاهش پیدا می‌کند و بازدهی آن‌ها افزایش می‌یابد که این امر هم در انجام کارها نتیجه مثبتی را خواهد داشت، هم باعث افزایش سطح رضایت کارمندان از وضعیت فعلی کار خود می‌شود.

مزایای دورکاری برای کارفرمایان

• عملکرد بهتر کارمندان

• کاهش هزینه‌های دفتری

• روابط بهتر کارمندان

برای مطالعه کامل‌تر مزایای دورکاری برای کارفرمایان پیشنهاد می‌کنیم تا مطلب مزایای دورکاری برای کارفرمایان را مطالعه کنید.

 

برخی از باورهای غلط در رابطه با دورکاری

با توجه به آمار دورکاری در سال ۲۰۱۹ و رواج مشاغل دورکاری؛ همچنان برخی بر این باورند که معایب دورکاری از مزایای آن بیشتر اند و عقیده دارند که باید همچنان از دفاتر ار سنتی برای کار استفاده کرد. در ادامه به برخی از این عقاید و دلیل غلط بودن آن‌ها می‌پردازیم.

سخت‌تر شدن ارتباط همکاران

با توجه به رشد فناوری در حوزه ارتباطات و وجود تلفن‌های همراهی که قابلیت تماس تصویری را دارند به این نکته پی می‌بریم که ارتباط همکاران نه تنها دشوارتر نمی‌شود، بلکه امکان تماس با آن‌ها در هر لحظه وجود دارد.

نرم‌افزارهای موبایل با تمام قابلیت‌هایی که به شما ارائه می‌دهند، بازهم محدودتر از نرم‌افزار کامپیوترها هستند، اما می‌توان با تهیه یک وبکم مناسب در جلسات گروهی شرکت کرد، بدون این که نیاز داشته باشید جابه‌جا شوید.

برای آشنایی با ویژگی‌های یک وبکم مناسب و تهیه وبکم برای خود توصیه می‌کنیم تا مطلب راهنمای خرید وبکم را در اینجا مطالعه کنید.

در دسترس بودن همیشگی کارمندان

درست است که با دورکاری، افراد در هر زمانی و در هر مکانی می‌توانند به کار خود بپردازند، اما این موضوع بدین معنا نیست که آن‌ها می‌بایست تمام وقت به کار خود بپردازند و یا زمان کمتری را به آن اختصاص دهند. دورکاری این امکان را به افراد می‌دهد تا ساعات کاری خود را خودشان تعیین کنند و برنامه ریزی بهتری برای خود داشته باشند.

برای این کار بهتر است تا ساعاتی که افراد دورکار به کار می‌پردازند با کارفرما معین شود تا در صورت تماس در زمان کاری آن‌ها با آن‌ها تماس گرفته شود.

همچنین بهتر است تا شرایطی برای زمان کاری افراد مشخص شود تا ساعت کار آن‌ها تنها برای خودشان مناسب نباشد و در صورت لازم امکان تماس با آن‌ها وجود داشته باشد.

افراد دورکار به درستی کار نمی‌کنند

این باور که افراد دورکار به درستی کار نمی‌کنند و تنها در راحتی خانه خود نشسته‌اند بزرگترین باور غلطی است که کارفرمایان به آن ایمان دارند!

افراد دورکار به روش‌های مختلفی برای کار آماده می‌شوند؛ برخی ۵ صبح از خواب بیدار می‌شوند و بعد از ورزش صبحگاهی و صرف صبحانه برای کار خود آماده می‌شوند و برخی مانند کارعادی ساعتی قبل از ساعت کاری از خواب بیدار می‌شوند و برای کار خود آماده می‌شوند. اما در هر صورت موضوعی که حقیقت دارد این است که این افراد کار خود را به درستی انجام می‌دهند.

به گذارش سایت Flexjobs موقعیت دورکاری در ۵ سال گذشته ۴۴ درصد افزایش داشته‌است و به فواید دورکاری پرداخته‌است. در تحقیقاتی در سال ۲۰۱۷ نشان داد قابلیت کار در خانه گزینه‌ای حائز اهمیت برای ۵۳ درصد از افرادی که به دنبال کار بودند بوده‌است. همچنین طبق تحقیقاتی توسط دانشگاه استنفورد نشان داد که ارتباط از راه دور و دورکاری می‌تواند افزایش کاربری افراد را به اندازه یک روز در هفته افزایش دهد.

همچنین در این گذارش شده‌است که دورکاری میزان رضایت از شغل را در بین کارکنان افزایش می‌دهد و باعث کاهش زمان‌های تلف شده مانند مرخصی به دلیل بیماری، تأخیر و تایم‌های استراحت طولانی مدت می‌شود. با این حال با توجه به تکنولوژی موجود امروزی و این نکته که قابلیت انجام کار‌ها از خانه از هر زمان دیگری در تاریخ بیشتر است، تنها ۴۰ درصد از شرکت‌های مشغول فعالیت در ایالات متحده گزینه دورکاری را به کارکنان خود ارائه می‌دهند.

 

یک فرد دورکار فردی شادتر و سالم‌تر است

افراد دورکار بالانس بهتری در زندگی و کار خود دارند و این موضوع به معنی داشتن افرادی پر بازده‌تر است. با توجه به گذارش Early Bird بیش از ۸۰ درصد افراد در هنگام دورکاری رضایت بیشتری نسبت به کار خود دارند، و استرس کاری کمتری را تجربه می‌کنند و با توجه به عدم نیاز به رفت و آمد به محل کار درآمد آن‌ها به صورت خودکار افزایش یافته‌است.

رقابت برای استخدام بهترین افراد کار ساده‌ای نیست و به‌زودی کسب‌وکارهایی که گزینه دورکاری را به کارکنان خود نمی‌دهند به زودی باید به دنبال افرادی با تجربه و استعداد کمتری باشند.

 

تبدیل کار‌های عادی به دورکاری ساده‌تر از چیزی است که تصور می‌کنید

در حالی که در گذشته برخی از کسب‌وکارها مانند Yahoo! به تغییر برخی از قوانین خود پرداخته‌اند تا امکان دورکاری را در اختیار کارکنان خود قرار دهند، شرکت‌هایی مانند Dell قصد دارند تا پایان سال ۲۰۲۰  نیمی از کارکنان خود را به افراد دورکار تبدیل کنند. برخی دیگر از شرکت‌های Fortune 500 نیز مانند Amazon، GE و CVS نیز قصد دارند تا به این مسیر پا بگذارند. در این سال نیز لاجیتک کمپین هفته کار از خانه خود را با هشتگ #WorkFromAnywhere برگذار کرد.

برخی بر این باوراند که تعداد محدودی از کارها را می‌توان به صورت دورکاری انجام داد، اما در حال حاضر دسته زیادی از کارها در سراسر جهان در حال تبدیل به دورکاری و در حال انجام از دفاتر خانگی هستند، کارهایی مانند حسابداری، مدیریت و آموزش‌ و تمرین‌های آنلاین در حال افزایش محبوبیت دورکاری هستند و با رشد انجام این سرویس‌ها از دفاتر خانگی، شاهد رشد تعداد کارهای اداری که به دورکاری تبدیل شده‌اند خواهیم بود.

 

دورکاری در آینده پیش‌فرض کارها خواهد بود

تکنولوژی باعث شده‌است تا بسیاری از کارهای اداری به کارهایی قابل انجام از راه دور و از دفاتر خانگی تبدیل شوند. ارتباط از راه دور منافع بسیار زیادی برای کارفرمایان دارد؛ از این منافع شامل هزینه کمتر برای مکان اداری، کمتر شدن زمان تلف شده‌ی افراد به دلیل بیماری یا تأخیر و بازدهی بالاتر افراد در ساعات کار خود می‌شود. همچنین افرادی که در حال حاضر به صورت دورکار کار خود را انجام می‌دهند حاضر به ترک کار خود نیستند؛ در واقع طبق تحقیقات انجام شده توسط OWL Labs، ۵۵ درصد از افرادی که در این جامعه آماری حضور داشتند اگر قابلیت انجام کار از طریق دورکاری از آن‌ها گرفته شود حاضر به ترک کار خود هستند.

با پیشرفت ابزارها و راهکارهای ویدئو کنفرانس، دلایل نیاز به حضور افراد در دفاتر در حال غیر منتقی شدن هستند و رواج دورکاری در مشاغل هستند و در آینده‌ای نزدیک دورکاری تبدیل به انتظاری از طرف کارمندان، خصوصاً از طرف کارمندان جوان‌تر خواهد شد. با افزایش میزان اهمیت نسبت کار به زندگی برای کارمندان، کسب‌وکارهایی که به افزایش توانایی افراد خود برای دورکاری فکری نکنند، به زودی با مشکلاتی در به کارگیری با استعداد‌ترین افراد خواهند شد.

انقلاب دیجیتال در اینترنت، تلفن های هوشمند، چت تصویری و شبکه‌های اجتماعی بسیار چشم‌گیر بوده است، چرا که فناوری‌های مربوط به آن ها تقریباً در دسترس همه قرار دارند. طبق مرکز تحقیقات Pew، ۷۷ درصد آمریکایی‌ها تلفن هوشمند، ۷۳ درصد آن‌ها کامپیوتر و یا لپ تاپ و ۵۳ درصد از آن‌ها تبلت دارند. اکنون این موارد، فناوری‌های روزمره‌ای هستند که به صورت روزانه توسط مردم استفاده می‌شوند. این فناوری‌ها روی کار ما نیز تأثیر گذاشته‌اند. محبوبیت ارتباطات و مشاغل دورکاری رو به افزایش است و این مورد فقط به افرادی که در بخش فناوری کار می‌کنند، محدود نمی‌شود. متداول‌ترین مشاغل دورکاری همان مشاغلی هستند که سال‌های زیادی است نیروی کار را به خود اختصاص داده‌اند.

رایج‌ترین مشاغل دورکاری

سایت خدمات شغلی Flexjobs اخیراً لیستی از رایج ترین مشاغل دورکاری موجود در پایگاه داده خود منتشر کرده است. ۱۴ موقعیت رایج، شامل موارد زیر هستند (ترتیب در لیست زیر مهم نیست):

• حسابدار
• پرستار
• معلم
• نویسنده
• مدیر مالی
• کتابدار
• مدیر بخش خدمات به مشتری
• استاد دانشگاه
• توسعه‌دهنده نرم‌افزار
• متخصصان گفتار درمانی

هیچ نقطه اشتراکی بین این مشاغل وجود ندارد و جز توسعه‌دهنده نرم‌افزار بقیه شغل‌ها هیچ پیوند خاصی با فناوری‌های دیجیتال یا علوم کامپیوتر ندارند. شکی نیست که وظایف یک پرستار، معلم یا متخصص گفتاردرمانی از راه دور نسبت به وظایف آن‌ها در محل کار متفاوت است، اما هیچ دلیلی نیز وجود ندارد که لازم باشد داوطلبان این مشاغل برای کسب مهارت لازم در کلاس های آشنایی با کارکرد موارد آنلاین شرکت کنند.

این مشاغل، متداول بوده و دستمزدشان با معادل‌های آن‌ها یعنی حضور فیزیکی در همین مشاغل تفاوت خاصی ندارند. مشاغل دورکاری یا به عبارت بهتر، استفاده از کارکنان از راه دور، روشی کارآمد برای به کارگیری انواع مهارت‌های اصلی مورد نیاز کسب‌وکارهاست.

وب کم، لپ تاپ و دفتر

انجام این کارها به صورت آنلاین در بسیاری از موارد به دلیل ظهور ویدئو کنفرانس و کاهش هزینه‌های آن به گزینه ای مناسب تبدیل شده است. زیرساخت‌های اینترنت به اندازه‌ای توسعه یافته است که دو سوم از افراد بزرگسال دارای پهنای باند کافی در خانه هستند و ۷۵٪ دانش آموزان در مدرسه‌ای تحصیل می‌کنند که دارای ارتباط اینترنتی با سرعت بالا است. ایجاد ارتباط بین مشاغل و مؤسسات دولتی مانند بیمارستان‌ها و کتابخانه‌ها عاملی مهم است و جامعه نیز باید برای رسیدن به شرایط دیجیتال گام بردارد.

پلتفرم‌های نرم‌افزاری ویدئو کنفرانس را می‌توان مستقیماً در دستگاه‌های شخصی و یا لپ‌تاپ‌ها بارگذاری کرد، به گونه ای که کاربر نهایی فقط به یک وب کم نیاز دارد تا بتواند به صورت آنلاین مشغول به کار شود، امروزه حتی می‌توان فقط با ۱۰۰ دلار وب‌کم‌هایی با کیفیت HD بخرید. با فراگیر شدن تجهیزات ارتباط از راه دور، تنها موانع اشتغال از راه دور در تبدیل شدن به محرک اصلی آن است.

 

مزایای فراگیر شدن مشاغل دورکاری

ارتباطات از راه دور مزایای بسیار زیادی دارند. تحقیقات صورت گرفته، موارد زیر را نشان داده‌اند:

• کسب‌وکارها، سالانه ۱۱۰۰۰ دلار را برای کسانی که در مشاغل دورکاری فعال هستند، کنار می‌گذارند.
• ارتباطات از راه دور بهره‌وری را افزایش می‌دهد.
• کسانی که در مشاغل دورکاری فعالیت می‌کنند، افراد شادتری هستند.

متأسفانه، هنوز وجود دارند کسب‌وکارهای بزرگی که چندان با دورکاری موافق نیستند، ولی نتایج مطالعات اینچنینی نشان می‌دهد که آن‌ها نیز به زودی با این تحولات همراه خواهند شد.

با استفاده از دستگاه های تلفن همراه مجهز به ویدئو کنفرانس، می توان مشاغل بیشتری به لیست Flexjobs اضافه کرد. مانند موارد زیر:

• یک سرپرست ساخت و ساز می‌تواند چندین پروژه ساختمانی را از طریق یک دفتر از راه دور نظارت کند.
• تدارکات و مدیریت انبار را می‌توان از راه دور کنترل کرد.
• اپراتورهای بخش خدمات به مشتری می‌توانند از طریق درگاه های ویدئویی مستقر در خانه به مشتری خدمت‌رسانی کنند.

ابزارهای لازم برای ارتباط از راه دور در همه جا در دسترس هستند و می‌توان با کمک ارتباطات اینترنتی، کاری کرد تا همه مشاغل از مزایای دورکاری بهره‌مند شوند.

مدت‌ها قبل از فیسبوک و لینکدین، کارت‌های ویزیت، روزهای مخصوص بازی گلف، قرار ناهارهای تجاری و رویدادهای خیریه مهم‌ترین راه‌های شبکه سازی بودند. اکنون شبکه‌های اجتماعی بستری برای ایجاد آشنایی با دیگران و پخش شدن نام و آوازه شما در حوزه فعالیتتان هستند. اکنون مسئله این است که چگونه از دو نسخه دیجیتال و واقعی خود در ارتباطات حرفه‌ای استفاده کنیم. شبکه‌های اجتماعی یک روش عالی برای نشان دادن رزومه دیجیتالی شما ارائه می‌دهند که شامل نام، مدارک تحصیلی، سابقه اشتغال، منابع و حتی چند نمونه از کارهای شما هستند. پس این پلتفرم‌ها مهم‌ترین راه ایجاد شبکه سازی و ارتباطات مجازی در حرفه افراد هستند که در صورت داشتن ویدئو کنفرانس و تقویت مهارت های ارائه کنفرانس بهترین عملکرد را ارائه می‌کنند.

 

ایجاد ارتباطات مجازی حرفه‌ای

نسخه‌ای از ارتباط مجازی وجود دارد که از فلسفه اتاق گفتگو و جمع آوری افراد غریبه در یک محفل گفتگوی آنلاین ارائه شده و شبیه به سمینار و یا وبینار است. این رویدادها وعده می‌دهند که شما را با همتایان خود در یک اتاق مجازی قرار دهند.

با استفاده از فناوری ویدئو کنفرانس، گروه بزرگی از افراد می‌توانند به بحث و مجادله بپردازند و حتی مهمان ویژه داشته باشند و سپس به گروه‌های کوچکتر تقسیم شوند و به مکالمات صمیمی‌تری بپردازند. پلتفرم‌هایی مانند Google Hangouts و Skype تمام زیرساخت‌های لازم را در اختیار شما قرار می‌دهند تا به تنهایی جلوی وب کم خود نشسته و به صورت گروهی چت کنید.

بدیهی است که لیست بلند بالایی از مشکلات احتمالی وجود دارد که می‌تواند زمان را تلف کند یا همیشه این احتمال وجود دارد که نظرات مخالفی را از افراد مختلف بشنوید، چه بسا این نظرات مفید بوده و یا سؤالی از مخاطبان را به همراه داشته باشند که منجر به یک گفتگوی ارزشمند شود.

به هر حال بهترین روش برای بهبود وضعیت دیجیتالی در حرفه شما این است که با شخصی که در حرفه شما فعالیت دارد یک تماس ویدئویی برقرار کنید و با یکدیگر صحبت کنید و نظرات یکدیگر را جویا شوید.

شما از طریق ایمیل دوست جدیدی پیدا نخواهید کرد

بدیهی است که ایمیل راه مناسبی برای آشنایی با افراد جدید نیست، اما شبکه‌های اجتماعی نیز خالی از ایراد نیستند. پیام‌ها ماهیتی ایستا دارند، زمان پاسخگویی می‌تواند طولانی باشد و شما هیچ گاه از به وجود آمدن ارتباط میان خود و مخاطبتان اطمینان ندارید و با ارتباطی ناپایدار و جزئی نمی‌توان توجه طرف مقابل را به سمت خود جذب کرد. ضمناً، ممکن است مخاطب منظور شما را اشتباه برداشت کند.

هیچ یک از این مشکلات در تماس ویدئویی وجود ندارند. بنابراین اگر علاقه دارید با مخاطبین ارتباط نزدیک‌تری داشته باشید، دوستان نزدیکی برای خود پیدا کنید و شبکه سازی کنید، تا حد ممکن از استفاده از ایمیل خودداری کنید. اگر وظیفه دارید از تلفن یا ایمیل برای ارتباط با یک مشتری یا تأمین‌کننده جدید استفاده کنید، کافی است تماس اول خود را از طریق ایمیل برقرار کنید و سپس آن‌ها را به سمت استفاده از Skype یا ZOOM سوق دهید. اگر باید با یک شعبه دیگر از محل کار خود تماسی برقرار کنید، ببینید آیا می‌توانید به همکار خود از طریق تماس ویدیویی داخلی دسترسی پیدا کنید؟ اگر این امکان را دارید که از طریق تماس ویدیوئی به شخصی متصل شوید، آن‌ها را مجبور به این‌ کار نکنید و در صورت درخواست آنها از باقی ماندن تماس شما با آن‌ها در فضای تلفن و ایمیل، تماس خود را در همین فضاها نگه دارید.

 

ایجاد فرهنگ ویدئو کنفرانس

توانایی برقراری دوستی و ارتباط در دنیای تجارت بسیار حیاتی است زیرا تعداد افرادی که از محل‌هایی به جز دفتر کار سنتی کار می‌کنند رو به افزایش است. تقریباً ۴ میلیون کارمند در ایالات متحده حداقل نیمی از زمان کار را در خانه هستند، این رقم نسبت به یک دهه قبل ۱۱۵٪ افزایش یافته است. این روند نشان می‌دهد که ارتباطات دیجیتالی از اهمیت بیشتری نسبت به ارتباطات سنتی برخوردارند. به نظر می‌رسد افرادی که تلاش می‌کنند تا ارتباطات حرفه‌ای خود را بهبود ببخشند و شبکه سازی کنند، تقریباً ۷۵٪ احتمال بیشتری برای رسیدن به مراتب بالاتر در کار خود را دارند.

برای این کار، باید از هر فرصتی استفاده کنیم تا ارتباطات روزانه را به مکالمات دوستانه‌تر تبدیل کنیم. جلسات از راه دور یک تیم از طریق تماس تصویری و گروهی، باید کمی زمان اضافی برای گپ عمومی نیز داشته باشد. می‌توان زمینه‌های مشترک مجازی ایجاد کرد تا بعد از ساعت گفتگو در دستور کار قرار بگیرند و حتی با همکاران غایب در مرحله اول نیز صحبت شود. هنگامی که راه‌های ارتباط با خود را برای مخاطبین خود ارسال می‌کنید، راه‌های تماس ویدئویی با خود را نیز در ضمیمه آن ارسال کنید. از تلفن‌های هوشمند خود نیز استفاده کنید، از آنجایی که تلفن همراه شما می‌تواند ده‌ها برنامه تماس ویدیویی داشته باشد، لازم نیست همیشه به تجهیزات تماس ویدیویی مجموعه خود متکی باشید.

۸ اکتبر، زمانی برای خاموش کردن زنگ ساعت، پارک کردن ماشین در گاراژ و تبدیل یکی از اتاق‌های خانه به دقتر دورکاری از خانه است. هفته ملی کار از خانه در ایالات متحده از ۸ اکتبر آغاز می‌شود، ابتکاری که لاجیتک آن را شروع کرده است تا مزایای دورکاری را به همه بشناساند. البته مثل همه فعالیت‌های چندبعدی، جنبه تجاری این کار نیز قابل توجه است، چرا که لاجیتک تولیدکننده بزرگ وب کم است، اما در واقع هدف مهم‌تری را مدنظر دارد.

دورکاری، یا کار کردن از راه دور بر بستر اینترنت و با استفاده از شبکه ابری و برنامه‌های ویدئو کنفرانس به سرعت در حال گسترش است و می‌تواند تغییر بزرگی را در محیط کار شما به وجود آورد. برای مثال دورکاری، جابجایی بین محل کار و زندگی را حذف می‌کند و این کار استرس را کاهش داده و باعث صرفه‌جویی در زمان و پول می‌شود. این تنها بخش کوچکی از مزایای دورکاری است. مطالعات نشان داده است که تحت این شرایط کارکنان شادتر و پربازده‌تر بوده و برای مدت طولانی‌تری در یک شغل باقی می‌مانند.

مزایای دورکاری برای کارفرما بسیار بیشتر است. نیروی کار شادتر یعنی کار انجام‌شده بیشتر و بدین ترتیب با ماندن کارمندان در خانه، صرفه‌جویی زیادی از نظر مالی و زیست‌محیطی اتفاق می‌افتد.

همه این دلایل نشان می‌دهند که باید هفته ملی کار از خانه را جشن گرفت.

سومین سال گرامیداشت هفته کار از خانه

شرکت لاجیتک در سال ۲۰۱۷، هفته ملی کار از خانه را معرفی کرد. طبق محاسبات، کارمندان و پیمانکاران این شرکت با حذف رفت و آمد و کار کردن خارج از اداره، به طور متوسط روزانه ۹۰ دقیقه صرفه‌جویی زمانی کرده‌اند. به علاوه، از انتشار بیش از ۶۰ هزار کیلوگرم گاز گلخانه‌ای (دی‌اکسید کربن) جلوگیری شده است که معادل انتشار گاز گلخانه‌ای توسط یک ماشین برای طی مسافت ۲۴۰ هزار کیلومتر است.

لاجیتک برای گرامیداشت این مناسبت، با ارائه ابزارهای لازم برای کار از خانه، سایر شرکت‌ها را تشویق می‌کند تا دورکاری را توسعه دهند. در داخل شرکت، از تمام کارمندان درباره امکان دورکاری پرسیده می‌شود تا اگر کسی می‌تواند وظایفش را خارج از دفتر انجام دهد، حداقل در یک روز از این هفته کار از خانه را امتحان کند.

تغییر به دورکاری آن قدرها که به نظر می‌رسد، سخت نیست. جالب است بدانید که در حدود ۵۰% از آمریکایی‌ها شغل‌هایی دارند که به صورت دورکاری قابل انجام هستند. علاوه بر این، طبق گزارشی که در سایت FlexJobs درباره دورکاری به چاپ رسیده است، عمده شغل‌هایی که می‌توانند به صورت دورکاری انجام شوند در زمینه‌هایی هستند که برخلاف مهندسی نرم‌افزار یا IT دورکاری در آن‌ها دور از ذهن به نظر می‌رسد؛ کارهایی مثل حسابداری، تدریس، ارائه خدمات به مشتریان و حتی پرستاری.

مزایای دورکاری برای کارفرما

همین الآن هم بسیاری از کارمندان از مزایای دورکاری بهره‌مند هستند. در طی ۱۲ سال، از ۲۰۰۵ تا ۲۰۱۷، تعداد افراد دورکار در آمریکا، بیش از ۱۱۵% رشد داشته است. همچنین طی ۵ سال گذشته تعداد کسب‌وکارهایی که امکان دورکاری را فراهم می‌کنند ۴۰% افزایش یافته است.

با توجه به تحقیقات، کارکنان دورکار:

• ۳۵ تا ۴۰% بازدهی بیشتر نسبت به همکاران حاضر در شرکت داشته‌اند.
• ۵ ساعت بیشتر در هفته کار کرده‌اند.
• احتمال ترک شغل کمتری داشته‌اند.
• از مرخصی‌های استعلاجی کمتری استفاده کرده‌اند.
• نسبت به همکاران حاضر در دفتر، شادتر بوده‌اند.

اگر کارفرما هستید، این یک شرایط رؤیایی برای شما به حساب می‌آید. کارکنان شادتر و با بهره‌وری بالاتر که ساعت‌های طولانی کار می‌کنند و مرخصی کمتری می‌گیرند. البته قضیه به اینجا ختم نمی‌شود.

با پیشرفت کار از خانه و همه‌گیر شدن آن، IBM به تنهایی سالانه بیش از ۱۰۰ میلیون دلار در هزینه‌های املاک صرفه‌جویی کرده است. عموم کارفرمایان نمی‌توانند در مقیاس جهانی چنین صرفه‌جویی را انجام دهند اما باید توجه داشته باشند که هر کارمندی که در خانه کار می‌کند، یک میز، کامپیوتر، تجهیزات و احتمالاً مکان پارک کمتری نیاز دارد.

علاوه بر این، طبق گزارشی که لاجیتک در مورد دورکاری در سخنرانی سال ۲۰۱۷ هفته ملی کار از خانه ارائه داده است، این امر صرفه‌جویی در مصرف انرژی و کاهش هزینه‌های مرتبط را نیز به همراه داشته است. افراد کمتر در شرکت یعنی مصرف انرژی کمتر و ازاین‌رو صورت‌حساب‌های کمتر، و در نتیجه دفتر کار نیاز به روشنایی، کنترل هوا و کامپیوترهای همیشه روشن در طول روز نیاز دارد.

هفته ملی کار از خانه، فرصت مناسبی برای کارفرمایان است تا از مزایای دورکاری استفاده کنند.

به جشن کار از خانه ملحق شوید

گذار به سمت یک محیط کار سازگار با دورکاری یعنی مطمئن باشید که کارکنان می‌توانند کار خود را خارج از محیط اداری انجام دهند. اگرچه این کاری پرهزینه نیست. نقطه شروع برای هر محیط کار خانگی یک اینترنت خوب است.  پس از آن نوبت یک شبکه ویدئو کنفرانس مطمئن است که بتواند همه را به طور هم‌زمان به هم متصل کند. در همین بلاگ در مقاله‌ای عملکرد بهترین بسترهای ویدئو کنفرانس در سال ۲۰۱۸ را مقایسه کرده‌ایم و می‌توانیم تعدادی از برنامه‌های رایگان و پر قابلیت همچون Zoom، BlueJeans، Skype for Business و Amazon Chime را پیشنهاد دهیم.

آخرین تکنولوژی لازم برای کارمندان، یک وب کم باکیفیت است. یک وب کم خوب و با کیفیت مطلوب می‌تواند ۱۰۰ دلار قیمت داشته و کیفیت HD و سرعت فریم بالا و روان را برای ما به ارمغان بیاورد تا تماس‌های گروهی را تسهیل کند. قطعاً بهتر است فردی که قصد دورکاری دارد، فضای خاصی برای این کار اختصاص دهد که کامپیوتر قابل اطمینان، مانیتوری با سایز معقول و ماوس و کیبورد راحتی (اگر شما یا کارمند شما به این وسایل نیاز داشته باشند، می‌توانید برخی از آن‌ها همچون ماوس و کیبورد و وب کم را از لاجیتک تهیه کنید) را در دسترس داشته باشد. البته برخی از شرکت‌ها به کارمندان دورکار خود ابزارهایی همچون لپ‌تاپ و یا هزینه تجهیز فضای مناسب کار در خانه را نیز ارائه می‌دهند. البته کار از خانه به قدری خوب است که انتظار ارائه این خدمات نمی‌رود.

دورکاری با تمام مزایا و انعطاف‌پذیری‌های خود و با امکانات اندک در دسترس است. پس بهتر است با لاجیتک و ابداعات آن همراه شویم، یکی از بسته‌های ابزاری آن‌ها برای دورکاری را تهیه کنیم و ببینیم با کار در خانه چه تغییری در محیط کاری ما به وجود می‌آید؟ کافی است هر هفته را هفته کار از خانه بدانید.

بردن کارها به خانه زمانی به عنوان یک عامل خطرناک در رعایت توازن و تعادل بین کار و زندگی محسوب می‌شد. اما امروزه دورکاری و انجام کارها از خانه به یکی از ویژگی‌های بازار مدرن کار تبدیل شده است و خیلی از کارمندان برای رعایت تعادل بین کار و زندگی به دنبال فرصت‌هایی برای دورکاری هستند.

در واقع، تحقیقات جدید نشان داده‌اند که زمان‌بندی منعطف و امکان دورکاری از خانه نقش مهمی در تصمیمات کارمندان برای انتخاب یا ترک یک شغل دارد. اگر قصد استخدام افرادی را دارید که متعلق به نسل هزاره هستند، بهتر است که امکان دورکاری و کار از خانه را برای آن‌ها فراهم کنید، چرا که ۹۰ درصد آن‌ها می‌گویند که این گزینه برای کار کردن برایشان اهمیت دارد.

اگر در پی استخدام نیرو هستید و قصد دارید برای جذب نیروهای برجسته و ماهر جوان روی قابلیت دورکاری در کسب‌وکار خود سرمایه‌گذاری کنید، لازم است بدانید برای این تغییرات لازم است کسب‌وکار خود را ساده نگه دارید. ارتباطات و همکاری تیم‌های دورکاری می‌تواند با مشکلاتی نظیر انبوهی از پیام‌های خوانده‌نشده و جلسات ویدئو کنفرانس خالی مواجه شود، مگر اینکه تمام افراد از طریق یک کانال مشخص کار خود را انجام دهند. خوشبختانه، ارتباطات دیجیتالی مناسب برای حل این معضل و مورد استفاده واقع شده‌اند.

روند فراگیر شدن دورکاری از خانه

رشد بی‌سابقه محبوبیت دورکاری و ارتباطات از دور بیشتر از همه چیز مرهون پیشرفت فناوری‌های ارتباطی و اینترنتی است که این نوع ارتباطات را مقرون به صرفه کرده‌اند و در دسترس همگان قرار داده‌اند. واضح است که در دوره تحولات عظیم ارتباطات زندگی می‌کنیم. در سال ۲۰۱۴ در ایالات متحده ۲۶ شرکت وجود داشتند که ۱۰۰ درصد نیروهای کارشان به صورت دورکاری مشغول به کار بودند، این رقم در حال حاضر به ۱۷۰ شرکت افزایش یافته است. همچنین به ابتکار لاجیتک یک هفته نیز به نام هفته ملی کار از خانه نام‌گذاری شده است که اکنون سال دومی است که این مناسب گرامی داشته می‌‎شود.

ارتباطات راه دور از طریق ارسال پیام‌های متنی و ایمیل سال‌هاست که در کنار ما هستند. امروزه فناوری‌های پیشرفته‌تر دیجیتال نظیر ویدئو کنفرانس، حافظه، فضای کاری و ویرایش مستندات به صورت مشترک و آنلاین و همچنین پلتفرم‌های ارسال‌ پیام به اندازه کافی ساده و در دسترس هستند و می‌توان با موبایل‌های هوشمند با آن‌ها کار کرد و با توجه به هزینه پایین آن‌ها برای همه در دسترس هستند. برای مثال شما می‌توانید با بودجه‌ای حدود ۲۰۰ دلار یک وب کم با کیفیت ۴K مانند لاجیتک BRIO تهیه کنید و با هزینه ماهانه کمتر از ۱۵ دلار به یک پلتفرم باکیفیت ویدئو کنفرانس دسترسی داشته باشید.

با توجه به این تحولات فناوری و انتظارات نسل هزاره و نسل Z در فضایی شدیداً وابسته به اینترنت و موبایل‌های هوشمند بزرگ شده‌اند، ظرفیت بسیار مناسبی برای دورکاری ایجاد شده است.

برای ایجاد امکان دورکاری از خانه باید کارها را ساده نگه دارید

با توجه به نتایج مطالعات انقلاب دورکاری بسیار قریب‌الوقوع است. یافته‌های اخیر Zogby Analytics نشان می‌دهد که احتمالاً چیزی حدود ۷۵ درصد نیروی کار ایالات متحده تا سال ۲۰۲۰ به صورت دورکاری و یا خارج از دفتر اصلی مشغول به کار خواهند بود.

توجه به علاقه کارمندان برای دورکاری فقط به معنی بستن دفاتر و فرستادن نیروهای کار به خانه نیست. وقتی کارمندان مشغول به دورکاری شوند یعنی دیگر نمی‌توانند مشکلات موجود در استراتژی ارتباطی شرکت را با توجه به مجاورت با سایر همکاران و مکالمه با آن‌ها پوشش دهند. بلکه در عوض باید یک پلتفرم هماهنگ و مشترک وجود داشته باشد تا کارکنان بتوانند از طریق آن ارتباط برقرار و همکاری کنند، البته از رویه‌های مخصوص برای ارتباطات نیز نباید غافل شد.

خیلی از شرکت‌ها علاقه زیادی به استفاده حداکثری از ارتباطات دیجیتال دارند و به طور شگفت‌آوری درصد بالایی از آن‌ها کار خود را با اجرای یک استراتژی ضعیف ناپیوسته رها کرده‌اند و حتی در مواردی از حدود ۵ پلتفرم مختلف ویدئو کنفرانس استفاده می‌کنند که بسیاری از آن‌ها با هم ناسازگار هستند.

شرکت‌های بزرگ فناوری نسبت به روند رو به رشد محبوبیت و استفاده از ارتباطات مجازی و آنلاین بی‌توجه نبوده‌اند. به دلیل نیاز به یک پلتفرم برای ارتباط کارکنان با یکدیگر بسیاری از این شرکت‌ها برنامه‌های همکاری گروهی را توسعه داده‌اند و یا در حال توسعه برنامه‌های این‌چنینی هستند.

تنها کار کنید اما با نرم‌افزارهای همکاری گروهی با تیم هماهنگ باشید

نرم‌افزار همکاری گروهی مثل شبکه فیسبوک اختصاصی شرکت عمل می‌کند، با این تفاوت که برای بهبود فضای کاری ایجاد شده است نه پرت کردن حواس کارمندان. در واقع، این نرم‌افزارها یک هاب مرکزی است که تمام لایه‌ها و سطوح کارکنان را به هم متصل کرده تا بتوانند با همکار خود تعامل و همکاری مناسب داشته باشند. کانال‌های متصل به هم پیام‌رسان به عنوان اسکلت این سیستم عمل می‌کنند و به همه این امکان را می‌دهند که بتوانند با هرکسی می‌خواهند چت کنند. این سیستم‌ها با اضافه شدن امکان ویدئو کنفرانس، به اشتراک گذاری اتفاقات مهم پروژه‌ها، اعلان‌ها، ایجاد و به اشتراک گذاری فایل‌ها به صورت آنلاین و سرویس ایمیل داخلی توسعه داده شده‌اند. این سیستم‌ها در واقع یک اکوسیستم اداری و کاری آنلاین هستند.

این مفهوم برای اولین بار توسط Slack مطرح و پشتیبانی شد، این پلتفرم اولین نمونه از این نوع بود. از پیشتازان دیگر در این عرصه می‌توان به پلتفرم Microsoft Teams اشاره کرد. نمونه‌های دیگری نیز وجود دارند که از جمله آن‌ها می‌توان به پلتفرم کار گروهی خود فیسبوک اشاره کرد. اکثر شرکت‌های بزرگ نیز به دنبال تولید پلتفرم‌های متفاوت و خاص خود هستند تا از زیر سایه Slack و Microsoft Teams خارج شوند.

آنچه همه این برنامه‌ها انجام می‌دهند این است که کارها را ساده نگه می‌دارند.

هرکس که وارد پلتفرم کار گروهی می‌شود از پروتکل‌های یکسان پیام‌رسانی، تماس ویدئویی و اشتراک فایل و مستندات استفاده می‌کند. هرکس به افراد دیگر متصل است و به سادگی در پایگاه داده قابل جستجو است. همه می‌توانند در ایجاد و ویرایش فایل‌ها، مستندات و پروژه‌های جاری همکاری و مشارکت کنند. بدین ترتیب هرکس با هر دستگاهی که از راه دور و در خانه مشغول کار است می‌تواند به دستگاه‌های سایر کارکنان دسترسی داشته باشد.

اگر می‌خواهید از فلسفه دورکاری و کار از خانه پیروی کنید و از حمایت نسل هزاره برخوردار شوید، راه آن همین است. همه را روی یک سیستم یکسان جمع کنید و از یک رویه مشخص برای ارتباطات استفاده کنید. وقتی زمین بازی مشترک مشخص و ایجاد شد، تمام اعضای تیم می‌توانند از طریق ارسال پیام و یا حتی به صورت چهره به چهره از طریق ویدئو کنفرانس با هم در تماس و ارتباط باشند و همکاری کنند.

در صدر همه مزایای دورکاری باید به این نکته اشاره کرد که دیگر لازم نیست هیچ‌کس هر روز ساعت ۷ صبح در ماشین خود باشد و ترافیک صبحگاهی را تحمل کند.