بایدها و نبایدهای ویدئو کنفرانس – رعایت اصول ویدئو کنفرانس

پاندمی کووید ۱۹ و قرنطینه‌هایی که به دنبال داشت باعث شد تا افراد در سراسر جهان مجبور به برگذاری جلسات به صورت مجازی بپردازند. درست است که جلسات ویدئو کنفرانس جایگزین مناسبی برای جلسات حضوری محسوب می‌شوند، اما این به معنی نیاز به استفاده از نرم افزارهای ویدئو کنفرانس مانند ویدئو کنفرانس زوم و ویدئو کنفرانس اسکایپ است که علاوه بر دانستن نحوه کار با این نرم‌افزارها نیاز به رعایت اصولی در هنگام استفاده از آن‌ها را نیز دارد؛ در این مطلب می‌خواهیم تا با بایدها و نبایدهای ویدئو کنفرانس آشنا شویم.

ویدئو کنفرانس چیست؟

ویدئو کنفرانس یا Video Conferencing تکنولوژی است که به کاربران اجازه می‌دهد تا بدون در نظر گرفتن موقعیت جغرافیایی خود به برقراری جلسات تصویری بپردازند و ملاقات چهره به چهره داشته باشند.

همانطور که گفتیم با برگزاری ویدئو کنفرانس موقعیت جغرافیایی افراد برای حضور در جلسه اهمیتی نخواهد داشت و هر کس می‌تواند از هر شهر یا کشوری در جلسه ویدئو کنفرانس شما حضور پیدا کند. این ویژگی بسیاری از هزینه‌های جابه‌جایی چه به صورتی درون شهری و چه برون شهری می‌کاهد و عدم نیاز به تغییر موقعیت برای حضور در جلسه علاوه بر سرعت دادن به تشکیل جلسه و کاهش هزینه‌های مربوط به آن در کاهش حجم ترافیک در شهرهای بزرگ و به طبع آن آلودگی هوا نیز کمک می‌کند.

بایدها و نبایدهای ویدئو کنفرانس

1. اگر شما قرار جلسه را ست می‌کنید و ایمیل آن را برای بقیه ارسال می‌کنید بهتر است تا در زمان این کار هدف برگذاری جلسه و موضوعات قابل بحث در آن را نیز به دیگران اعلام کنید. با توجه به این که این جلسات از راه دور هستند از دست دادن تمرکز و توجه دیگران به جلسه بسیار ساده اتفاق می‌افتند و برای برگذاری ویدئو کنفرانس موفق توجه همه را به جلسه متمرکز کنید.
2. در صورتی که در جلسه چندین نفر دوربین خود را فعال کرده‌اند بهتر است تا در صورت امکان شما نیز دوربین ویدئو کنفرانس خود را فعال کنید. همچنین بهتر است تا قبل از برقراری کامل جلسه ابتدا زمان کوتاهی را در چت روم اتاق جلسات صحبت کنید و سپس جلسه را به صورت رسمی آغاز کنید.
3. این مورد از بایدها و نبایدهای ویدئو کنفرانس نیاز به گفتن ندارد اما در ورود به جلسه تأخیر نداشته باشید. افراد دیگر با حضور به موقع در جلسه به شما اهمیت داده‌اند؛ پس شما نیز بهتر است تا مانند دیگران به موقع و سر وقت به جلسات ویدئو کنفرانس خود بپیوندید.
4. در زمانی که یکی دیگر از افرادی که در جلسه حضور دارد درحال صحبت است زمانی که سؤالی دارید یا می‌خواهید موضوعی را مطرح کنید در میان حرف او این کار را انجام ندهید؛ مطلب مورد گفتگوی خود را یادداشت کنید و بعد از صحبت‌های فرد آن‌ها را با دیگران به اشتراک بگذارید.
5. جلسات ویدئو کنفرانس زمان مناسبی برای چک کردن شبکه‌های اجتماعی و سایت‌های خبری نیست. بهتر است تا قبل از جلسه ایمیل‌ها و پیام‌های خود را چک کنید و با آمادگی کامل وارد جلسه شوید تا حداکثر تمرکز را بر موضوعات مورد بحث داشته باشید. همچنین بهتر است تا در زمانی که فعال نیستید میکروفون خود را غیر فعال کنید تا به حذف نویز محیط از صدای تماس بپردازید.
6. داشتن ظاهری منظم جزو مهمترین نکات حضور در یک جلسه ویدئو کنفرانس حساب می‌شود، اما علاوه بر آن منظم بودن محیط اطرافتان، یا حداقل محیطی که در تصویر دیده می‌شود نیز اهمیت دارد. می‌توانید تا در جلوی یک دیوار یا کتابخانه و پشت آن بنشینید؛ اگر حیوان خانگی دارید به اتاقی بروید که حیوان خانگی‌تان به آن اتاق دسترسی نداشته باشد و داشتن نورپردازی مناسب برای ارتقا کیفیت تصویر وب کم تا جای ممکن فراموش‌تان نشود.
   علاوه بر آن نرم‌افزارهای ویدئو کنفرانس امروزه قابلیتی دارند که بدون نیاز به استفاده از پرده سبز می‌توانند تا تصویر پس زمینه شما را حذف کنند و آن را به تصویر انتخابی شما جایگزین کنند. با استفاده از این قابلیت نیازی به مرتب کردن اتاق خود نخواهید داشت، اما اثرگذاری آن به اندازه داشتن محیطی مرتب در پشت سر خود نخواهد بود.

نکته دیگر که جزو بایدها و نبایدهای ویدئو کنفرانس محسوب نمی‌‌شود اما باید به آن توجه کرد خاموش کردن میکروفون و وب کم قبل از خارج شدن از جلسه و بستن نرم‌افزار ویدئو کنفرانس است. این نرم‌افزارها تنظیم شده‌اند تا این کار را به صورت خودکار انجام دهند اما چک کردن دوباره آن کار زمان‌بری نخواهد بود.

قبل از اینکه به تهیه یک دستگاه ویدئو کنفرانس برای کسب و کار خود بپردازید پیشنهاد می‌کنیم تا راهنمای خرید ویدئو کنفرانس را در بلاگ کاربران ویدئو کنفرانس مطالعه نمایید تا با بدون صرف هزینه اضافی بهترین دستگاه ویدیو کنفرانس را برای کسب و کار خود تهیه نمایید.

پیشنهاد می‌کنیم تا بررسی مدل‌های مختلف دستگاه‌های ویدئو کنفرانس لاجیتک با ویژگی‌های هرکدام آشنا شوید.