برگزاری ویدئو کنفرانس بدون نقص – به جلسات خود مسلط شوید

با وضعیت فعلی جامعه و شیوع ویروس کرونا بسیار از افراد مجبور به دورکاری و کار از خانه شده‌اند. این تغییر برای بسیاری تغییر به نسبت ساده‌ای بوده‌است، اما برای برخی تجربه‌ی یادگیری زیادی برای کار با تجهیزات ویدئو کنفرانس بوده‌است. این نکته که بتوانید کاری کنید تا تمامی کارکنان شما با کار کردن به این نحوه راحت باشند بخش مهمی از این تغییر است و در این مطلب به معرفی نکاتی می‌پردازیم تا به برگزاری جلسات ویدئو کنفرانس بدون نقص بپردازید.

با توجه به مزایای دورکاری و سادگی استفاده از نرم افزارهای ویدئو کنفرانس پیشبینی می‌شود که در دوران پسا کرونا نیز ۴۱ درصد از کارکنان به صورت دورکار باقی بمانند. در این صورت شما باید بدانید که برگزاری ویدئو کنفرانس بدون نقص چگونه صورت می‌گیرد.

می‌خواهیم تا به ۴ نکته اصلی بپردازیم. این ۴ نکته شامل:

• از بین بردن عوامل عدم تمرکز

• بکگراند تصویر

• انتخاب تجهیزات مناسب

در ادامه به توضیح هریک از این این نکات می‌پردازیم.

از بین بردن عوامل عدم تمرکز

در خانه عوامل بسیاری وجود دارند که می‌‌توانند تمرکز شما را به هم بزنند. اگر از خانه کار می‌کنید باید این عوامل را به حداقل میزان خود برسانید تا بتوانید به برگزاری جلسات ویدئو کنفرانس بدون نقص بپردازید. زیرا این عوامل در برگزاری جلسات ویدئو کنفرانس می‌توانند تا نه تنها تمرکز شما، بلکه تمرکز افرادی که به آن‌ها در جلسه حضور دارید را نیز برهم بزند.

در هر محیطی صداهای نویز و اضافی وجود دارند که می‌توانند تمرکز بقیه افراد را در یک جلسه ویدئو کنفرانس برهم بریزند. اگرهم در محیطی ساکت و آرام به حضور در ویدئو کنفرانس می‌پردازید نیز باید توجه کنید که صدای تایپ شما بر روی کیبورد و صدای کشیده شدن صفحات کاغذ بر روی یکدیگر بسیار بیشتر از آنچه شما تصور می‌کنید است.

اگر جلسه ویدئو کنفرانس به صورت وب کنفرانس نیست و مجبور نیستسد تا تمام طول جلسه را به صحبت بپردازید بهتر است تا در زمانی که صحبت نمی‌کنید میکروفون خود را غیر فعال کرده تا از ارسال صدای نویز محیط خود به داخل جلسه جلوگیری کنید.

همچنین می‌توانید این کار را با تهیه یک هدست اداری مناسب که دارای میکروفون نویزکنسلینگ است یا قابلیت فعالسازی و غیرفعالسازی میکروفون را از طریق خود هدست دارد نیز انجام دهید.

بکگراند تصویر

داشتن تصویری مناسب در پشت سر خود به اندازه‌ی داشتن پوشش مناسب در جلسات ویدئو کنفرانس اهمیت دارد؛ زیرا در این جلسات این تنها شما نیستید که دیده می‌شوید، بلکه تصویر اطراف شما نیز در تصویر قرار می‌گیرند. تلاش کنید تا تصویر بکگراند خود را تا جای ممکن ساده نگه دارید و ترجیهاً و در صورت امکان پشت به یک دیوار ساده بنشینید.

نورپردازی تصویر خود را نیز تنظیم کنید، بهتر است تا رو به یک پنجره بنشینید تا با کمک نور طبیعی چهره خود را نمایش دهید. همچنین می‌توانید با قرار دادن یک چراغ مطالعه  نیز چهره خود را روشن کنید. به یاد داشته باشید هرچقدر چهره شما روشن‌تر باشد، تصویر شما با وضوح بیشتری نمایش داده می‌شود. البته به این نکته نیز توجه کنید که با روشن کردن بیش از حد چهره شما به صورت یک ساده سفید به دیگران نمایش داده می‌شود پس بهتر است تا نورپردازی تصویر خود را تنظیم نمایید.

برای داشتن بهترین حالت نمایش در یک جلسه ویدئو کنفرانس پیشنهاد می‌کنیم تا مطلب حرفه‌ای دیده شوید را مطالعه نمایید.

به جایگاه و حالت دوربین خود نیز توجه کنید. دلیل این که تمامی لپتاپ‌ها دوربین وبکم خود را در بالای صفحه نمایش قرار می‌دهند این است که با نگاه شما به صفحه لپتاپ چشمان شما در یک زاویه با دوربین قرار می‌گیرد. پس اگر برای ارتقا وبکم خود از یک وبکم حرفه‌ای استفاده می‌کنید بهتر است تا آن را در بالای صفحه نمایش خود نصب کنید.

برای مطالعه بیشتر در رابطه با قابلیت‌های وبکم‌های اکسترنال پیشنهاد می‌کنیم تا مطلب دلیل برتری وب کم حرفه‌ای را مطالعه نمایید.

انتخاب تجهیزات مناسب

در دورکاری برای حضور در جلسات ویدئو کنفرانس نیاز به خرید ویدئو کنفرانس مناسب ندارید؛ اما همچنان می‌بایست تا از تجهیزات تماس تصویری مناسب استفاده نمایید. اگر به کامپیوتر خود در حلسات ویدئو کنفرانس شرکت می‌کنید سعی کنید تا لپتاپی را تهیه نمایید که برای انجام این کار مناسب باشد، ویژگی‌های یک لپتاپ مناسب را می‌توانید در مطلب لپتاپ مناسب برای ویدئو کنفرانس مطالعه نمایید.

اگر درحال حاضر لپتاپی دارید و قصد استفاده از آن را دارید اما از کیفیت تصویر و صدای آن رضایت کافی را ندارید می‌توانید با تهیه یک وب کم مناسب هردو این مشکلات را برطرف نمایید.

همچنین با افزایش کیفیت فوق‌العاده دوربین دستگاه‌های همراه نیازی به کامپیوتر برای حضور در جلسات ویدئو کنفرانس را ندارید و اگر برگزار دهنده جلسه نیستید و تنها در جلسات حضور پیدا می‌کنید نیازی به کامپیوتر برای این کار ندارید. می‌توانید با استفاده از نرم‌افزار کنفرانس موبایل مورد استفاده توسط کسب و کار خود و استفاده از تلفن همراه مناسب تماس تصویری در جلسات حضور پیدا کنید.