به هنگام ورود به دفتر کار هوشمند و پس از سلام و احوالپرسی با همکاران با یک صفحه تلویزیون HD، کامپیوتر، تقویم دیجیتال و میز هوشمند خود روبرو خواهید شد.
صفحه نمایشی که در راهرو آویزان شده است با به صدا در آوردن زنگ گوشی هوشمندتان، رسیدن شما را اعلام می‌کند و به رئیس خبر می‌دهد که شما برای ملاقات‌های احتمالی که ممکن است از طرف او درخواست شود، آماده‌اید. کامپیوتر شما مانند حیوان خانگی است که در محل کار نگه می‌دارید، همیشه از دیدن شما خوشحال می‌شود و اخبار روز را به شما تحویل می‌دهد.
میز کار شما می‌تواند از طریق ساعت هوشمند، ضربان قلبتان را حس کند و می‌داند که صندلی شما را تا چند درجه خم کند تا آرامش لازم را برای عضلات شما فراهم کند.
این حالت، شروعی خوب و منظم برای یک روز کاری است که توسط دفتر کاری هوشمند تحقق یافته و به آرامی پای خود را به دفاتر ایالات متحده و فراتر از آن می‌گذارد.
هوشمند بودن به معنای کارآمد بودن است
برای روشن شدن این قضیه، باید بگوییم که درباره حالتی صحبت نمی‌کنیم که در آن همه ما مثل انسان‌های آینده در انیمیشن Wall-E، در مبلمان مجهز دفاتر خود بی‌کار و بی‌حرکت ولو شده باشیم.
در واقع دفتر کار هوشمند و تجهیزات آن، ارتباطات دیجیتالی را به دنیایی که در آن راه می‌روید، کار می‌کنید و مشغله‌های روزانه خود را می‌گذرانید، متصل می‌کند. فناوری اینترنت اشیاء، این امکان را برای مبلمان و دستگاه‌های اطراف شما فراهم می‌کند تا سیگنال‌هایی را برای تعامل بیشتر به اینترنت بفرستند و هر چیز دیگری را که دسترسی به اینترنت دارد، کنترل کنند.
این همان فناوری است که در یخچال‌ها فهرست مواد غذایی را لیست می‌کند، در ماشین‌های لباسشویی به صورت مرتب مواد شوینده مورد نیاز را سفارش می‌دهد و در اسپیکرهای هوشمند به شما اجازه می دهد چراغ را با فرمان صوتی خود خاموش کنید. هنگامی که این اشیاء به عنوان کارمند وارد دفتر کار می‌شوند، باید آن‌ها را به سمت عملکردی مطلوب سوق داد. آن‌ها باید بدون نیاز به حضور شما توانایی برنامه‌ریزی جلسات و بررسی ایمیل‌های شما را داشته باشند. آن‌ها باید با توجه به شناسه دیجیتالی شما، قادر به تشخیص شما بوده و اتاق را با توجه به ترجیحات شخصی شما تنظیم کنند. آن‌ها برای اجرای روان و منظم همه وظایف خود باید با محیط اطراف خود در تماس باشند.
تحقق دفتر کار هوشمند از طریق IoT(اینترنت اشیاء)
میزهای هوشمند که می‌توانند با شما ارتباط برقرار کنند، برای خرید در دسترس هستند. شرکت نیویورکی Humanscale، سنسورهای مختلفی را در میز و صندلی‌های خود قرار داده تا مدت زمانی را که یک کاربر در ایستگاه کاری خود نشسته یا ایستاده است، بررسی کنند. این ایده به دلیل تشویق کارکنان به تحرک بیشتر ارائه شده تا کارکنان برای بهبود جریان خون، جای خود را به طور مرتب تغییر دهند تا از بیماری‌های قلبی و فشار خون بالا پیشگیری شود. این وسایل یک سنسور دارند که قادر به نظارت بر محیط اطراف آن است و در مواقع لزوم این سنسور نه تنها به کاربر هشدار می‌دهد، بلکه حتی به صندلی او متصل شده و آن را برای تنظیم حالت مناسب، کنترل می‌کند.
حالا که مبلمان اداری می‌توانند این کارها را انجام دهند، چرا نتوانند با سایر دستگاه‌های هوشمند برای کنترل کل اتاق یا ردیابی حرکت یا عدم حرکت در داخل دفتر، به صورت یکپارچه عمل کنند؟
می توان گفت میز شما با تقویم روی آن صحبت می‌کند و می‌داند که برای جلسه دیر کرده‌اید، چون متوجه می‌شود که هنوز پشت میز کار خود هستید. در این حالت می‌تواند از طریق یک یادداشت که از رایانه شما پخش می‌شود یا از طریق چشمک زدن بر روی صفحه نمایش شما … و یا حتی از طریق صندلی و حرکت دادن آن، این موضوع را یادآوری کند.
اتاقی برای راه‌اندازی سریع و خودکار ویدئو کنفرانس
Cisco به تازگی یک اتاق هوشمند را توسعه داده که در لحظه ورود، می‌تواند از طریق گوشی هوشمندتان، شما را شناسایی کند. تنظیمات دوربین و میکروفون‌های آن می‌تواند به صورت خودکار با حضور و یا صدای تماس‌گیرنده تغییر کند و بدون هیچ گونه کمکی تمرکز جلسه را به سمت سخنران فعلی تغییر دهند. به همین ترتیب، مایکروسافت با لاجیتک همکاری کرده و یک پایه هوشمند را که با تبلت سازگاری دارد توسعه داده تا از صفحه لمسی تبلت برای تسهیل شروع تماس تصویری استفاده کند.
شاید به این فکر کنید که چقدر خوب می‌شد که دستگاه‌های هوشمند مخصوص اتاق جلسات می‌توانستند نور و حتی پرده‌ها را از طریق فرمان صوتی تنظیم کنند، ولی در واقع، اکنون فناوری‌های هوشمندی وجود دارند که بدون این که از آن‌ها خواسته شود، این کارها را انجام می‌دهند. پس شما یک سیستم کامل در اختیار خواهید داشت که اجزای آن به صورت یکپارچه با هم کار می‌کنند تا اطمینان حاصل شود که جلسات شما به بهترین شکل ممکن برگزار خواهند شد.
با پیشرفت دفتر کار هوشمند و مبلمان اداری مخصوص آن، دستگاه‌های هوشمند به میزهای کنفرانس، دسته‌های صندلی و پانل‌های سقفی نیز اضافه خواهند شد. هر کلمه از مکالمه شما توسط ربات‌های AI که روی پلتفرم ویدئو کنفرانس نصب شده‌اند، ثبت می‌شود. همچنین اسکایپ به صورت خودکار رونوشت مکالمات را تهیه می‌کند و با افراد حاضر در جلسه به اشتراک می‌گذارد.
در دفتر کار هوشمند پس از پایان جلسه یا روز کاری، شما فقط بلند شده و خداحافظی می‌کنید، سپس تمام دستگاه‌های هوشمند، خود را برای شروع روزی دیگر و خوش‌آمدگویی به شما در هنگام صبح آماده خواهند کرد.