جلسات

“تمام مکالمه ضبط شده است. در واقع ما تمام جلسه را در قالب ویدئو ضبط کرده‌ایم.” نه اشتباه نکنید این بخشی از تریلر یک فیلم جاسوسی هالیوودی نیست. البته این جمله کلاً جالب به نظر نمی‌رسد، مگر اینکه جزو افرادی باشید که در طول ویدئو کنفرانس مهم چند روز قبل حواستان خیلی جمع نبوده است. در این مقاله قصد داریم به تبیین اهمیت قابلیت ضبط تماس تصویری بپردازیم.

ممکن است در صورتی که کسب‌وکار شما تصمیم به استفاده از قابلیت ضبط تماس تصویری گرفت بحث‌هایی نظیر آنچه گفته شد شکل بگیرد. اما ضبط تماس تصویری روشی مدرن برای یادداشت برداری در طی یک جلسه گروهی است. این یک راه ساده، و با دقت بسیار بالا است که تضمین می‌کند تمام ایده‌ها، بحث‌ها و توافقات مطرح‌شده و شکل‌گرفته در طول جلسه برای رجوع به آن‌ها در آینده نگه‌داری می‌شوند و می‌توان به آن‌ها مراجعه کرد.

می‌توان از قابلیت ضبط تماس تصویری به عنوان یک ابزار آموزشی، یک راه دیجیتالی برای پیگیری وضعیت پروژه‌ها، روشی برای انتقال محتوای جلسات به افرادی که در آن حضور نداشته‌اند و یا حتی یک روش برای یادآوری اتفاقات جلسات استفاده کرد. قابلیت ضبط تماس تصویری به قدری مورد استفاده واقع شده و تبدیل به یک ویژگی رایج شده است که اکثر ارائه‌دهندگان خدمات تماس تصویری، این قابلیت را به سرویس خود اضافه کرده‌اند.

اگر معمولاً در جلسات حواستان خیلی راحت پرت می‌شود، قابلیت ضبط تماس تصویری در پلتفرم ویدئو کنفرانس دقیقاً همان چیزی است به آن نیاز دارید.

مفاهیم پایه‌ای در ضبط تماس تصویری

ضبط یک ویدئو کنفرانس به این معنی است که تمام تصاویر ویدئو کنفرانس که روی صفحه نمایش انتخابی (هر یک از طرف‌های ویدئو کنفرانس) نمایش داده می‌شوند، در قالب یک فایل ویدئویی ضبط و ذخیره شوند. در بعضی از پلتفرم‌های ویدئو کنفرانس این ویژگی فقط در دسترس میزبان جلسه است، اما معمولاً این قابلیت برای همه کاربران در دسترس است.

در سال‌های اخیر، قابلیت ضبط تماس تصویری به یک ویژگی استاندارد برای ارائه‌دهندگان خدمات ویدئو کنفرانس تبدیل شده است. از بهترین پلتفرم‌هایی که این امکان را برای کاربران خود فراهم کرده‌اند می‌توان به نام‌های زیر اشاره کرد:

• Zoom
• Vidyo
• Adobe Connect
• Amazon Chime
• Fuze
• Skype for Business
• BlueJeans

در تمام مواردی در بالا به آن‌ها اشاره شد، فعال کردن قابلیت ضبط تماس تصویری به سادگی فشردن یک دکمه است.

ضبط تماس تصویری در ویدئو کنفرانس

یکی از بهترین پلتفرم‌های ویدئو کنفرانس که قابلیت ضبط تماس تصویری را در اختیار کاربران قرار داده، Vidyo است. همانطور که در تصویر زیر می‌بینید دکمه گرد و قرمز ضبط در قسمت بالای صفحه نمایش قرار دارد و تمام آنچه برای فعال‌سازی این ویژگی به آن نیاز دارید، فشردن این دکمه است. تمام افرادی که در جلسه حاضر هستند، پیغامی دریافت می‌کنند که به آن‌ها اعلام می‌کند تمام جلسه ضبط می‌شود و میزبان جلسه این امکان را خواهد داشت که ضبط ویدئو را در طول جلسات فعال یا متوقف کند.

فایل ویدئو بلافاصله پس فشردن دکمه Stop قابلیت دسترسی، مشاهده، ویرایش و به اشتراک‌گذاری بر بستر cloud خواهد داشت.  ضبط تماس تصویری کار ساده‌ای است و نحوه انجام تقریباً در تمام پلتفرم‌ها به همین شکل است.

البته قابلیت ضبط تماس تصویری نیز از فناوری‌های هوشمند بهره بسیاری برده است. برای مثال BlueJeans اخیراً اعلام کرده که با همکاری شرکت Voicera که توسعه‌دهنده هوش مصنوعی است، اقدام به توسعه یک دستیار هوشمند برای ضبط جلسات ویدئویی کرده است. این دستیار هوشمند Eva نام دارد و با دستورهای صوتی فعال می‌شود، تماس تصویری را ضبط می‌کند، از مکالمات رونوشت تهیه می‌کند و در فضای cloud و در قالب یک مجموعه قابل جستجو و با قابلیت به اشتراک‌گذاری ذخیره می‌کند. همچنین این قابلیت را دارد که نکات مهم جلسه را هایلایت کند.

مهم‌ترین نتیجه‌ای که استفاده از قابلیت ضبط تماس تصویری دارد این است که لازم نیست تمام تصمیمات مهم را به خاطر بسپارید و یا حتی شاید نیاز نباشد در جلسات شرکت کنید.

چرا باید از ضبط تماس تصویری استفاده کنید؟

ضبط جلسات ویدئو کنفرانس می‌تواند فواید بسیار مهم‌تری از یادآوری نکات جلسه برای حاضرین حواس‌پرت داشته باشد. رونوشت جلسات و یادداشت‌های شخصی می‌تواند رویدادهای مهم را ثبت کند، در حالی که ویدئو می‌تواند احساس افراد در این لحظات، واکنش فیزیکی افراد که جو جلسه را نشان می‌دهد و حتی تصاویری که برای ارائه گزارش‌ها و اطلاعات از آن‌ها استفاده شده است را نیز ثبت کند که در غیر این صورت باید در قالب فایل‌های جداگانه ثبت و ضبط شوند.

شما می‌توانید از قابلیت ضبط تماس تصویری برای موارد زیر استفاده کنید:

اطلاع‌رسانی درباره پیشرفت پروژه: وقتی چندین هفته از شروع یک پروژه طولانی‌مدت می‌گذرد، ممکن است هر کسی از ایده اصلی پروژه فاصله بگیرد. شما با استفاده از یک ویدئوی ضبط‌ شده از مکالمات و بحث‌های اولیه، می‌توانید یک مرجع دیجیتالی برای اطلاعات و خواسته‌های پروژه ایجاد کنید و اطمینان حاصل کنید که در طول مسیر چیزی از قلم نخواهد افتاد.

به اشتراک‌گذاری اطلاعات مهم با جزئیات: تمام اعضای یک گروه نمی‌توانند یا نباید در تمام جلسات شرکت کنند. قابلیت ضبط تماس تصویری یک راه مؤثر برای اطلاعرسانی همه جزئیات جلسات به تمام اعضای گروه است. بدین ترتیب تمام اعضا از اینکه گام‌های بعدی چیست مطلع می‌شوند. برتری ضبط ویدئویی به ضبط صوتی این است که به سادگی می‌توان فهمید که هر نظر را چه کسی مطرح کرده است.

تولید ویدئوهای آموزشی: هر تماس تصویری را می‌توانید ضبط کنید، حتی راهنمایی‌ها و دستورالعمل‌های استفاده که کارکنان شرکت برای مشتریان و همکاران در قابل ویدئو کنفرانس ارائه می‌دهند. چنین ویدئوهایی می‌توانند بایدها و نبایدهای کار با سرویس و یا محصول شما را به راحتی در اختیار دیگران قرار دهند.

حفظ لحظات تاریخی: اگر کمی از دفتر کار فاصله بگیریم، قابیلت ضبط تماس تصویری می‌تواند یک نسخه زنده از آلبوم عکس خانوادگی ایجاد کند. چرا وقتی می‌توانید تمام تماس تصویری خود را که برای تبریک تولد دوستتان یا یکی از اعضای خانواده‌تان برقرار کرده‌اید ضبط کنید باید به چند عکس ساده بسنده کنید؟

البته دلایل زیاد دیگری برای استفاده از قابیلت ضبط تماس تصویری وجود دارد. آنچه مهم است این است که شما این امکان و گزینه را در اختیار داشته باشید. از این روست که ما تأکید داریم پیش از خرید حساب کاربری بلندمدت از این اطمینان حاصل کنید که ارائه‌دهنده خدمات ویدئو کنفرانس شما این امکان را برای شما فراهم کرده است.

بردن کارها به خانه زمانی به عنوان یک عامل خطرناک در رعایت توازن و تعادل بین کار و زندگی محسوب می‌شد. اما امروزه دورکاری و انجام کارها از خانه به یکی از ویژگی‌های بازار مدرن کار تبدیل شده است و خیلی از کارمندان برای رعایت تعادل بین کار و زندگی به دنبال فرصت‌هایی برای دورکاری هستند.

در واقع، تحقیقات جدید نشان داده‌اند که زمان‌بندی منعطف و امکان دورکاری از خانه نقش مهمی در تصمیمات کارمندان برای انتخاب یا ترک یک شغل دارد. اگر قصد استخدام افرادی را دارید که متعلق به نسل هزاره هستند، بهتر است که امکان دورکاری و کار از خانه را برای آن‌ها فراهم کنید، چرا که ۹۰ درصد آن‌ها می‌گویند که این گزینه برای کار کردن برایشان اهمیت دارد.

اگر در پی استخدام نیرو هستید و قصد دارید برای جذب نیروهای برجسته و ماهر جوان روی قابلیت دورکاری در کسب‌وکار خود سرمایه‌گذاری کنید، لازم است بدانید برای این تغییرات لازم است کسب‌وکار خود را ساده نگه دارید. ارتباطات و همکاری تیم‌های دورکاری می‌تواند با مشکلاتی نظیر انبوهی از پیام‌های خوانده‌نشده و جلسات ویدئو کنفرانس خالی مواجه شود، مگر اینکه تمام افراد از طریق یک کانال مشخص کار خود را انجام دهند. خوشبختانه، ارتباطات دیجیتالی مناسب برای حل این معضل و مورد استفاده واقع شده‌اند.

روند فراگیر شدن دورکاری از خانه

رشد بی‌سابقه محبوبیت دورکاری و ارتباطات از دور بیشتر از همه چیز مرهون پیشرفت فناوری‌های ارتباطی و اینترنتی است که این نوع ارتباطات را مقرون به صرفه کرده‌اند و در دسترس همگان قرار داده‌اند. واضح است که در دوره تحولات عظیم ارتباطات زندگی می‌کنیم. در سال ۲۰۱۴ در ایالات متحده ۲۶ شرکت وجود داشتند که ۱۰۰ درصد نیروهای کارشان به صورت دورکاری مشغول به کار بودند، این رقم در حال حاضر به ۱۷۰ شرکت افزایش یافته است. همچنین به ابتکار لاجیتک یک هفته نیز به نام هفته ملی کار از خانه نام‌گذاری شده است که اکنون سال دومی است که این مناسب گرامی داشته می‌‎شود.

ارتباطات راه دور از طریق ارسال پیام‌های متنی و ایمیل سال‌هاست که در کنار ما هستند. امروزه فناوری‌های پیشرفته‌تر دیجیتال نظیر ویدئو کنفرانس، حافظه، فضای کاری و ویرایش مستندات به صورت مشترک و آنلاین و همچنین پلتفرم‌های ارسال‌ پیام به اندازه کافی ساده و در دسترس هستند و می‌توان با موبایل‌های هوشمند با آن‌ها کار کرد و با توجه به هزینه پایین آن‌ها برای همه در دسترس هستند. برای مثال شما می‌توانید با بودجه‌ای حدود ۲۰۰ دلار یک وب کم با کیفیت ۴K مانند لاجیتک BRIO تهیه کنید و با هزینه ماهانه کمتر از ۱۵ دلار به یک پلتفرم باکیفیت ویدئو کنفرانس دسترسی داشته باشید.

با توجه به این تحولات فناوری و انتظارات نسل هزاره و نسل Z در فضایی شدیداً وابسته به اینترنت و موبایل‌های هوشمند بزرگ شده‌اند، ظرفیت بسیار مناسبی برای دورکاری ایجاد شده است.

برای ایجاد امکان دورکاری از خانه باید کارها را ساده نگه دارید

با توجه به نتایج مطالعات انقلاب دورکاری بسیار قریب‌الوقوع است. یافته‌های اخیر Zogby Analytics نشان می‌دهد که احتمالاً چیزی حدود ۷۵ درصد نیروی کار ایالات متحده تا سال ۲۰۲۰ به صورت دورکاری و یا خارج از دفتر اصلی مشغول به کار خواهند بود.

توجه به علاقه کارمندان برای دورکاری فقط به معنی بستن دفاتر و فرستادن نیروهای کار به خانه نیست. وقتی کارمندان مشغول به دورکاری شوند یعنی دیگر نمی‌توانند مشکلات موجود در استراتژی ارتباطی شرکت را با توجه به مجاورت با سایر همکاران و مکالمه با آن‌ها پوشش دهند. بلکه در عوض باید یک پلتفرم هماهنگ و مشترک وجود داشته باشد تا کارکنان بتوانند از طریق آن ارتباط برقرار و همکاری کنند، البته از رویه‌های مخصوص برای ارتباطات نیز نباید غافل شد.

خیلی از شرکت‌ها علاقه زیادی به استفاده حداکثری از ارتباطات دیجیتال دارند و به طور شگفت‌آوری درصد بالایی از آن‌ها کار خود را با اجرای یک استراتژی ضعیف ناپیوسته رها کرده‌اند و حتی در مواردی از حدود ۵ پلتفرم مختلف ویدئو کنفرانس استفاده می‌کنند که بسیاری از آن‌ها با هم ناسازگار هستند.

شرکت‌های بزرگ فناوری نسبت به روند رو به رشد محبوبیت و استفاده از ارتباطات مجازی و آنلاین بی‌توجه نبوده‌اند. به دلیل نیاز به یک پلتفرم برای ارتباط کارکنان با یکدیگر بسیاری از این شرکت‌ها برنامه‌های همکاری گروهی را توسعه داده‌اند و یا در حال توسعه برنامه‌های این‌چنینی هستند.

تنها کار کنید اما با نرم‌افزارهای همکاری گروهی با تیم هماهنگ باشید

نرم‌افزار همکاری گروهی مثل شبکه فیسبوک اختصاصی شرکت عمل می‌کند، با این تفاوت که برای بهبود فضای کاری ایجاد شده است نه پرت کردن حواس کارمندان. در واقع، این نرم‌افزارها یک هاب مرکزی است که تمام لایه‌ها و سطوح کارکنان را به هم متصل کرده تا بتوانند با همکار خود تعامل و همکاری مناسب داشته باشند. کانال‌های متصل به هم پیام‌رسان به عنوان اسکلت این سیستم عمل می‌کنند و به همه این امکان را می‌دهند که بتوانند با هرکسی می‌خواهند چت کنند. این سیستم‌ها با اضافه شدن امکان ویدئو کنفرانس، به اشتراک گذاری اتفاقات مهم پروژه‌ها، اعلان‌ها، ایجاد و به اشتراک گذاری فایل‌ها به صورت آنلاین و سرویس ایمیل داخلی توسعه داده شده‌اند. این سیستم‌ها در واقع یک اکوسیستم اداری و کاری آنلاین هستند.

این مفهوم برای اولین بار توسط Slack مطرح و پشتیبانی شد، این پلتفرم اولین نمونه از این نوع بود. از پیشتازان دیگر در این عرصه می‌توان به پلتفرم Microsoft Teams اشاره کرد. نمونه‌های دیگری نیز وجود دارند که از جمله آن‌ها می‌توان به پلتفرم کار گروهی خود فیسبوک اشاره کرد. اکثر شرکت‌های بزرگ نیز به دنبال تولید پلتفرم‌های متفاوت و خاص خود هستند تا از زیر سایه Slack و Microsoft Teams خارج شوند.

آنچه همه این برنامه‌ها انجام می‌دهند این است که کارها را ساده نگه می‌دارند.

هرکس که وارد پلتفرم کار گروهی می‌شود از پروتکل‌های یکسان پیام‌رسانی، تماس ویدئویی و اشتراک فایل و مستندات استفاده می‌کند. هرکس به افراد دیگر متصل است و به سادگی در پایگاه داده قابل جستجو است. همه می‌توانند در ایجاد و ویرایش فایل‌ها، مستندات و پروژه‌های جاری همکاری و مشارکت کنند. بدین ترتیب هرکس با هر دستگاهی که از راه دور و در خانه مشغول کار است می‌تواند به دستگاه‌های سایر کارکنان دسترسی داشته باشد.

اگر می‌خواهید از فلسفه دورکاری و کار از خانه پیروی کنید و از حمایت نسل هزاره برخوردار شوید، راه آن همین است. همه را روی یک سیستم یکسان جمع کنید و از یک رویه مشخص برای ارتباطات استفاده کنید. وقتی زمین بازی مشترک مشخص و ایجاد شد، تمام اعضای تیم می‌توانند از طریق ارسال پیام و یا حتی به صورت چهره به چهره از طریق ویدئو کنفرانس با هم در تماس و ارتباط باشند و همکاری کنند.

در صدر همه مزایای دورکاری باید به این نکته اشاره کرد که دیگر لازم نیست هیچ‌کس هر روز ساعت ۷ صبح در ماشین خود باشد و ترافیک صبحگاهی را تحمل کند.

به زودی زمانی فرا خواهد رسید که رفتن به جلسات ویدئو کنفرانس با قلم و کاغذ نوعی اتلاف وقت به حساب بیاید. چرا که انواع برنامه یادداشت برداری جلسات ویدئو کنفرانس که در دسترس هستند می‌توانند به شما کمک کنند که نکات مهم جلسات به سادگی ضبط کنید و به اشتراک بگذارید. در همین حال با گذر زمان فناوری این نرم‌افزارها نیز پیشرفته‌تر و هوشمندتر می‌شوند.

پس چه نیازی به خودکار هست؟ با یک برنامه هوشمند یادداشت برداری می‌توانید تمام مواردی را که می‌خواهید ضبط کنید و دیگر در طول جلسه حواستان با کشیدن نقاشی‌های بی‌فایده با خودکار تلف نخواهد شد. استفاده از برنامه یادداشت برداری خودکار، دقیق و مبتنی بر شبکه به یک ویژگی استاندارد در ارتباطات مبتنی بر ویدئو کنفرانس تبدیل شده است.

برنامه یادداشت برداری جلسات چیست؟

برنامه‌های یادداشت برداری جلسات یک کار ساده ولی خیلی مهم را به صورت کاملاً اثربخش انجام می‌دهند. در ساده‌ترین نوع این برنامه‌ها، برنامه به شما کمک می‌کند تا آنچه را در یک جلسه ویدئویی می‌گذرد، ضبط و سامان‌دهی کنید. این برنامه‌ها مثل برنامه‌های ژورنال دیجیتال به شما این امکان را می‌دهند تا خلاصه‌های متنی برای جلسه بنویسید و یا خلاصه‌های ویدئویی و صوتی برای جلسه ضبط کنید، نقل‌قول‌ها و همچنین کارهایی که هرکس باید انجام دهد و نکات مهم را برای یادآوری یا انتقال به دیگران ثبت کنید.

نسخه‌های بهتر این برنامه‌ها، یادداشت برداری را طوری انجام می‌دهند که نیازی نباشد پنجره ویدئو کنفرانس را مینیمایز کنید و برنامه یادداشت برداری را باز کنید. چرا که در این صورت حواس شما از مکالمه پرت خواهد شد.

برای مثال شرکت Hugo به تازگی برنامه یادداشت برداری جلسات خود را معرفی کرده است که در برنامه ویدئو کنفرانس Zoom در دسترس است. این برنامه همچنین به برنامه کار گروهی Atlassian نیز اضافه شده بود ولی در ادامه توسط شرکت Slack که البته پلتفرم آن با Hugo نیز سازگار بود، خریداری شد.

می‌توانید نرم‌افزار Hugo را در یک تماس از طریق Zoom اجرا کنید و یا تماس ویدئویی خود را از طریق سرویس Hugo انجام دهید. شما می‌توانید از این نرم‌افزار برای یادداشت برداری جلسات برای اهداف شخصی یا به صورت یک فایل مشترک گروهی استفاده کنید، در حالت گروهی هر یک از اعضای گروه می‌تواند به فایل یادداشت دسترسی داشته باشد. صدای ضبط‌شده و رونوشت جلسات پس از اتمام آن‌ها در دسترس خواهند بود و اعضای شرکت‌کننده می‌توانند یادداشت‌های خود را مشاهده کنند. بدین ترتیب با استفاده از این نرم‌افزار دیگر در طول جلسات نیازی به کاغذ و قلم نخواهید داشت.

جلسه را ترک کنید ولی اطلاعات آن را از دست ندهید

برنامه های یادداشت برداری جلسات مکالمات را به اطلاعات دیجیتال تبدیل کرده‌اند. ما با انقلاب اینترنت متوجه شدیم که اطلاعات دیجیتال را می‌توان به سرعت برای هرکس و به هرجا ارسال کرد. بنابراین یک برنامه یادداشت برداری جلسات مثل Hugo از امکانات رایانش ابری استفاده می‌کنند تا نکات مهم جلسات را در اختیار همه افرادی که به آن‌ها نیاز دارند، بگذارند. این برنامه همچنین می‌تواند آپدیت‌های جلسات و اقدامات لازم را برای افرادی که جلسه را از دست داده‌اند ارسال کند، این برنامه می‌تواند با گروهی در شبکه Slack که نیاز است به اطلاعات جلسات ما دسترسی داشته باشد، ارتباط برقرار کند. این برنامه همچنین می‌تواند به طور خودکار اطلاعات جدید را به سامانه ارتباط با مشتریان اضافه کند و با برنامه‌هایی مثل Salesforce، Jira و Trello یکپارچه شود و ارتباط برقرار کند. همچنین لازم نیست برای ارسال اطلاعات جلسه تا اتمام آن صبر کنید بلکه می‌توانید در خلال جلسه نیز آپدیت‌هایی از جلسه برای افراد مورد نظرتان منتشر کنید.

برنامه های یادداشت برداری جلسات برای تلخیص و به اشتراک گذاری اطلاعات بسیار مناسب هستند ولی چیزی که بسیار جذاب است نسل جدید این نرم‌افزارها هستند که بسیار هوشمندتر می‌شوند و می‌توانند وظایفی را به طور خودکار انجام دهند.

یادداشت برداری با هوش مصنوعی

کنفرانس اخیر Ignite مایکروسافت در اورلاندو حاوی خبرهای مهمی درباره پلتفرم تماس تصویری این غول تجاری، Microsoft Teams،  بود. در این کنفرانس از ویژگی جدید Teams؛ تهیه خودکار رونوشت از ویدئو کنفرانس رونمایی شد. این ویژگی که به زودی منتشر خواهد شد قابلیت این را دارد که در لحظه رونوشت جلسات و تمام بحث‌های انجام‌شده را تهیه کند.

این سطح از خودکار شدن فرایند در کنار شبکه توزیع اطلاعاتی مثل Hugo باعث می‌شود تفاوت قابل‌توجهی در سرعت رسیدن اطلاعات از داخل جلسات به میز کارمندان ایجاد شود.

شرکت BlueJeans نیز چند ماه قبل از سرویس تهیه خودکار رونوشت از جلسات ویدئو کنفرانس در پلتفرم خود رونمایی کرد. این یادداشت بردار مبتنی بر هوش مصنوعی که Eva نام دارد این توانایی را دارد که قسمت‌های مهم‌تر جلسه را هایلایت کند.

به زودی دیگر مدت زمان زیادی برای انتقال اطلاعات و تصمیمات اتخاذشده در جلسات به کارمندان نیاز نخواهد بود و تصمیمات می‌توانند بلافاصله از داخل جلسات به طور خودکار به اطلاع کارکنان ذی‌ربط برسند. با توجه به این سطح از پیشرفت فناوری آیا فکر می‌کنید هنوز هم نیاز است که در جلسات ویدئو کنفرانس، کاغذ و قلم به همراه داشته باشید.

ارتباطات ویدئویی به تدریج در حال تبدیل شدن به یکی از الزامات کار در شرکت‌ها می‌شوند. محبوبیت ویدئو کنفرانس در محیط کار افزایش یافته و این امر باعث بروز نگرانی‌ها و چالش‌هایی در شرکت‌ها شده است. نکته جالب اینجاست که یکی از دلایل خیلی از این مشکلات سادگی استفاده از ویدئو کنفرانس است.

در گذشته مکالمات ویدئویی فقط برای مدیران ارشد شرکت‌ها بود و تنظیمات فنی آن نیز بر عهده نیروهای فنی مشخصی در شرکت بود. اما امروزه به علت سهولت استفاده از ویدئو کنفرانس، همه افراد در همه سطوح اداری از این فناوری استفاده می‌کنند. این امر باعث شده بسیاری از افرادی که پیش از این با هیچ چیز پیچیده‌تری از ایمیل کار نمی‌کردند مجبور باشند تا استفاده از ویدئو کنفرانس را نیز بیاموزند.

افزایش محبوبیت ویدئو کنفرانس باعث بروز مسائل و مشکلاتی شده است، اما در قرن بیست و یکم باید با آغوش باز پذیرای این مشکلات باشیم.

افزایش استفاده از ویدئو کنفرانس از نگاه اعداد و ارقام

هیچ شکی وجود ندارد که در این سال‌ها استفاده از ویدئو کنفرانس با یک رشد انفجاری روبرو بوده است. یک مطالعه که اخیراً توسط Polycom اجرا شده، نشان می‌دهد:

• ۶۸% شرکت‌هایی که مورد مطالعه قرار گرفته‌اند، نسبت به دو سال قبل تماس دریافتی و خروجی تصویری بیشتری داشته‌اند.
• بیش از ۴۰% شرکت‌های مورد مطالعه، ماهانه بیش از ۲۰۰۰ تماس ویدئویی داشته‌اند.
• ۶۲% از افراد مورد مطالعه اعلام کرده‌اند که بیشتر از قبل از برنامه‌های ویدئو کنفرانس مبتنی بر خدمات ابری استفاده می‌کنند.
• ۷۶% افراد از بیش از یک ارائه‌دهنده خدمات ویدئو کنفرانس، خدمت دریافت می‌کنند.
• بیش از ۴۰% افراد گفته‌اند که برایشان مهم است تا خدمات ویدئویی از پخش زنده برای تا ۱۰۰۰ نفر پشتیبانی کنند.
• بیش از نصف افراد در حال آماده شدن برای پیاده‌سازی برنامه‌ای یکپارچه برای ویدئو کنفرانس بودند.

این آمار با دانسته‌های دیگر ما در مورد روند رو به رشد محبوبیت ویدئو کنفرانس همسو هستند. آمارها حاکی از این هستند که بازار ویدئو کنفرانس سالانه حدود ۲۰ درصد رشد دارد و انتظار می‌رود ارزش این بازار به بیش از ۴۰ میلیارد دلار در سال برسد. چند ماه پیش نیز تخمین زده شد که تا پیش از پایان سال ۲۰۱۸ استفاده از ویدئو کنفرانس در ۸۶% کسب‌وکارهای ایالات متحده به یک اتفاق معمول و رایج تبدیل شود.

اگر تا به حال طرفدار استفاده از ویدئو کنفرانس نبوده‌اید، بهتر است به زودی وارد ارتباطات به سبک قرن بیست و یکم شوید.

یک مسئله از جنس قرن بیست و یکم

رشد فزاینده محبوبیت ویدئو کنفرانس باعث به وجود آمدن فرهنگ جدید کاری شده است که در صورتی که این مباحث در سازمان به خوبی روشن نشوند، ممکن است باعث سوءتفاهم‌هایی شوند.

مسئله اصلی اینجاست که روش استفاده از ویدئو کنفرانس برای همه افراد از ناشی گرفته تا باتجربه تغییر کرده است. این فناوری اکنون جزو جدایی‌ناپذیر کارهای اداری است. ابزارهای همکاری مثل Microsoft Teams و Slack انواع ارتباطات داخلی شرکت از ارسال‌های پیام‌های سریع، ایمیل و تماس‌های ویدئویی گرفته تا فضای اشتراکی ذخیره اطلاعات در یک بسته به شرکت‌ها ارائه می‌کنند.

این یکپارچه‌سازی می‌تواند باعث کارایی بیشتر ارتباطات گروهی شود، اما همچنین نیاز است که رویکرد مناسبی برای رسیدن به این مزیت‌ها اتخاذ شود که البته این امر می‌تواند بسیار سخت باشد. بخش زیادی از بار ویدئو کنفرانس بر دوش کارمندان بخش‌هایی به جز بخش IT است. با توجه به ظهور فناوری‌های نوین و سخت‌افزارهای کاربردی و سادگی استفاده از سرویس‌های نرم‌افزاری ارزان‌قیمت، استفاده از ویدئو کنفرانس ساده‌تر شده و رشد بسیاری داشته است. این تحولات باعث شده استفاده از این نوع ارتباطات تصویری بتواند بدون گرفتن کمک از متخصصین IT امکان‌پذیر شود.

با اینکه این اقدام می‌تواند باعث صرفه‌جویی در منابع انسانی شود، بدون آموزش‌های جامع و مجموعه پلتفرم‌ها و پروتکل‌های مشترک، یک سازوکار مدرن ویدئو کنفرانس در دفتر کار می‌تواند باعث سردرگمی کارکنان و پایین آمدن کیفیت جلسات تصویری می‌شود.

مطمئناً ویدئو کنفرانس به سبک قرن بیست و یکم کارها را ساده‌تر خواهد کرد و کمی طول خواهد کشید که کارکنان به سبک جدید کاری عادت کنند.

چگونه از مسئله رشد محبوبیت ویدئو کنفرانس حداکثر بهره را ببریم؟

هیچ جایگزینی برای آموزش کارکنان برای استفاده از پلتفرم‌ها و ابزارهای کار گروهی وجود ندارد. مهم نیست که کارمند از کدام بخش و یا دفتر سازمان شماست، او باید بتواند از پلتفرم مشترک در کل سازمان، استفاده کند. هیچ چیزی به اندازه تعدد غیرضروری کانال‌های ارتباطی برای تعامل کارکنان با یکدیگر نمی‌تواند باعث کندی ارتباطات بین آن‌ها شود.

در ادامه چند پیشنهاد برای مدیریت این مسئله در سازمان آورده شده است:

از خدمات یک پلتفرم استفاده کنید تا حداکثر استفاده را از خدمات ببرید.

خیلی از شرکت‌ها در هر دپارتمان و برای اهداف مختلف از پلتفرم‌های مختلف استفاده می‌کنند. این کار فقط باعث ایجاد مشکل برای کارکنان می‌شود. بهتر است برای یکپارچگی ارتباطات در سازمان خود، یک پلتفرم را که بیشترین سازگاری را با نیازهای ارتباطی شما دارد، انتخاب کنید و در تمام سازمان از آن استفاده کنید. همچنین می‌توانید مقایسه‌ی برخی از پلتفرم‌های محبوب ویدئو کنفرانس را در اینجا و اینجا مطالعه کنید.

در مورد سیاست‌های سازمان برای استفاده کارکنان از سیستم‌های شخصی خودشان محتاطانه عمل کنید.

امروزه خیلی از سازمان از کارکنان خود می‌خواهند تا سیستم و ابزارهای شخصی خودشان را همراه داشته باشند و در شرکت نیز با آن‌ها کار کنند. این امر باعث شده است تا شرکت‌ها بتوانند از مزایای صرفه‌جویی در هزینه‌های خرید تجهیزات بهره‌مند شوند، اما این کار می‌تواند هزینه‌هایی را نیز به سازمان تحمیل کند. برای مثال بعضی از پلتفرم‌های ارتباطی فقط در سیستم عامل خاصی قابل استفاده هستند و یا نیاز به تجهیزات جانبی دیگری دارند. استفاده کارکنان از سیستم‌های شخصی خودشان می‌توانند باعث راحتی بیشتر آن‌ها شود، اما همچنین می‌تواند مشکلاتی در زمینه ارتباطات به وجود بیاورد.

ارتباطات داخلی و خارجی را از هم تفکیک کنید. معمولاً تیم‌های اندکی در سازمان وجود دارند که نیاز دارند به طور مستقیم با مشتریان خارج سازمان در تماس باشند. این افراد نیاز بیشتری به تجهیزات ویدئو کنفرانس دارند و شاید نیاز باشد از دوربین‌های ۴K مانند لاجیتک MEETUP برای برقراری ارتباط استفاده کنند، در حالی که شاید بقیه کارکنان به سادگی و با استفاده از برنامه‌های ساده برای چت بتوانند نیازهای ارتباطی خود را برطرف کنند.

 

ممکن است با توجه به ظهور فناوری‌های جدید، ناگزیر به معرفی ویدئو کنفرانس به عنوان راه اصلی ارتباطی درون و برون سازمانی خود شوید و در این راه با سختی‌های زیادی مواجه شوید. اما عقب‌نشینی نکنید. ویدئو کنفرانس به سرعت در حال تبدیل شدن به مهم‌ترین و کاراترین نوع ارتباط در تمام صنایع و کسب‌وکارهاست.

با تغییراتی که در کسب‌وکارها ایجاد شده است برگزاری جلسات در اتاق‌های کوچک به بخش جدایی‌ناپذیر از آن‌ها تبدیل شده است و دستگاه‌هایی مثل دستگاه ویدئو کنفرانس لاجیتک Connect ابداع شده‌اند تا پاسخگوی این نیاز کسب‌وکارها باشند. از این رو بدون کار کردن در یک محیط تیمی نمی‌توانید درک درستی از این دستگاه به دست بیاورید.

شرکت‌ها به جای اینکه با خرید سخت‌افزارهای گران‌قیمت و هزینه‌های بسیار زیاد نگهداری و تعمیرات تمام اتاق‌های بزرگ جلسات را با تجهیزات ویدئو کنفرانس مجهز کنند، به خرید تجهیزات یکپارچه ویدئو کنفرانس که کوچک‌تر و کاربردی‌تر و مناسب برای اتاق‌های کوچک جلسات هستند گرایش پیدا کرده‌اند.  امروزه شرکت‌های زیادی از اتاق‌های کوچک و فناوری‌های مناسب آن برای جلسات خود بهره می‌برند.

تیم نقد و بررسی دستگاه ویدئو کنفرانس لاجیتک Connect برای چند هفته این دستگاه را برای تماس‌های تصویری خود مورد استفاده قرار دادند. دستگاه ویدئو کنفرانس لاجیتک Connect اگر در محیط مناسب آن استفاده شود، یکی از بهترین گزینه‌هاست.

دوربین ویدئو کنفرانس با قابلیت حمل و جابجایی یک موبایل هوشمند

اولین نکته‌ای که در مورد دستگاه ویدئو کنفرانس لاجیتک Connect نظر شما را به خود جلب خواهد کرد، سادگی حمل و نصب آن است. این دستگاه تقریباً هم‌اندازه یک فلاسک است و جابجایی آن از لپ‌تاپ نیز ساده‌تر است و به راحتی می‌توانید آن در کیف خود جابجا کنید. این ویژگی برای دستگاهی که برای جابجایی سریع در اتاق‌های کوچک جلسات طراحی شده، ضروری است.

باتری دستگاه ویدئو کنفرانس لاجیتک Connect شارژ اولیه و این دستگاه همچنین یک آداپتور برای شارژ باتری همراه دارد. پس از هر بار شارژ، باتری دستگاه برای ۳ ساعت مکالمه تصویری و ۱۵ ساعت مکالمه صوتی انرژی خواهد داشت.

این دستگاه از ویژگی راه‌اندازی خودکار Plug-and-Play لاجیتک برخوردار است و همه درایورهای لازم را نصب می‌کند. این دستگاه همچنین از ماژول ارتباطی بلوتوث نیز استفاده می‌کند و این باعث می‌شود اتصال آن به لپ‌تاپ و تلفن هوشمند راحت باشد. قابلیت اتصال به موبایل یک ویژگی بسیار کاربردی است، البته ظاهراً کاربران هر از گاهی برای اتصال به آیفون با مشکلاتی روبرو می‌شوند.

تنها چیزی که پس از اتصال به Connect برای استفاده از آن برای ویدئو کنفرانس نیاز خواهید داشت، یک صفحه نمایش مناسب است. در اکثر اتاق‌های جلسات یک صفحه نمایش روی دیوار نصب شده است که به سادگی می‌توانید با اتصال دستگاه به آن می‌توانید به سرعت یک مکالمه گروهی را راه‌اندازی کنید.

صدا و تصویر باکیفیت

مثل هر دستگاه دیگری برای استفاده از دستگاه ویدئو کنفرانس Connect به چند مرحله سعی و خطا نیاز خواهید داشت. زاویه دید ۹۰ درجه‌ای و ویژگی فوکوس خودکار این دستگاه را به یک دستگاه بسیار کاربردی تبدیل کرده است، اما با توجه به اینکه این دستگاه بر خلاف وبکم‌هایی که روی صفحه نمایش نصب می‌شوند، می‌تواند هر جایی در اتاق قرار داده شود باید دقت کافی داشته باشید تا دستگاه را در جایی قرار دهید که بتوانید هم‌زمان هم به دوربین دستگاه نگاه کنید هم به صفحه نمایش.

در اتاق جلسه‌ای که صفحه نمایش روی دیوار نصب شده است، باید دستگاه ویدئو کنفرانس لاجیتک Connect را در مرکز و زیر صفحه نمایش قرار دهید. البته پیدا کردن محل دقیق قرار دادن دستگاه با توجه به موقعیت اتاق ارزشش را دارد چرا که به کیفیت بهتر صدا و تصویر منجر خواهد شد.

برای امتحان کیفیت صدا و تصویر دستگاه با همکارانی که در فاصله دوری از ما واقع بودند، تماس تصویری برقرار کردیم و از کیفیت صدا شگفت‌زده شدیم. هیچ‌کس در طول جلسه مجبور نبود تا صدای خود را بلندتر کند و همه چیز واضح و باکیفیت بود. ما همچنین این دستگاه را برای چند اتاق بزرگ‌تر نیز مورد بررسی قرار دادیم، صدای در بزرگ‌ترین اتاق کمی اکو شد ولی در کل صدای با کیفیت بسیار بالایی از طریق دستگاه شنیده می‌شد حتی در حالاتی که فاصله ۲ متری از میکروفون داشتیم.

تصاویر نیز از کیفیت بالایی برخوردار بودند. ما تصاویر ۱۰۸۰p Full-HD را بدون هیچ مشکلی دریافت می‌کردیم و هیچ تأخیری در دریافت تصاویر مشاهده نشد. البته این امر می‌تواند به علت استفاده ما از Zoom و  Skype که از همکاران کلیدی لاجیتک هستند، باشد.

توانایی مهم دستگاه ویدئو کنفرانس Connect زاویه دید آن است که به زوم آن برتری دارد. قابلیت زوم ۴ برابری دیجیتال این دوربین برای گروه ۶ نفره کفایت می‌کند ولی اصلاً قابل مقایسه با زوم اپتیکال رقبای این محصول نیست. البته این محصول نسبت به رقبایی مثل Aver CAM530 توازنی بین هزینه و کارایی ایجاد کرده است. علاوه بر این لاجیتک این محصول را برای اتاق‌های جلسات با تعداد حضار کمتر ارائه کرده است.

حکم نهایی در مورد دستگاه ویدئو کنفرانس Connect : یک دستگاه بی‌نظیر برای اتاق‌های کوچک جلسات

راه‌اندازی ساده و عملکرد مطلوب دستگاه ویدئو کنفرانس Connect از ویژگی‌های بسیار مهم این دستگاه هستند. برای کسانی که مکالمه ویدئویی تک‌نفره انجام می‌دهند استفاده از وبکمی که به سادگی روی مانیتور نصب می‌شود منطقی‌تر به نظر می‌رسد. اما برای کسانی که بیشتر مکالمات آن‌ها به صورت گروهی است، استفاده از دستگاه با عملکرد قابل قبول و قیمت مناسب در اولویت قرار دارد.

مهم‌ترین نکته درباره دستگاه ویدئو کنفرانس Connect این است که اگر تیم شما بخواهند قابلیت جابجایی و همچنین کیفیت بالای صدا و تصویر را به صورت هم‌زمان داشته باشند، این دستگاه یکی از بهترین انتخاب‌ها خواهد بود. این دستگاه طراحی بسیار مناسبی دارد و کاملاً برای کاربردی که برایش در نظر گرفته شده مناسب است. اگر مکالمات تصویری شما تک‌نفره است، استفاده از این دستگاه خیلی منطقی نخواهد بود.

اگر یک کسب‌وکار کوچک دارید و به دنبال سرمایه‌گذاری در ویدئو کنفرانس هستید، با استفاده از خدمات ابری ویدئو کنفرانس می‌توانید تمام نیازهای خود را برطرف کنید. خدمات ابری ویدئو کنفرانس به یک رویه استاندارد در ارتباطات تبدیل شده‌اند و ظهور آن به معنی خداحافظی با تجهیزات پردردسر و پیچیده برای ویدئو کنفرانس است.

اگر از همکاران باتجربه خود پرسید، می‌توانند داستان خریدن تجهیزات سخت‌افزاری و سرورهای گران‌قیمت ویدئو کنفرانس و نصب نر‌م‌افزارهای آن و دیتاسنترها و مشکلات شبکه را برای شما تعریف کنند.

با استفاده از خدمات ابری ویدئو کنفرانس دیگر با این مشکلات مواجه نخواهیم شد. با پرداختن یک حق عضویت سالانه تنها چیزی که باید نگران آن باشید پیدا کردن بهترین دوربین‌ها و میکروفون‌ها برای اتاق کنفرانس است و جالب اینجاست که با هزینه‌ای کمتر از ۲۰۰۰ دلار می‌توانید تصاویری با کیفیت ۴K داشته باشید.

خدمات ابری ویدئو کنفرانس خیلی از مشکلات را ساده کرده‌اند، اما سؤال اینجاست که چگونه از بین ارائه‌دهندگان مختلف بهترین گزینه را انتخاب کنیم؟

انتخاب بهترین خدمات ابری ویدئو کنفرانس

امروزه ده‌ها شرکت ارائه‌دهنده خدمات ابری ویدئو کنفرانس وجود دارند و بسیاری از بهترین پلتفرم‌های ویدئو کنفرانس، فقط در قالب خدمات ابری فعالیت می‌کنند.

برای تعیین بهترین ارائه‌دهنده خدمات، در ادامه با چند ویژگی کلیدی که باید انتظار ارائه آن را از ارائه‌دهنده خدمات داشته باشید، آشنا خواهیم شد:

• امنیت رایانش ابری
• فضای کافی برای ذخیره اطلاعات
• داشتن تمام ویژگی‌های استاندارد ویدئو کنفرانس
• تعدد ویژگی‌های اضافه
• مقیاس‌پذیری برای رشد همراه با رشد کسب‌وکار
• کاربری ساده برای استفاده توسط کاربران غیرحرفه‌ای
• گزینه‌های مختلف ارتباطی جهت کار با تمام دستگاه‌ها

بیایید با (احتمالاً) مهم‌ترین ویژگی آغاز کنیم.

 

امنیت رایانش ابری

عدم پرداخت هزینه برای سرور و دیتاسنتر، احتمالاً بزرگترین مشوق مالی برای استفاده از خدمات ابری ویدئو کنفرانس است، اما این امر خود به علت یک موازنه بین قیمت و امنیت اطلاعات است. در واقع در بیشتر این نوع خدمات، داده‌ها، فایل‌ها و جزئیات اطلاعات شما همگی در دست ارائه‌دهنده خدمات ویدئو کنفرانس شما است و آن‌ها این اطلاعات را در کنار اطلاعات سایر مشتریان ذخیره می‌کنند.

اکثر ارائه‌دهندگان خدمات ابری ویدئو کنفرانس روش‌های امنیتی مورد استفاده خود مثل در دسترس بودن قابلیت رمزگذاری سرتاسری تماس‌ها را اعلام می‌کنند. تحقیقات خود را انجام دهید و اطمینان حاصل کنید که ارائه‌دهنده خدمات شما امنیت بالای اطلاعات شما را تضمین می‌کند.

فضای کافی برای ذخیره اطلاعات

گرایش به استفاده از خدمات ابری ویدئو کنفرانس روز به روز بیشتر می‌شود برای همین یکی از مواردی که برای کاربران بسیار اهمیت پیدا کرده است داشتن فضای کافی برای ذخیره اطلاعات در فضای ابری است. فضای ذخیره اطلاعات یک عامل کلیدی در ایجاد تفاوت بین ارائه‌دهندگان خدمات ابری ویدئو کنفرانس است، چرا که پیاده‌سازی آن بسیار گران‌قیمت است. همانطور که احتمالاً دیده‌اید اولین چیزی ارائه‌دهندگان در ازای پرداخت هزینه بیشتر به شما ارائه می‌دهند، فضای بیشتر برای ذخیره اطلاعات است.

شما  می‌توایند در جدولی که در ادامه آمده است ببینید که چند مورد از بهترین ارائه‌دهندگان خدمات ابری ویدئو کنفرانس چه وضعیتی در فضای ذخیره‌سازی اطلاعات دارند.در واقع شما باید بین هزینه‌ای که می‌کنید و فضای ذخیره‌سازی اطلاعات یک موازنه برقرار کنید. برای مثال گوگل درایو به صورت رایگان ۱۵ گیگابایت فضا در اختیار شما قرار می‌دهد که تقریباً می‌توان گفت برای تمام نیازهای G Suit شما کافی خواهد بود.

 

ظرفیت ذخیره ابری
	نسخه رایگان	نسخه غیر رایگان
Microsoft Teams	۱۰ GB	۱ TB
Zoom	۰ GB	۱ GB (نامحدود در سطح شرکتی)
BlueJeans	N/A	قابلیت ضبط نامحدود
Slack	۵ GB	۲۰ GB (1 TB برای هر عضو در سطح شرکتی)
GoToMeeting	N/A	قابلیت ضبط نامحدود

 

داشتن تمام ویژگی‌های استاندارد ویدئو کنفرانس

اگر با مقالات قبلی این بلاگ همراه بوده باشید با ویژگی‌های استاندارد یک سرویس ویدئو کنفرانس آشنایی دارید، خوشبختانه اکثر ارائه‌دهندگان خدمات ابری ویدئو کنفرانس این ویژگی‌ها را در خدمت خود دارند. اما اگر یکی از این ویژگی‌ها در خدمات یک ارائه‌دهنده وجود نداشته باشد به این معنی خواهد بود که این سرویس ناقص است و باید با دقت بیشتری آن را بررسی کنید.

یک راهکار استاندارد ویدئو کنفرانس باید شامل ویژگی‌های زیر باشد:

• امکان تماس تصویری هم‌زمان برای حداقل شش نفر
• امکان به اشتراک گذاری صفحه نمایش
• امکان ضبط و ذخیره ویدئو
• قابلیت تنظیم زمان‌بندی جلسات با تقویم سازمان
• قابلیت ارسال پیام کوتاه و سریع در جلسات
• قابلیت به اشتراک گذاری فایل
• قابلیت کار با نرم‌افزارهای پرکاربرد
• قابلیت نمایش تمام صفحه
• طراحی مناسب پنجره برای چت کردن
• قابلیت مینیمایز کردن تصویر
• بسیاری ویژگی‌های دیگر

بعد از اینکه از وجود ویژگی‌های استاندارد مطمئن شدید وارد قسمتی می‌شوید که بین خدمات مختلف تفاوت ایجاد می‌کند و باید تصمیم بگیرید که می‌خواهید کدام خدمات را از سرویس انتخابی دریافت کنید. ویژگی‌های اضافه شامل مواردی مثل امکانات کنترلی پیشرفته برای مکالمات، سازگاری با نرم‌افزارهای خاص، قابلیت ترجمه، قابلیت نوت‌برداری خودکار و قابلیت ایجاد دسترسی به جلسه برای افراد مختلف اعم از عضو سامانه یا غیرعضو می‌شوند که با توجه به ماهیت کسب‌وکار خود ممکن است به آن‌ها نیاز داشته باشید.

مقیاس‌پذیری برای رشد همراه با رشد کسب‌وکار

ممکن است با تخمین اشتباه رشد تیم خود در دام یک عضویت اشتباه و نامناسب بیفتید. هر شرکت ارائه‌دهنده خدمات ویدئو کنفرانس با توجه میزان هزینه و سرمایه‌گذاری شما محدودیت‌هایی برای تعداد میزبانان و یا تعداد افرادی که می‌توانند از محصول آن‌ها استفاده کنند، وضع می‌کند. پس بهتر است در مورد رشد و آینده کسب‌وکار خود دید داشته باشید و با توجه به آن اقدام به خرید سرویس کنید، چرا که ممکن است در حال حاضر فقط شش نفر باشید ولی در آینده چندین دفتر در سراسر دنیا داشته باشید و شرکت ارائه‌دهنده نیز نباید محدودیتی در ارائه خدمات به شما با هر سایزی داشته باشد.

 

کاربری ساده برای استفاده توسط کاربران غیرحرفه‌ای

بهترین خدمات ویدئو کنفرانس خدماتی هستند که کاربری آن‌ها ساده باشد، چرا که امروزه بسیاری از افراد غیرحرفه‌ای نیز در کارهای روزمره خود نیاز به استفاده از ویدئو کنفرانس دارند. می‌توان یک قاعده کلی برایث این سادگی بیان کرد و آن این است که پس از نصب اولیه برنامه توسط کارکنان حوزه IT، کاربران عادی بتوانند در طول اولین جلسه ویدئو کنفرانس طریقه استفاده از آن را بدون کمک کارکنان IT بیاموزند.

برای یافتن پلتفرم‌هایی با کاربری ساده، بهتر است از نسخه رایگان و آزمایشی آن‌ها استفاده کنید؛ همچنین می‌توانید از مقایسه‌‌های پلتفرم موجود در سایت ما نیز مطالعه کنید تا در عمل با نحوه کاربری برنامه‌ها آشنا شوید. شما باید به دنبال راهکاری با رابط کاربری ملموس و قابل درک باشید که باعث می‌شود کارهایی مثل زمان‌بندی جلسات، راه‌اندازی و میزبانی یک جلسه، حذف و اضافه کردن مخاطبین و سوئیچ کردن بین ویژگی‌های استاندارد و ویژگی‌های اضافه تسهیل شوند.

گزینه‌های مختلف ارتباطی جهت کار با تمام دستگاه‌ها

شما باید به دنبال سرویسی باشید که با تمام دستگاه‌ها و پلتفرم‌هایی که با آن‌ها کار می‌کنید، سازگار باشد. این دستگاه‌ها شامل دستگاه‌های شخصی کارکنان، به خصوص گوشی‌های هوشمند و هر نرم‌افزار مبتنی بر موبایل و اینترنت می‌شود که در داخل یا خارج از شرکت برای برقراری ارتباط از آن‌ها استفاده می‌کنید. برای اطمینان از این ویژگی‌ها در خدمات ابری ویدئو کنفرانس فقط کافی است با یکی از نمایندگان شرکت ارائه‌دهنده یک چت داشته باشید.