از طریق یک برنامه می‌توانید کل موارد مربوط به کار خود را در کامپیوتر خود بررسی کنید. جمله اول ایمیل ارسال‌شده توسط سرپرست تیم، در گوشه‌ای از صفحه دسکتاپ شما قرار می‌گیرد، در همان زمان موضوع گفتگوی شما با همکاران در طرف دیگر دیده می‌شود. وضعیت پروژه در وسط صفحه قرار دارد و درست زمانی که فعالیتی را انجام می‌دهید، به روز می‌شود. یک آیکون تماس ویدیویی در گوشه پایین سمت راست دیده می‌شود و به شما اطلاع می‌دهد که یکی از هم‌تیمی‌های شما می‌خواهد تماسی رودررو با شما داشته باشد. این فقط بخشی از قابلیت‌های ارتباطات یکپارچه ارائه‌شده توسط ارائه‌دهندگان خدمات فناوری اطلاعات و ویدئو کنفرانس است. این ارتباطات یکپارچه به زیرساخت‌های پیچیده و سخت‌افزار اختصاصی و گران‌قیمت نیاز دارند، اما جنبه‌هایی از ارتباطات دیجیتال یک شرکت را در کنار هم جمع می‌کند.
سناریوی فوق، توسط برنامه‌ای به نام Slack انجام شد که چند سال پیش برای ایجاد نوع جدیدی از ابزارهای تجاری تحت مفهوم همکاری در محل کار ایجاد شد. نقطه برخورد همکاری در محل کار، ارتباطات یکپارچه و ویدئو کنفرانس باعث ایجاد دفاتر اداری مدرن خواهد شد.
محیط کار دیجیتالی به دور از پیچیدگی
خواسته‌های ما را از ارتباطات یکپارچه به صورت کامل برآورده نمی‌کند. این برنامه زیبا و مدرن نیست و همچنین داخل و خارج سازمان را به هم ارتباط نمی‌دهد. با این وجود به اندازه کافی به خواسته‌های ما نزدیک بوده و کاربرپسند است و می‌تواند دلیلی برای توقف جستجوها در مورد بهترین تکنولوژی‌های کسب‌وکار باشد.
محبوبیت آن غیرقابل‌انکار است، ۴ میلیون کاربر فعال روزانه دارد که ۱٫۲۵ میلیون از آن‌ها حق اشتراک پرداخته‌اند. نسخه مایکروسافت که Teams نام دارد به ۳۰۰۰۰ کسب‌وکار مختلف فروخته شده است و نسخه فیس بوک نیز که Workplace by Facebook نام دارد، توسط ۱۴۰۰۰ کسب‌وکار مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرد.
در حقیقت، Slack بیش از هر برنامه ارتباطات یکپارچه دیگری شبیه به فیس بوک عمل می‌کند. پس از دانلود برنامه، می‌توانید تمام نرم‌افزارها و سخت‌افزارهایی (موارد ساده مانند وب کم ، نه مراکز پیچیده داخلی) را که برای انجام انواع کارها از جمله ایجاد یک فایل متنی برای حضور در یک کنفرانس ویدئویی استفاده می‌شوند، راه‌اندازی کنید.
به همین دلیل کارشناسان حوزه صنایع فکر می‌کنند مفهوم همکاری در محل کار، معنای اصطلاح ارتباطات یکپارچه را تغییر خواهد داد.
پیش‌بینی از آینده ویدئو کنفرانس و ارتباطات یکپارچه
Scott Wharton یک کارشناس خبره در حوزه فناوری است. او به عنوان معاون رئیس و مدیر کل همکاری‌های Logitech Video، در حال تولید محصولاتی برای تحولات محیط کار است (در بخش بررسی محصولات به بررسی برخی از این محصولات می‌پردازیم). تیم وی در حال ساخت دوربین‌ها و کنسول‌های ویدئویی کوچک‌تر و ساده‌تر هستند، همان‌طور که از همکاری آن‌ها با مایکروسافت در سیستم‌های اتاق چت اسکایپ مشهود است، آن‌ها به دنبال بازار انعطاف‌پذیرتری هستند.
Wharton اخیراً خاطرنشان كرد كه جذابیت ابزارهای همکاری در محل کار تأثیر زیادی بر صنعت خواهد گذاشت.
او می‌افزاید: همکاری در محل کار به بزرگ‌ترین عرصه نبرد برای ارتباطات سازمانی تبدیل خواهد شد. بازار با حضور مایکروسافت، سیسکو و شرکت‌های دیگر در بالاترین سطح خود قرار دارد و چالش‌های جدیدی نیز تحت تأثیر Slack و Google ایجاد خواهند شد. دنیای ویدئو کنفرانس، ارتباطات یکپارچه و ارتباطات پیامی در محل کار به یک نقطه مشترک و واحد می‌رسند. بازار، اصطلاح «ارتباطات یکپارچه» را به طور کامل رها می‌کند، و به جای آن از اصطلاحاتی مثل «همکاری‌های درون تیمی»، «ارتباطات هوشمند» و نظایر استفاده می‌کند.
آینده همکاری در محل کار
در حالی که Polycom نمایشگرهای تلفنی پیشرفته را ایجاد و سیسکو روش‌های جدیدی را برای برقراری ارتباط در طی مکالمات ویدیویی ایجاد می‌کند، کارمندان در دفاتر خود پیام می‌دهند و از طریق لپ‌تاپ‌های خود با Slack و برنامه‌های جانبی آن تماس تلفنی برقرار می‌کنند.
راه‌حل ساده‌تر به شما امکان می‌دهد تا در لحظه و در هر مکانی از جمله خانه، با همکاران خود همکاری داشته باشید، حتی بدون این که از روی صندلی کار خود تکان بخورید. اگر کارمندان نیاز به حضور هم‌زمان در یک سمت تماس ویدیویی داشته باشند، ترجیح می‌دهند که جلسه را در اتاق‌های کوچک، فشرده و مشترک که فضای کافی دارند، برگزار کنند که برای اجرای آن به هیچ‌گونه پشتیبانی از طرف بخش IT احتیاج ندارند.
آنچه در آینده رخ خواهد داد، باید شامل به روز شدن دستگاه‌های شما نیز باشد. در آخر باید گفت، هدف اصلی، ایجاد پلی بین لپ‌تاپ روی میز کار شما و دنیای کسب‌وکار و خارج سازمان شماست. این مورد می‌تواند به آسانی استفاده از مکالمات ویدئویی گروهی که با صفحه سبز موجود در دوربین می‌توان پشت زمینه تماس‌گیرنده را تغییر داد و یا به پیچیدگی به وجود آوردن یک محل ملاقات کاملاً دیجیتالی باشد، که Altspace VR به عنوان یکی از متخصصان واقعیت مجازی سعی در انجام آن دارد.
پس از فروکش کردن غبار ناشی از برخورد ارتباطات یکپارچه و همکاری‌های عملی در محل کار، چشم‌انداز واضح‌تری از شرایط کاری آینده در محل کار خواهیم داشت.