امروزه شرکت‌ها تمایل چندانی به راه‌اندازی تجهیزات پیچیده برای ویدئو کنفرانس ندارند. فراگیر شدن تماس‌های تصویری و وجود تنوع بسیار در خدمات ارائه‌دهندگان راهکارهای ویدئو کنفرانس باعث شده است که انتخاب سرویس مناسب به یک فرایند پیچیده و سردرگم‌کننده تبدیل شود.
نتایج تحقیقاتی که اخیراً انجام شده نشان می‌دهد ۶۲ درصد از سازمان‌ها در دفاتر خود از ۳ یا بیش از ۳ راهکار ویدئو کنفرانس استفاده می‌کنند. این آمار همچنین نشان می‌دهند که ۲۰ درصد از کسب‌وکارهای آمریکایی از ۵ راهکار ویدئو کنفرانس مختلف استفاده می‌کنند.
چه مواردی را باید در هنگام انتخاب راهکارهای ویدئو کنفرانس مدنظر قرار دهیم؟
کاربردهای سرویس‌ها و راهکارهای تجاری ویدئو کنفرانس در سه دسته متفاوت قابل بررسی هستند: پلتفرم‌های همکاری گروهی مثل Slack، پلتفرم‌های تماس تصویری برای اتاق‌های کوچک و سیستم‌های سنتی اتاق‌های بزرگ ویدئو کنفرانس با ست‌آپ پیچیده و دائمی.
گزینه‌های زیادی پیش روی شرکت‌ها وجود دارد. در ادامه این مقاله برای تسهیل انتخاب و تصمیم‌گیری به ۵ ویژگی کلیدی که باید در انتخاب یک سرویس ویدئو کنفرانس به آن‌ها توجه شود، می‌پردازیم. گزینه مناسب و جواب برای هرکس متفاوت است اما هرکس برای اینکه مجبور نشود به جای یک سرویس از ۵ سرویس متفاوت استفاده کند باید بتواند به پنج سؤال پایه‌ای پاسخ بدهد.
هزینه سرویس ویدئو کنفرانس انتخابی چقدر خواهد بود؟
هزینه‌های مرتبط با ویدئو کنفرانس به سه دسته عمومی تقسیم می‌شوند؛ سخت‌افزار، نرم‌افزار و تجهیزات ذخیره اطلاعات. هزینه‌های سخت‌افزار معمولاً شامل مواردی چون وبکم‌ها و میکروفون و اسپیکرها می‌شود. البته میزان این هزینه‌ها کاملاً به شیوه انتخابی شما برای ویدئو کنفرانس بستگی دارد و به هر حال در حداقلی‌ترین حالت ممکن به وبکم، میکروفون و اسپیکر نیاز خواهید داشت. بیشترین هزینه مربوط به حالتی می‌شود که بخواهید یک اتاق جلسات بزرگ را برای ویدئو کنفرانس تجهیز کنید، سؤالی که باید از خودتان بپرسید این است که آیا واقعاً به تماس تصویری با بیش از ۶ نفر حاضر در جلسه نیاز دارید یا خیر. اگر پاسختان منفی باشد، گستره وسیعی از دوربین‌ها و اسپیکرهای کوچک و قابل‌حمل وجود دارند که می‌توانند حتی با هزینه‌ای حدود ۹۰۰ دلار (مثل Logitech MeetUp) پاسخگوی نیاز شما باشند.
همچنین می‌توانید برای ذخیره اطلاعاتی نظیر صداها و تصاویر ضبط شده و یا فایل‌های مربوط به جلسه از خدمات ابری استفاده کنید که پرداخت حق اشتراک ماهانه آن‌ها به مراتب کمتر از هزینه خرید تجهیزات و زیرساخت‌های ذخیره اطلاعات است. خیلی از شرکت‌های بزرگ ارائه‌دهنده راهکارهای ویدئو کنفرانس مثل Skype و Join.Me خدمات ذخیره اطلاعات در فضای ابری را نیز ارائه می‌کنند.
امنیت سرویس انتخابی چقدر است؟
استفاده از خدمات ابری می‌تواند به این معنی باشد که کنترل و حفاظت از اطلاعات خود را به کس دیگری سپرده‌اید. درست است که ذخیره اطلاعات در این حالت ارزان‌تر است، اما ریسک دستبرد به اطلاعات همواره در صورت استفاده از سرویس‌های شخص ثالث وجود دارد. البته با استانداردهای جدید امنیتی و رمزگذاری سرتاسری (end-to-end encryption) که خیلی از ارائه‌دهندگان راهکارهای ویدئو کنفرانس ارائه می‌دهند، نگرانی‌های امنیتی برطرف شده‌اند. پس باید به دنبال سرویسی باشید که از رمزگذاری سرتاسری استفاده می‌کند. بقیه ویژگی‌های مثل بستن جلسه برای افراد دیگر نیز می‌توانند به امنیت بیشتر جلسات کمک کنند.
ارتباط چقدر قابل‌اطمینان است؟
سرعت و قابلیت اطمینان ارتباط شما به زیرساخت‌های داخلی شما و نرم‌افزاری که ارائه‌دهنده سرویس ویدئو کنفرانس شما توسعه داده است، بستگی زیادی دارد، اما طبق معمول بین سرویس ارائه‌دهندگان مختلف تفاوت‌هایی وجود دارد. اول از همه از داخل سازمان خود شروع کنید، پس در ابتدا از بررسی وضعیت اینترنت خود شروع کنید و در ادامه کامپیوترهای خود را به‌روزرسانی کنید.
برای پیدا کردن یک راهکار ویدئو کنفرانس که کیفیت ارتباط مناسبی دارد، ایده خوبی است که از نام‌های بزرگ مثل سیسکو، پلی کام و مایکروسافت استفاده کنید. زیرساخت‌های قوی‌تر به معنی ارتباط بهتر است. گزینه‌های مبتنی بر خدمات ابری مثل زوم و بلوجینز نیز انتخاب‌های مناسبی هستند.
استفاده از سرویس چقدر ساده است؟
مثل تمام تجهیزات محل کار، ارتباطات ویدئویی شما نیز در صورتی کارایی خواهند داشت که کارمندان شرکت مهارت استفاده از آن را داشته باشند. حتی مایکروسافت باید به فکر ایجاد تغییرات در تجهیزات ویدئو کنفرانسی که ارائه می‌داد افتاد، چرا که استفاده از آن‌ها بسیار سخت بود. نتیجه این تغییرات Skype Room Systems بود که دارای هاب مرکزی هستند که با یک تاچ اسکرین کنترل می‌شود و می‌توان جلسات را با یک تبلت که در اتاق جلسات قرار دارد راه‌اندازی و مدیریت کرد.
این رویه‌ای است که شما نیز باید به کار بگیرید. برای سال‌های زیادی، سخت‌ترین قسمت یک ویدئو کنفرانس، راه‌اندازی و شروع تماس بود، باید تمام افراد به شبکه متصل می‌شدند و نور و زاویه دوربین به درستی می‌شد. اما در حال حاضر وبکم‌هایی در اختیار داریم که زوم خودکار دارند و نور را به صورت خودکار تنظیم می‌کنند، همچنین سیستم‌هایی وجود دارند که می‌توان آن‌ها را با موبایل هوشمند و یا حتی دستورهای صوتی فعال و از آن‌ها استفاده کرد. سیستم را به طور کامل برای خودتان، کارمندان و به خصوص کارمندانی که آشنایی کمتری با فناوری‌های نوین دارند، امتحان کنید. مهم‌ترین دلیلی که سیستم‌های گران‌قیمت ویدئو کنفرانس کنار گذاشته شدند، پیچیدگی استفاده از آن‌ها بود.
این سرویس چگونه با جریان کاری روزانه ما یکپارچه خواهد شد؟
مطمئناً باید دنبال راهی باشید که شما از استفاده همزمان از ۵ راهکار ویدئو کنفرانس مختلف بی‌نیاز سازد. Slack و رقبای آن مثل Google Hangouts Meet، Workplace by Facebook و Skype Teams بسیار مورد توجه شرکت‌ها قرار گرفته‌اند، چرا که تمام نیاز کارمندان شرکت را در یک سیستم تجمیع کرده‌اند. موردی ندارد که در اتاق‌های مختلف از تجهیزات متفاوتی برای ویدئو کنفرانس استفاده کنید، اما همه آن‌ها باید به شبکه متصل شوند و مثل هم کار کنند. برای مثال Slack پلتفرم تماس تصویری خودش را دارد، اما می‌توانید برای تماس با سایر قسمت‌های شرکت خود از نرم‌افزارهای شخص ثالث نیز استفاده کنید.
مطمئناً نمی‌خواهید هر یک از کارمندان شرکتتان به یک زبان خاص صحبت کنند و بقیه متوجه حرف‌هایش نشوند، پس بهتر است با فراهم کردن سیستم‌های مناسب، یکپارچه و هماهنگ ویدئو کنفرانس از این امر جلوگیری کنید.