ارتباطات ویدئویی به تدریج در حال تبدیل شدن به یکی از الزامات کار در شرکت‌ها می‌شوند. محبوبیت ویدئو کنفرانس در محیط کار افزایش یافته و این امر باعث بروز نگرانی‌ها و چالش‌هایی در شرکت‌ها شده است. نکته جالب اینجاست که یکی از دلایل خیلی از این مشکلات سادگی استفاده از ویدئو کنفرانس است.
در گذشته مکالمات ویدئویی فقط برای مدیران ارشد شرکت‌ها بود و تنظیمات فنی آن نیز بر عهده نیروهای فنی مشخصی در شرکت بود. اما امروزه به علت سهولت استفاده از ویدئو کنفرانس، همه افراد در همه سطوح اداری از این فناوری استفاده می‌کنند. این امر باعث شده بسیاری از افرادی که پیش از این با هیچ چیز پیچیده‌تری از ایمیل کار نمی‌کردند مجبور باشند تا استفاده از ویدئو کنفرانس را نیز بیاموزند.
افزایش محبوبیت ویدئو کنفرانس باعث بروز مسائل و مشکلاتی شده است، اما در قرن بیست و یکم باید با آغوش باز پذیرای این مشکلات باشیم.
افزایش استفاده از ویدئو کنفرانس از نگاه اعداد و ارقام
هیچ شکی وجود ندارد که در این سال‌ها استفاده از ویدئو کنفرانس با یک رشد انفجاری روبرو بوده است. یک مطالعه که اخیراً توسط Polycom اجرا شده، نشان می‌دهد:
- ۶۸% شرکت‌هایی که مورد مطالعه قرار گرفته‌اند، نسبت به دو سال قبل تماس دریافتی و خروجی تصویری بیشتری داشته‌اند.
- بیش از ۴۰% شرکت‌های مورد مطالعه، ماهانه بیش از ۲۰۰۰ تماس ویدئویی داشته‌اند.
- ۶۲% از افراد مورد مطالعه اعلام کرده‌اند که بیشتر از قبل از برنامه‌های ویدئو کنفرانس مبتنی بر خدمات ابری استفاده می‌کنند.
- ۷۶% افراد از بیش از یک ارائه‌دهنده خدمات ویدئو کنفرانس، خدمت دریافت می‌کنند.
- بیش از ۴۰% افراد گفته‌اند که برایشان مهم است تا خدمات ویدئویی از پخش زنده برای تا ۱۰۰۰ نفر پشتیبانی کنند.
- بیش از نصف افراد در حال آماده شدن برای پیاده‌سازی برنامه‌ای یکپارچه برای ویدئو کنفرانس بودند.
این آمار با دانسته‌های دیگر ما در مورد روند رو به رشد محبوبیت ویدئو کنفرانس همسو هستند. آمارها حاکی از این هستند که بازار ویدئو کنفرانس سالانه حدود ۲۰ درصد رشد دارد و انتظار می‌رود ارزش این بازار به بیش از ۴۰ میلیارد دلار در سال برسد. چند ماه پیش نیز تخمین زده شد که تا پیش از پایان سال ۲۰۱۸ استفاده از ویدئو کنفرانس در ۸۶% کسب‌وکارهای ایالات متحده به یک اتفاق معمول و رایج تبدیل شود.
اگر تا به حال طرفدار استفاده از ویدئو کنفرانس نبوده‌اید، بهتر است به زودی وارد ارتباطات به سبک قرن بیست و یکم شوید.
یک مسئله از جنس قرن بیست و یکم
رشد فزاینده محبوبیت ویدئو کنفرانس باعث به وجود آمدن فرهنگ جدید کاری شده است که در صورتی که این مباحث در سازمان به خوبی روشن نشوند، ممکن است باعث سوءتفاهم‌هایی شوند.
مسئله اصلی اینجاست که روش استفاده از ویدئو کنفرانس برای همه افراد از ناشی گرفته تا باتجربه تغییر کرده است. این فناوری اکنون جزو جدایی‌ناپذیر کارهای اداری است. ابزارهای همکاری مثل Microsoft Teams و Slack انواع ارتباطات داخلی شرکت از ارسال‌های پیام‌های سریع، ایمیل و تماس‌های ویدئویی گرفته تا فضای اشتراکی ذخیره اطلاعات در یک بسته به شرکت‌ها ارائه می‌کنند.
این یکپارچه‌سازی می‌تواند باعث کارایی بیشتر ارتباطات گروهی شود، اما همچنین نیاز است که رویکرد مناسبی برای رسیدن به این مزیت‌ها اتخاذ شود که البته این امر می‌تواند بسیار سخت باشد. بخش زیادی از بار ویدئو کنفرانس بر دوش کارمندان بخش‌هایی به جز بخش IT است. با توجه به ظهور فناوری‌های نوین و سخت‌افزارهای کاربردی و سادگی استفاده از سرویس‌های نرم‌افزاری ارزان‌قیمت، استفاده از ویدئو کنفرانس ساده‌تر شده و رشد بسیاری داشته است. این تحولات باعث شده استفاده از این نوع ارتباطات تصویری بتواند بدون گرفتن کمک از متخصصین IT امکان‌پذیر شود.
با اینکه این اقدام می‌تواند باعث صرفه‌جویی در منابع انسانی شود، بدون آموزش‌های جامع و مجموعه پلتفرم‌ها و پروتکل‌های مشترک، یک سازوکار مدرن ویدئو کنفرانس در دفتر کار می‌تواند باعث سردرگمی کارکنان و پایین آمدن کیفیت جلسات تصویری می‌شود.
مطمئناً ویدئو کنفرانس به سبک قرن بیست و یکم کارها را ساده‌تر خواهد کرد و کمی طول خواهد کشید که کارکنان به سبک جدید کاری عادت کنند.
چگونه از مسئله رشد محبوبیت ویدئو کنفرانس حداکثر بهره را ببریم؟
هیچ جایگزینی برای آموزش کارکنان برای استفاده از پلتفرم‌ها و ابزارهای کار گروهی وجود ندارد. مهم نیست که کارمند از کدام بخش و یا دفتر سازمان شماست، او باید بتواند از پلتفرم مشترک در کل سازمان، استفاده کند. هیچ چیزی به اندازه تعدد غیرضروری کانال‌های ارتباطی برای تعامل کارکنان با یکدیگر نمی‌تواند باعث کندی ارتباطات بین آن‌ها شود.
در ادامه چند پیشنهاد برای مدیریت این مسئله در سازمان آورده شده است:
از خدمات یک پلتفرم استفاده کنید تا حداکثر استفاده را از خدمات ببرید.
خیلی از شرکت‌ها در هر دپارتمان و برای اهداف مختلف از پلتفرم‌های مختلف استفاده می‌کنند. این کار فقط باعث ایجاد مشکل برای کارکنان می‌شود. بهتر است برای یکپارچگی ارتباطات در سازمان خود، یک پلتفرم را که بیشترین سازگاری را با نیازهای ارتباطی شما دارد، انتخاب کنید و در تمام سازمان از آن استفاده کنید. همچنین می‌توانید مقایسه‌ی برخی از پلتفرم‌های محبوب ویدئو کنفرانس را در اینجا و اینجا مطالعه کنید.
در مورد سیاست‌های سازمان برای استفاده کارکنان از سیستم‌های شخصی خودشان محتاطانه عمل کنید.
امروزه خیلی از سازمان از کارکنان خود می‌خواهند تا سیستم و ابزارهای شخصی خودشان را همراه داشته باشند و در شرکت نیز با آن‌ها کار کنند. این امر باعث شده است تا شرکت‌ها بتوانند از مزایای صرفه‌جویی در هزینه‌های خرید تجهیزات بهره‌مند شوند، اما این کار می‌تواند هزینه‌هایی را نیز به سازمان تحمیل کند. برای مثال بعضی از پلتفرم‌های ارتباطی فقط در سیستم عامل خاصی قابل استفاده هستند و یا نیاز به تجهیزات جانبی دیگری دارند. استفاده کارکنان از سیستم‌های شخصی خودشان می‌توانند باعث راحتی بیشتر آن‌ها شود، اما همچنین می‌تواند مشکلاتی در زمینه ارتباطات به وجود بیاورد.
ارتباطات داخلی و خارجی را از هم تفکیک کنید. معمولاً تیم‌های اندکی در سازمان وجود دارند که نیاز دارند به طور مستقیم با مشتریان خارج سازمان در تماس باشند. این افراد نیاز بیشتری به تجهیزات ویدئو کنفرانس دارند و شاید نیاز باشد از دوربین‌های ۴K مانند لاجیتک MEETUP برای برقراری ارتباط استفاده کنند، در حالی که شاید بقیه کارکنان به سادگی و با استفاده از برنامه‌های ساده برای چت بتوانند نیازهای ارتباطی خود را برطرف کنند.
ممکن است با توجه به ظهور فناوری‌های جدید، ناگزیر به معرفی ویدئو کنفرانس به عنوان راه اصلی ارتباطی درون و برون سازمانی خود شوید و در این راه با سختی‌های زیادی مواجه شوید. اما عقب‌نشینی نکنید. ویدئو کنفرانس به سرعت در حال تبدیل شدن به مهم‌ترین و کاراترین نوع ارتباط در تمام صنایع و کسب‌وکارهاست.
