به زودی زمانی فرا خواهد رسید که رفتن به جلسات ویدئو کنفرانس با قلم و کاغذ نوعی اتلاف وقت به حساب بیاید. چرا که انواع برنامه یادداشت برداری جلسات ویدئو کنفرانس که در دسترس هستند می‌توانند به شما کمک کنند که نکات مهم جلسات به سادگی ضبط کنید و به اشتراک بگذارید. در همین حال با گذر زمان فناوری این نرم‌افزارها نیز پیشرفته‌تر و هوشمندتر می‌شوند.
پس چه نیازی به خودکار هست؟ با یک برنامه هوشمند یادداشت برداری می‌توانید تمام مواردی را که می‌خواهید ضبط کنید و دیگر در طول جلسه حواستان با کشیدن نقاشی‌های بی‌فایده با خودکار تلف نخواهد شد. استفاده از برنامه یادداشت برداری خودکار، دقیق و مبتنی بر شبکه به یک ویژگی استاندارد در ارتباطات مبتنی بر ویدئو کنفرانس تبدیل شده است.
برنامه یادداشت برداری جلسات چیست؟
برنامه‌های یادداشت برداری جلسات یک کار ساده ولی خیلی مهم را به صورت کاملاً اثربخش انجام می‌دهند. در ساده‌ترین نوع این برنامه‌ها، برنامه به شما کمک می‌کند تا آنچه را در یک جلسه ویدئویی می‌گذرد، ضبط و سامان‌دهی کنید. این برنامه‌ها مثل برنامه‌های ژورنال دیجیتال به شما این امکان را می‌دهند تا خلاصه‌های متنی برای جلسه بنویسید و یا خلاصه‌های ویدئویی و صوتی برای جلسه ضبط کنید، نقل‌قول‌ها و همچنین کارهایی که هرکس باید انجام دهد و نکات مهم را برای یادآوری یا انتقال به دیگران ثبت کنید.
نسخه‌های بهتر این برنامه‌ها، یادداشت برداری را طوری انجام می‌دهند که نیازی نباشد پنجره ویدئو کنفرانس را مینیمایز کنید و برنامه یادداشت برداری را باز کنید. چرا که در این صورت حواس شما از مکالمه پرت خواهد شد.
برای مثال شرکت Hugo به تازگی برنامه یادداشت برداری جلسات خود را معرفی کرده است که در برنامه ویدئو کنفرانس Zoom در دسترس است. این برنامه همچنین به برنامه کار گروهی Atlassian نیز اضافه شده بود ولی در ادامه توسط شرکت Slack که البته پلتفرم آن با Hugo نیز سازگار بود، خریداری شد.
می‌توانید نرم‌افزار Hugo را در یک تماس از طریق Zoom اجرا کنید و یا تماس ویدئویی خود را از طریق سرویس Hugo انجام دهید. شما می‌توانید از این نرم‌افزار برای یادداشت برداری جلسات برای اهداف شخصی یا به صورت یک فایل مشترک گروهی استفاده کنید، در حالت گروهی هر یک از اعضای گروه می‌تواند به فایل یادداشت دسترسی داشته باشد. صدای ضبط‌شده و رونوشت جلسات پس از اتمام آن‌ها در دسترس خواهند بود و اعضای شرکت‌کننده می‌توانند یادداشت‌های خود را مشاهده کنند. بدین ترتیب با استفاده از این نرم‌افزار دیگر در طول جلسات نیازی به کاغذ و قلم نخواهید داشت.
جلسه را ترک کنید ولی اطلاعات آن را از دست ندهید
برنامه های یادداشت برداری جلسات مکالمات را به اطلاعات دیجیتال تبدیل کرده‌اند. ما با انقلاب اینترنت متوجه شدیم که اطلاعات دیجیتال را می‌توان به سرعت برای هرکس و به هرجا ارسال کرد. بنابراین یک برنامه یادداشت برداری جلسات مثل Hugo از امکانات رایانش ابری استفاده می‌کنند تا نکات مهم جلسات را در اختیار همه افرادی که به آن‌ها نیاز دارند، بگذارند. این برنامه همچنین می‌تواند آپدیت‌های جلسات و اقدامات لازم را برای افرادی که جلسه را از دست داده‌اند ارسال کند، این برنامه می‌تواند با گروهی در شبکه Slack که نیاز است به اطلاعات جلسات ما دسترسی داشته باشد، ارتباط برقرار کند. این برنامه همچنین می‌تواند به طور خودکار اطلاعات جدید را به سامانه ارتباط با مشتریان اضافه کند و با برنامه‌هایی مثل Salesforce، Jira و Trello یکپارچه شود و ارتباط برقرار کند. همچنین لازم نیست برای ارسال اطلاعات جلسه تا اتمام آن صبر کنید بلکه می‌توانید در خلال جلسه نیز آپدیت‌هایی از جلسه برای افراد مورد نظرتان منتشر کنید.
برنامه های یادداشت برداری جلسات برای تلخیص و به اشتراک گذاری اطلاعات بسیار مناسب هستند ولی چیزی که بسیار جذاب است نسل جدید این نرم‌افزارها هستند که بسیار هوشمندتر می‌شوند و می‌توانند وظایفی را به طور خودکار انجام دهند.
یادداشت برداری با هوش مصنوعی
کنفرانس اخیر Ignite مایکروسافت در اورلاندو حاوی خبرهای مهمی درباره پلتفرم تماس تصویری این غول تجاری، Microsoft Teams، بود. در این کنفرانس از ویژگی جدید Teams؛ تهیه خودکار رونوشت از ویدئو کنفرانس رونمایی شد. این ویژگی که به زودی منتشر خواهد شد قابلیت این را دارد که در لحظه رونوشت جلسات و تمام بحث‌های انجام‌شده را تهیه کند.
این سطح از خودکار شدن فرایند در کنار شبکه توزیع اطلاعاتی مثل Hugo باعث می‌شود تفاوت قابل‌توجهی در سرعت رسیدن اطلاعات از داخل جلسات به میز کارمندان ایجاد شود.
شرکت BlueJeans نیز چند ماه قبل از سرویس تهیه خودکار رونوشت از جلسات ویدئو کنفرانس در پلتفرم خود رونمایی کرد. این یادداشت بردار مبتنی بر هوش مصنوعی که Eva نام دارد این توانایی را دارد که قسمت‌های مهم‌تر جلسه را هایلایت کند.
به زودی دیگر مدت زمان زیادی برای انتقال اطلاعات و تصمیمات اتخاذشده در جلسات به کارمندان نیاز نخواهد بود و تصمیمات می‌توانند بلافاصله از داخل جلسات به طور خودکار به اطلاع کارکنان ذی‌ربط برسند. با توجه به این سطح از پیشرفت فناوری آیا فکر می‌کنید هنوز هم نیاز است که در جلسات ویدئو کنفرانس، کاغذ و قلم به همراه داشته باشید.