چگونه طراحی اتاق کنفرانس انجام دهیم ؟
همکاری‌های ساده امروزی بیشتر از همیشه در ارتباطات بین دو مجموعه اهمیت دارند. نیروی کار امروزی بیشتر از همیشه به دورکاری روی می‌آورند و ویدئو کنفرانس به تجهیزاتی غیر لوکس و نیاز در طراحی اتاق کنفرانس هر کسب و کار تبدیل شده‌است.
همچنین باید در نظر بگیرید که یک طراحی اتاق کنفرانس مناسب می‌تواند به استفاده بهتر از فضا در شرکت کمک کند.
در طراحی اتاق کنفرانس باید ۳ المان را رعایت کنید :
- طراحی اتاق
- نیازهای صوتی
- نیازهای تصویری
طراحی اتاق
اولین سؤال که باید از خود در رابطه با طراحی اتاق کنفرانس بپرسید این است که : کاربرد این اتاق کنفرانس چیست ؟
آیا از این اتاق می‌خواهید تنها برای برگذاری جلسات ویدئو کنفرانس استفاده کنید یا این اتاق یک اتاق کنفرانس هوشمند با چند کاربرد خواهد بود؟ به احتمال بالا چندین کاربرد را برای اتاق کنفرانس خود در نظر دارید، کاربردهایی مانند جلسات آموزشی، گردهمایی‌های دفتری و بسیاری دیگر.
حال که می‌دانید چه کاربردی را از اتاق کنفرانس خود انتظار دارید باید بررسی کنی تا ببینید که آیا ابعاد اتاق با کاربردهای در نظر گرفته شده برای آن مطابقت دارد یا خیر.
به عنوان مثال اگر می‌خواهید از این اتاق برای جلسات گردهمایی شرکتی استفاده کنید باید از ظرفیت اتاق خود اطمینان برقرار کنید. اگر اتاق مورد نظر شما ابعاد مناسبی نداشته باشد می‌بایست اتاق دیگری را انتخاب کنید.
چه نوع مبلمانی در اتاق می‌خواهید استفاده کنید
بیشتر اتاقهای کنفرانس دارای میزی بزرگ و وسط اتاق هستند و صندلی‌ها در دور آن قرار گرفته‌اند.
اتاق کنفرانس شما چقدر بزرگ است؟
واضح است که یک اتاق بزرگ تجهیزات بیشتر و متفاوتی با یک اتاق کوچک نیاز دارد.البته بزرگ و کوچک بودن اتاق در کاربردی بودن این اتاق برای ویدئو کنفرانس بی‌تأثیر است؛ زیرا شما می‌توانید با تهیه تجهیزات ویدئو کنفرانس مناسب در طراحی اتاق کنفرانس خود آن را به یک اتاق کنفرانس بسیار کاربردی تبدیل کنید.
نورپردازی اتاق شما چگونه است؟
تنظیم میزان نور طبیعی با نورپردازی سقف می‌تواند به شما در حذف سایه‌ها و ارائه تصویری با شفافیت بالاتر و جزئیات بیشتر کمک فراوانی کند. استفاده از رنگ‌های در طیف مشکی تا سفید می‌تواند به رنگ پردازی سیستم ویدئو کنفرانس شما کمک کند.
همچنین از سفید کردن تمامی دیوارها و میز میانی خود صرف نظر کنید، زیرا بازتاب بالای رنگ شفید در میزان نور اتاق شما تأثیر زیادی خواهد گذاشت.
جنس دیوارها، سقف و درهای اتاق چیست؟
سطوح بزرگ، صاف و محکم صدا را بازتاب می‌دهند و باعث ایجاد اکو و نویز برای میکروفون‌های سیستم ویدئو کنفرانس شما می‌شوند. پس تا حد ممکن اتاق کنفرانس خود را از لحاظ صوتی ایزوله کنید.
البته برخی از سیستم‌های ویدئو کنفرانس مانند ویدئو کنفرانس لاجیتک MeetUP و لاجیتک RALLY دارای فناوریهای RightSence هستند تا از بروز این‌گونه مشکلات جلوگیری کنند.
برای مطالعه بیشتر در رایطه با فناوریهای لاجیتک RightSence می‌توانید مطلب بررسی لاجیتک RALLY را مطالعه نمایید.
نیازهای صوتی
ابعاد و کاربرد اصلی اتاق میزان نیاز صوتی اتاق را مشخص می‌کند. آکوستیک اتاق کنفرانس از اهمیّت بسیار بالایی برخوردار است زیرا در یک جلسه ویدئو کنفرانس تمامی افراد باید صدای یکدیگر را بشنوند و صدای آن‌ها نیز باید شنیده شود.
محصولاتی که به جذب صدا می‌پردازند از اکو و لرزش‌های اضافی جلوگیری می‌کنند و این قابلیت را ایجاد می‌کنند تا صدای افراد با وضوح بالاتری شنیده شوند.
نیازهای تصویری
چه تعداد و چه اندازه صفحه نمایشی نیاز دارید؟ بازهم باید در طراحی اتاق کنفرانس به ابعاد اتاق بازگردید.
در اتاقهای کنفرانس کوچک استفاده از صفحات نمایش زیاد با ابعاد بزرگ غیر ممکن می‌شود، اما در طراحی اتاق کنفرانس با ابعاد بزرگ استفاده از چنید صفحه نمایش با ابعاد متوسط بهتر از یک صفحه نمایش بزرگ است و دلیل آن قابلیت مشاهده چندین گروه در جلسه ویدئو کنفرانس و حتی قابلیت اختصاص دادن صفحه نمایشی برای نمایش پرزنتیشن در جلسه ویدئو کنفرانس است.
موقعیت صفحات نمایش نیز از اهمیّت زیادی برخوردار است. با توجه به این که در طراحی اتاق کنفرانس دوربین معمولاً در نزدیکی صفحه نمایش قرار می‌گیرد، بهتر است تا دوربین خود را در موقعیتی دسبت به صفحه نمایش خود قرار دهید که زاویه دید شما به نحوی باشد که انگار در حال نگاه کردن طرف مقابل تماس خود به صورت مستقیم هستید.
همچنین باید به نور تصویر و دوربین خود نیز توجه کنید. با توجه به نور وارد شده از پنجره اتاق نباید مستقیماً در مقابل نور قرار بگیرید زیرا آنگاه تصویر را نخواهید دید و نبایدپشت به نور خورشید بنشینید زیرا طرف دیگر تماس نمی‌توانند شما را ببینند.
حتی می‌توانید با روش‌های مطرح شده در مطلب افزایش تأثیرگذاری تماس ویدئویی تماس‌های تصویری بهتری برقرار کنید.
جمع‌بندی
با توجه به رشد تکنولوژی و فناوریهای موجود در بازار اتاقهای بسیار کمی وجود دارند که با طراحی و تجهیزات ویدئو کنفرانس مناسب مناسب تبدیل به یک اتاق کنفرانس و ویدئو کنفرانس بسیار کاربردی نشوند. اما قبل از اینکه تجهیزات اتاق کنفرانس خود را تهیه کنید، به ویژگی‌ها و کاربردی که از اتاق خود انتظار دارید را بررسی کنید زیرا ممکن است با این کار تغییرات زیادی در لیست خرید شما ایجاد شود.
می‌توانید موارد مهم در انتخاب راهکارهای ویدئو کنفرانس را مطالعه نمایید.
