راه اندازی ویدئو کنفرانس ابری عملکرد مؤسسه حسابداری ۱۳۰ ساله را تغییر داده است
۱۳۰ شرکت مالی بریتانیایی با ۱۳۰ سال سابقه در طول شش ماه گذشته به سمت استفاده از ویدئو کنفرانس بر پایه رایانش ابری هدایت شده است. مؤسسه حسابداران مجاز در انگلیس و ولز (Institute of Chartered Accountants in England and Wales) به عنوان یکی از قدیمی‌ترین گروه‌های حسابداری در کشور، امروزه با راه اندازی ویدئو کنفرانس به شیوه‌های نوین با دیگران ارتباط برقرار می‌کند.
شاید این خبر خیلی هم تکان‌دهنده نباشد، اما برای دنیای ویدئو کنفرانس خیلی مهم است. مدیران شرکت‌هایی مانند ICAEW خیلی به تجارت اهمیت می‌دهند. آنها روش ارتباط مؤسسه خود را بدون دلیل تغییر نمی‌دهند.
زمانی که یک گروه مانند این مؤسسه به ویدئو کنفرانس ابری روی می‌آورد، یعنی کارایی این روش را بالا می‌دانند. اگر این گروه حسابداری محافظه‌کار که در سال ۱۸۸۰ با حکم سلطنتی تأسیس شد به ویدئو کنفرانس ابری اعتماد داشته باشد، پس هر کسب‌وکار کوچکی باید به آن اعتماد کند.
حرکت LifeSize به سمت ویدئو کنفرانس ابری
استفاده از ویدئو کنفرانس ابری به جای سیستم‌های قدیمی معمولاً یک پیروزی مضاعف برای حرکت به سمت میزبانی از راه دور است. حسابدارهای کهنه‌کار جدیداً از ارائه دهنده LifeSize استفاده می‌کنند که به نوعی استقبال از خدمات ابری است. این شرکت قدیمی بعد از مشاهده سقوط ارزش از قله ۴۰۰ میلیون از شریکش لاجیتک جدا شد و وارد عرصه دیجیتال شد.
دلیل این نوسازی در شرکت LifeSize همان دلایل ICAEW برای علاقه‌مندی به رایانش ابری است. راه اندازی ویدئو کنفرانس درون سازمانی گران است و به فناوری بالا و دپارتمان‌های فناوری اطلاعات نیاز دارد و به طور کامل از سیالیت، دسترسی و از کانال‌های مختلف اینترنت استفاده نمی‌کند.
ICAEW مدیران IT خودش را دارد. مارتین آموس تماس تصویری مبتنی بر رایانش ابری را یک سیستم برتر می‌داند که با نصف هزینه‌های سیستم قبلی انجام می‌شود. چرا این سیستم برتر است؟
چرا راه اندازی ویدئو کنفرانس ابری ارجحیت دارد؟
تفاوت اصلی میان راه الندازی ویدئو کنفرانس درون سازمانی و ویدئو کنفرانس ابری، مالکیت آن است. در ویدئو کنفرانس ابری ما همه چیز را کرایه می‌کنیم و مالک نیستیم. سخت‌افزار و نرم‌افزار انجام تماس تصویری، فضای ذخیره‌سازی اطلاعات و مسئولیت امنیت و پشتیبانی فناوری همگی توسط سازمان ارائه‌دهنده خدمات ابری ارائه می‌شوند. در واقع، شرکت حق عضویت پرداخت می‌کند و ارائه‌دهنده جزئیات فنی و عملکرد مداوم را بررسی می‌کند.
این موضوع مزیت‌های زیادی به خصوص برای شرکت‌های کوچک به همراه دارد.
قیمت پایین: راه اندازی ویدئو کنفرانس با این روش نیاز به سرمایه‌گذاری خاصی ندارد و هزینه‌ای بابت سخت‌افزار پرداخت نمی‌شود (در مورد شرکت ICAEW، LifeSize وب‌کم‌های سخت‌افزاری را نیز در حق عضویت اضافه کرد). نیازی به استخدام کارکنان پشتیبانی فناوری اطلاعات نیست. هیچ فضای ذخیره‌سازی و پشتیبانی در محل وجود ندارد و حق عضویت براساس تعداد کاربران تعیین می‌شود و بنابراین شرکت تنها براساس نیاز خود هزینه پرداخت می‌کند.
انعطاف‌پذیری: ارائه‌دهنده مالک تجهیزات است و مسئولیت نگهداری و به‌روزرسانی بر عهده اوست. سیستم‌های ابری بهتر می‌توانند از دستگاه‌های مختلف پشتیبانی کنند. بنابراین کارمندان، مشتریان و شرکت می‌توانند با رایانه، تلفن‌همراه و تبلت تماس برقرار کنند. برای امنیت بالاتر، شرکت می‌تواند از کلود خصوصی برای تماس تصویری و عملیات‌های دیگر استفاده کند.
سادگی: شاید بزرگترین مزیت این نوع سرویس برای شرکت‌های کوچک این است که سیستم‌های ابری با یک کارشناس فناوری اطلاعات اداره می‌شوند و نیاز به دپارتمان فناوری اطلاعات نیست. تمام خدمات مربوط به زیرساخت‌ها، نگهداری مداوم و پشتیبانی از راه‌دور انجام می‌شود، بنابراین تنها کارمندان در هنگام تماس، با سیستم کار می‌کنند.
به طور خلاصه، کلود به یک شرکت کوچک اجازه می‌دهد تا ارتباط‌های بزرگ برقرار کند، کار با این سیستم برای کاربردهای تجاری ساده است.
راه اندازی ویدئو کنفرانس ابری برای شرکت‌های کوچک
شرکت‌های بزرگ مانند ICAEW با شجاعت از یک فناوری جدید استفاده می‌کنند. این شرکت در برگزاری جلسات بین‌المللی، وبینارها و بازرسی‌های تصویری شرکت‌های عضو به ویدئو کنفرانس کلود اعتماد کرده است. اگر این شرکت شکست بخورد، باید هزینه زیادی برای رفت‌وآمد به منظور عذرخواهی از مشتریان پرداخت کند.
کسب‌وکارهای کوچک‌تر شاید چنین بودجه‌ای برای رفع مشکلات نداشته باشند، اما می‌توانند مطمئن باشند که شرکت‌های بزرگتر قبلاً این روش‌ها را امتحان و تأیید کرده‌اند. شرکت‌های کوچک‌تر در ازای ریسک کمتر و هزینه‌های عضویت پایین‌تر می‌توانند از کیفیت بالاتر صدا و تصویر استفاده کنند و امینت بالاتر و پشتیبانی فنی بهتری در مقایسه با خدمات ویدئو کنفرانس ارزان مانند اسکایپ تجربه کنند. راه اندازی ویدئو کنفرانس مبتنی بر کلود در شرکت‌های کوچک می‌تواند میزان استفاده آنها از فناوری را با شرکت‌ها بزرگ همسطح کند. امروزه شرکت‌های ارائه دهنده خدمان ویدئو کنفرانس ابری زیادی وجود دارند و بهتر است تا این خدمات را مقایسه کرده و مناسب‌ترین خدمات ویدئو کنفرانس ابری برای خود را به کار بگیرید.
