افزایش بازدهی جلسات ویدئو کنفرانس با ۵ روش

چه مدت از زمانی که در یک جلسه ویدئو کنفرانس هستید به بطالت گذرانده می‌شود؟ از زمانی که افراد دیر در جلسه حاضر می‌شوند، تا زمانی که افراد درحال ثبت کردن کارهای جدیدی که نیاز به انجام شدن دارند، این کارها زمان می‌برند و علاوه بر کاهش بازدهی جلسات ویدئو کنفرانس، باعث می‌شوند تا در بقیه زمان جلسه شما نتوانید تمرکز خود را حفظ نمایید.

اما با روش چند نکته ساده می‌توانید جلسات ویدئو کنفرانسی موفق و با بازدهی بالا برگزار کنید و در آن‌ها تمامی قدم‌های بعدی خود را مشخص کنید و از هدر رفت زمان نیز جلوگیری نمایید.

افزایش بازدهی جلسات ویدئو کنفرانس

در ادامه این مقاله می‌خواهیم تا با معرفی ۵ روش به افزایش بازدهی جلسات ویدئو کنفرانس شما بپردازیم اما در ابتدا می‌خواهیم تا شما را با این ۵ نکته آشنا کنیم و سپس به توضیح هرکدام از آن‌ها بپردازیم:

• اطمینان از درست کارکردن تجهیزات ویدئو کنفرانس

• زمانبندی جلسات در زمان‌های مناسب و پر بازده

• استفاده از ابزارهای کاربردی برای اشتراک گذاری فایل‌ها به صورت زنده

• مشخص کردن زمان جلسه

• عدم تأکید به برگزاری جلسه

اطمینان از درست کارکردن تجهیزات ویدئو کنفرانس

با توجه به وجود بخش‌های مختلف سخت‌افزاری و نرم‌افزاری در یک جلسه ویدئو کنفرانس، اگر مشکلی برای یکی ازآن‌ها بوجود بیاید، پیدا کردن مشکل می‌تواند زمانبر باشد. پس بهتر است تا قبل از برگزاری جلسه از درست کار کردن سیستم و تجهیزات ویدئو کنفرانس خود اظمینان برقرار کنید.

همچنین می‌توان با استفاده از تجهیزاتی مانند پلتفرم ویدئو کنفرانس لاجیتک تپ که اکثر بخش‌های سخت‌افزاری و نرم‌افزاری را یکی می‌کند از کار نکردن درست تجهیزات با کاهش تعداد آن‌ها جلوگیری کرد.

زمانبندی جلسات در زمان‌های مناسب و پر بازده

برگزاری جلسات در ساعاتی از روز که افراد بیشترین بازدهی خود را ندارند می‌تواند به هدر رفت زمان در طول جلسه منجر شود؛ پس بهتر است جلسات در زمان‌های مناسبی مانند صبح که افراد ذهن بازی دارند و احساس خستگی نمی‌کنند برگزار شود.

می‌توانید با یک نظرسنجی ساده در دفتر خود از نظر کارکنان خود بهترین زمان برای برگزاری جلسات خود را مشخص نمایید و در یک بازه زمانی مناسب قرار جلسات خود را تنظیم کنید.

استفاده از ابزارهای کاربردی برای اشتراک گذاری فایل‌ها به صورت زنده

با استفاده از نرم‌افزارهایی مانند Slack، Google G Suit و Dropbox می‌توانید به سادگی و به سرعت و بدون نیاز به ایمیل فایل‌های مختلف را با همکاران خود در اختیار بگذارید تا همه‌گان از برنامه‌ریزی‌های شما و کارهای خود مطلع شوند و زمان کمتری را برای انتقال فایل در جلسات اختصاص دهید.

مشخص کردن زمان جلسه

جلسه‌های طولانی مدت دشمن جلسات با بازدهی بالا هستند. پس بهتر است تا با مشخص کردن زمان شروع و پایان جلسه در زمان برنامه‌ریزی برای آن به افزایش بازدهی جلسات ویدئو کنفرانس بپردازید.

مهمترین عنصر در این مورد سادگی است و برای ساده نگه داشتن این جلسات از دعوت افرادی که نیازی به حضور ندارند خودداری نمایید. حضور افراد بیشتر جای بحث و گفتگو را بیشتر می‌کند و می‌تواند باعث ایجاد جلسات طولانی مدتی شوند.

همچنین به این مورد نیز توجه کنید که همکاریان خود نیز کارهای زیادی برای انجام دادن دارند و ترجیح به حضور در جلسات کوتاه‌مدت‌تری دارند تا کارهای مشخص خود را به پایان برسانند.

عدم تأکید به برگزاری جلسه

توجه کنید که کارکنان شما نیاز به انجام کار خود دارند و برگزاری جلسه بخشی از زمان آن‌ها را به خود اختصاص خواهد داد.

برای افزایش بازدهی جلسات ویدئو کنفرانس به موضوع و نکاتی که می‌خواهید برای آن‌ها به برگزاری جلسه بپردازید توجه کنید؛ اگر این موضوعات موضوعاتی هستند که نیاز به تماس تصویری ندارند، می‌توانید با ارسال ایمیل به افراد و عدم برگزاری جلسه ویدئو کنفرانس به افزای بازدهی کار خود و کارکنان خود در زمان بپردازید.

میزبانی یک جلسه ویدئو کنفرانس می‌تواند دشوار به نظر برسد، اما با رعایت این نکات و به حداقل رساندن زمان هدررفته در این جلسات می‌توان به افزایش بازدهی جلسات ویدئو کنفرانس پرداخت.

برای مطالعه بیشتر درباره ویدئو کنفرانس، مزایا و کاربردهای آن پیشنهاد می‌کنیم تا مطالب مربوطه را ر بخش ویدئو کنفرانس مجله کاربران ویدئو کنفرانس مطالعه نمایید.

همچنین برای آشنایی بیشتر با تجهیزات ویدئو کنفرانس توصیه به مطالعه مطالب بخش بررسی محصولات بپردازید.

اگر درحال حاضر در جلسات ویدئو کنفرانس شرکت می‌کنید می‌توانید تنها با رعایت ۵ نکته در جلسات ویدئو کنفرانس حرفه‌ای دیده شوید.