نفس عمیق بکشید. موضوع خود را مشخص و ارائه را سازمان‌دهی کنید. و پس از آن فقط تمرین، تمرین و تمرین کنید. این توصیه های کلینیک Mayo در مورد چگونگی مقابله با استرس ناشی از سخنرانی در مکان‌های عمومی است. اضطراب می‌تواند در سخنرانی‌های عمومی به یک فرد القا شود. اگر خود را در حال ارائه در میان جمع در نظر بگیرید، وحشت ناشی از آن را بهتر درک می‌کنید. اگر می‌خواهید بخشی از این جهان باشید با توصیه‌های ما در مورد چگونگی بهبود مهارت های ارائه کنفرانس با استفاده از ابزار جدید آن همراه شوید.
پیشرفت ویدئو کنفرانس، اشکال جدیدی از ارتباطات را ارائه داده است که در آینده نزدیک محبوبیت بیشتری پیدا می‌کنند. با وب کم و یک برنامه رایگان مانند Skype، هر کسی در هر مکان و زمانی می‌تواند به صورت چهره به چهره با فرد مورد نظر خود صحبت کند. این جلسات با استفاده از محتوای چندرسانه‌ای، مانند فیلم و صدا، می‌توانند از هر سخنرانی حضوری، تماس کنفرانسی یا ارائه ضبط‌شده تأثیرگذارتر و جذاب تر باشند.
سخنرانی‌های جدید با ویدئو کنفرانس
یک ویدئو کنفرانس فراتر از یک جلسه و حتی یک سخنرانی است. این مورد می‌تواند فرایند ارائه گزارش را برای تعداد محدود افراد حاضر در اتاق هیئت مدیره را به پخش ویدیویی در چندین مکان مختلف تبدیل کند که ممکن است شامل صدها نفر باشد. اگر در مقابل جمعیت، عصبی می‌شوید، این فناوری برای مقابله با ترس شما و تقویت مهارت های ارائه کنفرانس مفید است.
به عنوان مثال، شرکت ویدئو کنفرانس BlueJeans، اخیراً با Facebook Live همراه شد و چندین اتاق گفتگو را از طریق تماس ویدیویی با هم در یک مکان جمع کرد و با تجمیع آن‌ها یک سالن اجتماعات مجازی ایجاد کرد. به همین ترتیب، Warren Buffet جلسه سالانه با سهامداران Berkshire Hathaway را پخش آنلاین برگزار کرد. همچنین استفاده از فناوری‌های جدید، مجموعه سخنرانی‌های TED را به واسطه پخش همزمان سخنرانی‌ها از طریق اینترنت به یک رویداد جهانی تبدیل کرده است.
راه‌اندازی و تنظیمات لازم برای ویدئو کنفرانس
اگر فرصتی برای ارتباط با تیمی که با آن‌ها در یک دفتر کار می‌کنید با همکارانتان در یک دفتر دورافتاده پیش آمد، فقط کافی است به وب کم خیره شده و از محتوا و ارائه چندرسانه‌ای استفاده کنید. شما به احتمال زیاد با شرایطی روبرو خواهید شد که در آن به عنوان مجری از جلوی لپ تاپی که به یک وب کم و صفحه نمایش داخل اتاق وصل شده، سخنرانی می‌کنید و می توانید با استفاده از آن، موارد مورد نظر خود را به افراد داخل اتاق و طرف دیگر تماس ویدئویی ارائه دهید.
کسانی که در داخل اتاق هستند، شما و محتوای ارائه شما را به صورت همزمان تماشا می‌کنند، در حالی که کسانی که از دور در تماس هستند ابتدا یکی از آن‌ها و سپس دیگری را می‌بینند. شما می‌توانید یک پنجره چت ویدیویی اضافی باز کنید تا محتوای تصویری خود را به صورت همزمان نمایش دهید، اما این ممکن است مخاطب شما را به تمرکز روی مؤلفه‌های ویدیویی جلب کند، نه روی آنچه شما می‌گویید.
در ابتدا ایجاد تعادل کاری دشوار به نظر می‌رسد، بنابراین، همان‌طور که کلینیک Mayo پیشنهاد می‌کند، تمرین کنید، تمرین کنید و تمرین کنید تا زمانی که احساس راحتی با این فناوری داشته باشید، به حدی که حتی فراموش کنید که در حال استفاده از آن هستید. در ادامه چند توصیه آورده‌ایم.
مهارت های ارائه کنفرانس خود را تقویت کنید
برای ساده‌سازی شرایط، تعداد نفرات حاضر در هر اتاق را در نظر نگیرید، تصور کنید که فقط یک نفر در اتاق، همراه شماست و یک نفر نیز با Skype شما را تماشا می‌کند.
همان طور که قبلاً ذکر شد، درک فناوری روی اعتماد به نفس شما تأثیر مثبت می‌گذارد، بنابراین در ادامه نکاتی برای درک بهتر ذکر شده‌اند:
سمت و سوی نگاه خود را مدیریت کنید:
مخاطب داخل اتاق می‌تواند حرکات چشمان شما را دنبال کند، اما مخاطب آنلاین شما در محدوده وب کم شما قرار دارد، بنابراین تمرکز و نگاه خود را مرتباً بین وب کم و افرادی که روبروی شما نشسته‌اند، تغییر دهید. قبل از شروع جلسه، برای تغییر منظم سمت نگاه خود، تمرین کنید تا این کار در هنگام جلسه طبیعی به نظر برسد.
از یک ریموت استفاده کنید:
دستگاه های کوچک مانند Spotlight Logitech یا Barco Clickshare، کنترل ارائه شما را راحت‌تر می‌کنند. با کمی آماده‌سازی که از قبل صورت گرفته، می‌توانید اسلایدها را جابجا، فیلم ها را شروع و متوقف و بخش‌های منتخب تصاویر را برجسته کنید. همچنین با استفاده از ابزار مناسب می‌توانید بین وب کم و صفحه دسکتاپ خود حرکت کنید. یک کلیک ساده از مکانی که در آنجا صحبت می‌کنید فکر و نگرانی شما را نسبت به حالتی که در آن مدام مجبور به خم شدن و استفاده از صفحه کلید یا ماوس هستید، کاهش می‌دهد.
از پیش برای ارائه آماده باشید:
آسان‌ترین راه برای جابجایی بین چهره خود و محتوای چندرسانه‌ای که در حال استفاده هستید، اشتراک‌گذاری صفحه نمایش با مخاطبین است. پلتفرم‌های معتبر ویدئو کنفرانس قابلیت به اشتراک گذاری صفحه نمایش را دارند و با فعال کردن آن، هر آنچه در صفحه نمایش شما اتفاق بیفتد، از طریق تماس ویدیویی پخش می‌شود. اگر محتوای ویدئویی خود را در یک دستگاه پخش آماده نگه دارید، می‌توانید به ترتیب آن‌ها را به نمایش بگذارید.
حرکات خود را محدود کنید:
زبان بدن در هر موقعیتی از رابطه چهره به چهره از اهمیت زیادی برخوردار است، اما هنگام برقراری ارتباط از طریق وب کم باید محدودیت‌های خود را بشناسید. حرکات منظم و هدفدار دست و یک لبخند که بر لب شما باشد، بسیار عالی جلوه می‌کنند، حرکت در اتاق مناسب نیست چرا که حتی ممکن است از دید دوربین ناپدید شوید. بنابراین اگر مخاطب از راه دور دارید، در مکان مورد نظر خود مانده و مطالب خود را ارائه دهید.
از ابزارهای چندرسانه ای برای ارتقاء کیفیت ارائه خود استفاده کنید:
فیلم‌ها، صدا و تصاویری که در هنگام اجرای خود ارائه می‌کنید باید ایده‌های شما را تقویت و توضیح دهند. فقط برای پر کردن فضا به دنبال تصاویر کلی، کلیپ آرت یا موارد بصری نباشید، به مثال‌های موجود در دنیای واقعی و موارد خاصی که برای گفتگوی شما مؤثر هستند، فکر کنید، تا به وسیله آن‌ها به آنچه درباره آن صحبت می کنید چیزی اضافه کنید.
آرامش خود را حفظ کنید:
خودتان را به بهترین روشی که ممکن است، آرام کنید. تنفس، استراحت و اعتماد به نفس داشته باشید، به آنچه بارها تمرین کرده‌اید و به شناختی که از موضوع مورد نظر خود دارید، ایمان داشته باشید. ویدئو کنفرانس می تواند به ابزاری قدرتمند برای برقراری ارتباط بین ایده‌ها به روشی طبیعی و بصری تبدیل شود و دستیابی همزمان به مخاطبان از راه دور را فراهم کند. در کل می‌توان گفت که این ابزار برای سخنرانی در مجامع عمومی و تقویت مهارت های ارائه کنفرانس بسیار ارزشمند است.