بردن کارها به خانه زمانی به عنوان یک عامل خطرناک در رعایت توازن و تعادل بین کار و زندگی محسوب می‌شد. اما امروزه دورکاری و انجام کارها از خانه به یکی از ویژگی‌های بازار مدرن کار تبدیل شده است و خیلی از کارمندان برای رعایت تعادل بین کار و زندگی به دنبال فرصت‌هایی برای دورکاری هستند.
در واقع، تحقیقات جدید نشان داده‌اند که زمان‌بندی منعطف و امکان دورکاری از خانه نقش مهمی در تصمیمات کارمندان برای انتخاب یا ترک یک شغل دارد. اگر قصد استخدام افرادی را دارید که متعلق به نسل هزاره هستند، بهتر است که امکان دورکاری و کار از خانه را برای آن‌ها فراهم کنید، چرا که ۹۰ درصد آن‌ها می‌گویند که این گزینه برای کار کردن برایشان اهمیت دارد.
اگر در پی استخدام نیرو هستید و قصد دارید برای جذب نیروهای برجسته و ماهر جوان روی قابلیت دورکاری در کسب‌وکار خود سرمایه‌گذاری کنید، لازم است بدانید برای این تغییرات لازم است کسب‌وکار خود را ساده نگه دارید. ارتباطات و همکاری تیم‌های دورکاری می‌تواند با مشکلاتی نظیر انبوهی از پیام‌های خوانده‌نشده و جلسات ویدئو کنفرانس خالی مواجه شود، مگر اینکه تمام افراد از طریق یک کانال مشخص کار خود را انجام دهند. خوشبختانه، ارتباطات دیجیتالی مناسب برای حل این معضل و مورد استفاده واقع شده‌اند.
روند فراگیر شدن دورکاری از خانه
رشد بی‌سابقه محبوبیت دورکاری و ارتباطات از دور بیشتر از همه چیز مرهون پیشرفت فناوری‌های ارتباطی و اینترنتی است که این نوع ارتباطات را مقرون به صرفه کرده‌اند و در دسترس همگان قرار داده‌اند. واضح است که در دوره تحولات عظیم ارتباطات زندگی می‌کنیم. در سال ۲۰۱۴ در ایالات متحده ۲۶ شرکت وجود داشتند که ۱۰۰ درصد نیروهای کارشان به صورت دورکاری مشغول به کار بودند، این رقم در حال حاضر به ۱۷۰ شرکت افزایش یافته است. همچنین به ابتکار لاجیتک یک هفته نیز به نام هفته ملی کار از خانه نام‌گذاری شده است که اکنون سال دومی است که این مناسب گرامی داشته می‌شود.
ارتباطات راه دور از طریق ارسال پیام‌های متنی و ایمیل سال‌هاست که در کنار ما هستند. امروزه فناوری‌های پیشرفته‌تر دیجیتال نظیر ویدئو کنفرانس، حافظه، فضای کاری و ویرایش مستندات به صورت مشترک و آنلاین و همچنین پلتفرم‌های ارسال پیام به اندازه کافی ساده و در دسترس هستند و می‌توان با موبایل‌های هوشمند با آن‌ها کار کرد و با توجه به هزینه پایین آن‌ها برای همه در دسترس هستند. برای مثال شما می‌توانید با بودجه‌ای حدود ۲۰۰ دلار یک وب کم با کیفیت ۴K مانند لاجیتک BRIO تهیه کنید و با هزینه ماهانه کمتر از ۱۵ دلار به یک پلتفرم باکیفیت ویدئو کنفرانس دسترسی داشته باشید.
با توجه به این تحولات فناوری و انتظارات نسل هزاره و نسل Z در فضایی شدیداً وابسته به اینترنت و موبایل‌های هوشمند بزرگ شده‌اند، ظرفیت بسیار مناسبی برای دورکاری ایجاد شده است.
برای ایجاد امکان دورکاری از خانه باید کارها را ساده نگه دارید
با توجه به نتایج مطالعات انقلاب دورکاری بسیار قریب‌الوقوع است. یافته‌های اخیر Zogby Analytics نشان می‌دهد که احتمالاً چیزی حدود ۷۵ درصد نیروی کار ایالات متحده تا سال ۲۰۲۰ به صورت دورکاری و یا خارج از دفتر اصلی مشغول به کار خواهند بود.
توجه به علاقه کارمندان برای دورکاری فقط به معنی بستن دفاتر و فرستادن نیروهای کار به خانه نیست. وقتی کارمندان مشغول به دورکاری شوند یعنی دیگر نمی‌توانند مشکلات موجود در استراتژی ارتباطی شرکت را با توجه به مجاورت با سایر همکاران و مکالمه با آن‌ها پوشش دهند. بلکه در عوض باید یک پلتفرم هماهنگ و مشترک وجود داشته باشد تا کارکنان بتوانند از طریق آن ارتباط برقرار و همکاری کنند، البته از رویه‌های مخصوص برای ارتباطات نیز نباید غافل شد.
خیلی از شرکت‌ها علاقه زیادی به استفاده حداکثری از ارتباطات دیجیتال دارند و به طور شگفت‌آوری درصد بالایی از آن‌ها کار خود را با اجرای یک استراتژی ضعیف ناپیوسته رها کرده‌اند و حتی در مواردی از حدود ۵ پلتفرم مختلف ویدئو کنفرانس استفاده می‌کنند که بسیاری از آن‌ها با هم ناسازگار هستند.
شرکت‌های بزرگ فناوری نسبت به روند رو به رشد محبوبیت و استفاده از ارتباطات مجازی و آنلاین بی‌توجه نبوده‌اند. به دلیل نیاز به یک پلتفرم برای ارتباط کارکنان با یکدیگر بسیاری از این شرکت‌ها برنامه‌های همکاری گروهی را توسعه داده‌اند و یا در حال توسعه برنامه‌های این‌چنینی هستند.
تنها کار کنید اما با نرم‌افزارهای همکاری گروهی با تیم هماهنگ باشید
نرم‌افزار همکاری گروهی مثل شبکه فیسبوک اختصاصی شرکت عمل می‌کند، با این تفاوت که برای بهبود فضای کاری ایجاد شده است نه پرت کردن حواس کارمندان. در واقع، این نرم‌افزارها یک هاب مرکزی است که تمام لایه‌ها و سطوح کارکنان را به هم متصل کرده تا بتوانند با همکار خود تعامل و همکاری مناسب داشته باشند. کانال‌های متصل به هم پیام‌رسان به عنوان اسکلت این سیستم عمل می‌کنند و به همه این امکان را می‌دهند که بتوانند با هرکسی می‌خواهند چت کنند. این سیستم‌ها با اضافه شدن امکان ویدئو کنفرانس، به اشتراک گذاری اتفاقات مهم پروژه‌ها، اعلان‌ها، ایجاد و به اشتراک گذاری فایل‌ها به صورت آنلاین و سرویس ایمیل داخلی توسعه داده شده‌اند. این سیستم‌ها در واقع یک اکوسیستم اداری و کاری آنلاین هستند.
این مفهوم برای اولین بار توسط Slack مطرح و پشتیبانی شد، این پلتفرم اولین نمونه از این نوع بود. از پیشتازان دیگر در این عرصه می‌توان به پلتفرم Microsoft Teams اشاره کرد. نمونه‌های دیگری نیز وجود دارند که از جمله آن‌ها می‌توان به پلتفرم کار گروهی خود فیسبوک اشاره کرد. اکثر شرکت‌های بزرگ نیز به دنبال تولید پلتفرم‌های متفاوت و خاص خود هستند تا از زیر سایه Slack و Microsoft Teams خارج شوند.
آنچه همه این برنامه‌ها انجام می‌دهند این است که کارها را ساده نگه می‌دارند.
هرکس که وارد پلتفرم کار گروهی می‌شود از پروتکل‌های یکسان پیام‌رسانی، تماس ویدئویی و اشتراک فایل و مستندات استفاده می‌کند. هرکس به افراد دیگر متصل است و به سادگی در پایگاه داده قابل جستجو است. همه می‌توانند در ایجاد و ویرایش فایل‌ها، مستندات و پروژه‌های جاری همکاری و مشارکت کنند. بدین ترتیب هرکس با هر دستگاهی که از راه دور و در خانه مشغول کار است می‌تواند به دستگاه‌های سایر کارکنان دسترسی داشته باشد.
اگر می‌خواهید از فلسفه دورکاری و کار از خانه پیروی کنید و از حمایت نسل هزاره برخوردار شوید، راه آن همین است. همه را روی یک سیستم یکسان جمع کنید و از یک رویه مشخص برای ارتباطات استفاده کنید. وقتی زمین بازی مشترک مشخص و ایجاد شد، تمام اعضای تیم می‌توانند از طریق ارسال پیام و یا حتی به صورت چهره به چهره از طریق ویدئو کنفرانس با هم در تماس و ارتباط باشند و همکاری کنند.
در صدر همه مزایای دورکاری باید به این نکته اشاره کرد که دیگر لازم نیست هیچ‌کس هر روز ساعت ۷ صبح در ماشین خود باشد و ترافیک صبحگاهی را تحمل کند.