close

اتاق ویدئو کنفرانس

اخبار

اتاق ویدئو کنفرانس با طراحی مناسب و استفاده بهتر از فضا

اتاق ویدئو کنفرانس

اگر شرکت شما فضای کوچکی در اختیار دارد، حتماً دغدغه طراحی فضاهای مختلف کاری به صورت بهینه را دارید. محدودیت‌های بودجه شرکت‌های کوچک، باعث می‌شود تا در دفتر کار از منابع مشترک استفاده کند. در این شرکت‌ها، همه باید از فضای کافی برای انجام کارها برخوردار بوده و جای مانور داشته باشند. اگر یک اتاق جداگانه برای جلسات گروهی در دفتر وجود داشته باشد، این فضا باید بتواند چندین نقش را ایفا کند، باید جلسات داخلی و جلسات با مشتریان در این مکان برگزار شوند و همچنین شرکت بتواند از این اتاق به عنوان اتاق ویدئو کنفرانس نیز استفاده کند. خوشبختانه، چند روش ارزان و فناوری پایین برای استفاده از دارایی‌ها از طریق طراحی اتاق ویدیو کنفرانس وجود دارد.

خلوت کردن اتاق ویدئو کنفرانس

شرکت دریپر (Draper Inc.) دقیقاً می‌داند نیاز شرکت‌های کوچک چیست. این شرکت یک محفظه برای دوربین ویدئو کنفرانس تولید کرده است که سخت‌افزار را در سقف نگه می‌دارد و در همین حین اتاق زیر دوربین برای اهداف دیگر استفاده می‌شود و در صورت نیاز دوربین تا سطح چشم پایین می‌‌آید.

شاید این فناوری در دنیای ویدئو کنفرانس چندان پیشرفته به نظر نرسد، اما قیمت آن در بازار ۱۲۰۰۰دلار است و بیشترین مشکل مربوط به جاگیر بودن سیستم ویدئو کنفرانس را برطرف می‌کند (صوت و تصویر) و دوربین باکیفیتی همراه با میکرفون ارائه می‌کند که منطبق بر استانداردهای روز است.

این دوربین را با رایانه صفحه تخت نصب‌شده روی دیوار ترکیب کنید و تنهای فضای اشغال‌شده در اتاق چندمنظوره همین صفحه نمابیش خواهد بود. با توجه به آویزان بودن سخت‌افزار از سقف و نصب بقیه سخت‌افزطارها روی دیوار، لازم نیست فضای میز را خالی کنید، فقط باید بهترین تنظیمات را انتخاب کنید.

حتی راه‌حل‌های های‌تک نیز برای کاهش فضای مورد نیاز اتاق ویدئو کنفرانس وجود دارد.

هاب ویدئو کنفرانس برای کاهش فضای اشغال‌شده

افزایش استفاده از ویدئو کنفرانس (امروز نسبت به دو سال قبل ۸۷ درصد بیشتر از ویدئو کنفرانس استفاده می‌شود و ۵۰ درصد از اتاق‌های جلسات تا سال ۲۰۲۰ به دوربین ویدئو کنفرانس تجهیز خواهند شد)، باعث شده تا بزرگترین شرکت‌ها در این صنعت به سوی افزایش سادگی و در دسترس بودن فناوری‌های مورد نیاز ویدئو کنفرانس گام بردارند.

گوگل و سیسکو وایت‌برد دیجیتال را برای شرکت‌های کوچک بازسازی کرده‌اند. دستگاه‌های لمسی مانند جعبه Spark room kit سیسکو برای راه‌اندازی سریع و استفاده از فعال‌سازی صوتی با موبایل هوشمند کاربر در ارتباط هستند و با آن‌ها می‌توان به طور دائم از امکانات ویدئو کنفرانس استفاده کرد بدون آنکه نیازی به استفاده از سخت‌افزارهای سنگین روی میز اتاق ویدئو کنفرانس باشد.

در یک تلاش مشابه برای تسهیل تجربه تماس، شرکت مایکروسافت با شرکت‌های Logitech، Crestron و Polycom همکاری می‌کند تا Skype Room Systems رومیزی را تولید کند که از قابلیت‌های یک داک ساده استفاده می‌کند. نسخه Logitech این فناوری برای اولین بار منتشر شده است و با قراردادن یک تبلت در داک اصلی قابل‌دسترس است. این تجهیزات هم از طریق رابط کاربر لمسی کار می‌کنند و به کاربران این امکان را می‌دهند با چند فشار انگشت از تماس‌های تصویری بهره‌مند شوند. بعد از این که تماس ویدئویی به اتمام رسید، می‌توانید تبلت را بردارید و اتاق را ترک کنید، به همین سادگی.

می‌توانید ویژگی‌های صوتی و تصویری این دستگاه‌ها را بدون آنکه فضای بشتری اشغال شود، ارتقاء دهید برای این منظور از میکروفون‌ها و دوربین‌های سقفی یا از دستگاه‌هایی که قابلیت اتصال با USB دارند استفاده کنید.

تمام این دستگاه‌ها از جمله دوربین سقفی در صورتی که اتاق را برای کار دیگری نیاز داشته باشید، به سادگی پنهان می‌شوند، اما ایده‌های ساده‌ای برای طراحی اتاق ویدئو کنفرانس وجود دارند که باید در طراحی اتاق چند منظوره خود به آن‌ها توجه داشته باشید.

دکور اتاق ویدئو کنفرانس

در صورتی که فضای اتاق چنرمنظوره کم باشد، برای حفظ ماهیت منعطف این اتاق طراحی آن باید با در نظر گرفتن نیازهای صوتی و تصویری ویدئو کنفرانس انجام شود.

برای مثال، بهتر از رنگ‌های مات برای دیوار استفاده کنید تا حواس بیینده در حال تماس پرت نشود و یا ارسال پیام با مشکل روبه‌رو نشود. این دقیقاً مانند انتخاب لباس مناسب برای تأثیرگذاری بر مخاطب است، الگوهای راه‌راه و اشکال هندسی بزرگ ممنوع است، زیرا به آسانی تار می‌شوند و اگر اتصال اینترنت ضعیف باشد تصاویر محو و نامشخص خواهند شد.

چند نکته مهم دیگر نیز وجود دارند که باید به آن‌ها توجه کرد:

  • نور خورشید: یک اتاق با چشم‌انداز بیرونی برای افراد داخل ساختمان مناسب است، اما نور خورشید می‌تواند در تماس تصویری مشکل ایجاد کند.
  • مبلمان: در انتخاب مبلمان اتاق ویدئو کنفرانس کارکرد از شکل مهم‌تر است، یک محیط شیشه‌‌ای یه انعکاس تصویر و صوت منجر می‌شود و یک اتاق شلوغ باعث حواس‌پرتی می‌شود و بهتر است تیم شما پشت یا داخل صندلی‌ها و میزها گم نشوند.
  • لوازم جانبی: هر چیزی که پشت و کنار فرد تماس‌گیرنده قرار داشته باشد همراه با او در تصویر ظاهر می‌شود. نقاشی‌ها یا پوسترهای نامناسب و یک اتاق شلوغ باعث حواس‌پرتی می‌شود.

بهتر است همه چیز را ساده نگه‌دارید تا بتوانید از اتاق برای تماس تصویری هم استفاده کنید، حتی اگر اتاق بیشتر برای مراسم‌های تشریفاتی استفاده می‌شود.

مشاهده بیشتر
اخبار

تجهیزات اتاق کنفرانس می‌توانند باعث انعطاف بیشتر خدمات به مشتریان شوند

اتاق کنفرانس

پیشرفت وبکم‌ها و ویژگی‌هایی مثل واقعیت افزوده ویدئو کنفرانس را بسیار تحت تأثیر قرار داده‌اند و شما امکانات بی‌انتهایی برای توسعه فعالیت‌های خود بر مبنای استفاده بیشتر و مؤثرتر از تجهیزات اتاق کنفرانس دارید. روند حاکم در حال حاضر استفاده از اتاق‌های کوچک کنفرانس است که شرکت‌ها با استفاده از فناوری‌های ارتباطی فضاهای کوچک اداری را که از نظر جغرافیایی پراکنده و از هم دور هستند به یک فضای کاری نامحدود مبتنی بر اینترنت تبدیل کرده‌اند.

اتاق‌های کوچک کنفرانس اتاق‌هایی هستند که معمولاً ۴ تا ۶ صندلی برای حاضرین در جلسات دارند. هم‌اکنون در سراسر جهان میلیون‌ها اتاق کوچک برای جلسات تصویری وجود دارد و در آینده بسیار نزدیک این اتاق‌ها به رایج‌ترین مکان‌ها برای ویدئو کنفرانس تبدیل می‌شوند.

مهم‌ترین مزیت این اتاق‌های جلسات این است که هزینه نگهداری آن‌ها کمتر است و بخش کوچک‌تری از فضای شرکت را اشغال می‌کنند. راه‌اندازی تجهیزات اتاق کنفرانس برای این اتاق‌های کوچک می‌تواند توسط کارمندان غیرحرفه‌ای نیز انجام شود و تمام کارمندان می‌توانند به صورت اشتراکی از این اتاق‌ها استفاده کنند.

با استفاده مناسب از تجهیزات اتاق کنفرانس حتی کسب‌وکارهای کوچک نیز می‌توانند از تماس‌های تصویری برای برقراری ارتباط با مشتریان خود در سراسر دنیا بهره‌مند شوند.

۵۰ میلیون اتاق کوچک برای جلسات تصویری

تخمین زده می‌شود که هم‌اکنون بیش از ۵۰ میلیون اتاق کوچک جلسات در سراسر دنیا و در دفاتر شرکت‌های مختلف فعال هستند. این عدد در ۵ سال آینده رشد خیره‌کننده‌ای خواهد داشت. مؤسسه مشاوره کسب‌وکار Frost & Sullivan پیش‌بینی کرده است که تا سال ۲۰۲۰ بیش از دو سوم تمام تجهیزات اتاق کنفرانس در اتاق‌های کوچک استفاده خواهند شد.

یک جذابیت اتاق‌های کوچک و تجهیزات اتاق کنفرانس مناسب آن‌ها این است که برای دفاتر کاری و نیروی کار در عصر مدرن مناسب‌تر هستند. در حال حاضر حدود ۷۰ درصد دفاتر کاری از چیدمان باز استفاده می‌کنند و بیش از ۴۰ درصد کارمندان زمانی را به دورکاری اختصاص می‌دهند، سایز شرکت‌ها در ۵ سال اخیر ۴٫۵ متر مربع به ازای هر نفر کاهش یافته است و ایستگاه‎ها و میزهای کاری به طور متوسط در ۶۰ درصد از زمان‌ها خالی هستند. این مسائل باعث شده‌اند ویدئوکنفرانس‌های برنامه‌ریزی‌نشده رشد زیادی داشته باشند و فضای محدودتری برای برگزاری این جلسات در اختیار شرکت‌ها باشد. شرکت‌ها باید از فضایی که در اختیار دارند بیشترین استفاده را ببرند و اتاق بزرگ ویدئو کنفرانس گزینه مناسبی برای این کار نیست. از این رو استفاده از اتاق‌های کوچک جلسات و تجهیزات اتاق کنفرانس که منطبق بر فناوری روز هستند، به یک روند رو به رشد در سال‌های اخیر تبدیل شده است.

اتاق‌های کوچک جلسات برای سازگاری بیشتر با محدودیت‌ها و انعطاف بیشتر در فضای کاری مدرن مورد استقبال قرار گرفتند و باعث بهبود ارتباطات داخلی شدند. قدم بعدی برای گسترش کارایی این اتاق‌ها استفاده از جدیدترین فناوری‌های تجهیزات اتاق کنفرانس است تا بتوان کارایی ارتباطات خارجی را نیز افزایش داد.

تجهیزات اتاق کنفرانس مخصوص اتاق‌های کوچک انعطاف بیشتری دارند

اصلاً عجیب نیست که به علت رشد محبوبیت اتاق‌های کوچک ویدئو کنفرانس به عرضه وبکم‌های مخصوص این اتاق‌ها منجر شده است. لاجیتک دو دوربین ویدئو کنفرانس Connect و MeetUp را بدین منظور توسعه داده است. علاوه بر این می‌توان به GTM 5140 محصول StarLeaf و Meeting Owl محصول Owl Lab اشاره کرد. این وبکم‌ها ویژگی‌های معمول تجهیزات اتاق کنفرانس کوچک را دارند؛ ویژگی‌هایی مثل قابل حمل بودن، لنزهای زاویه باز برای تصویربرداری از تمام افراد حاضر در اتاق کوچک، میکروفون‌ها و اسپیکرهای داخلی و قابلیت نصب به صورت پلاگ اند پلی.

این ویژگی‌ها به گروه‌های کوچک که معمولاً از ۴، ۵ یا ۶ نفر تشکیل شده‌اند این امکان را می‌دهند تا بدون اشغال فضای زیاد و بدون نیاز به کمک کارمندان بخش IT خیلی سریع جلسه تصویری خود را شروع کنند.

همین انعطاف‌پذیری را می‌توان برای برقراری تماس با مشتریان و عموم مردم نیز به کار برد. البته این به معنی راه‌اندازی یک نمونه ویدئویی برای مرکز تماس نیست، بلکه به این معنی است که می‌توان ملاقات‌های چهره به چهره و رودررو را از راه دور تجربه کرد. این راهکارها می‌توانند برای بحث‌های پیچیده‌تر با مشتریان مثل نصب سیستم گرمایشی و سرمایشی منزل، شرایط بازپرداخت وام و یا روابط بین بنگاه‌ها مورد استفاده واقع شوند.

هر وقت که برای ارائه یک سرویس حرفه‌ای نیاز به تماس‌های شخصی داشته باشید می‌توانید به سادگی با استفاده از تجهیزات اتاق کنفرانس کوچک با مشتریان ارتباط برقرار کنید.

اتاق کوچک جلسات و خدمات مشتریان

بعضی از تولیدکنندگان وبکم‌ها در حال حاضر روی جنبه‌های استفاده از ویدئو کنفرانس در خدمات به مشتریان متمرکز شده‌اند. همکاری اخیر سامسونگ با Harman Professional Solutions محصولی مخصوص اتاق‌های کوچک است که به طور خاص برای خدمات مشتریان طراحی شده است. این سیستم یک وبکم متداول و اسپیکرها را با سیستم به اشتراک‌گذاری اسناد و صفحه نمایش و کنترل‌های ساده ترکیب کرده است.

با توجه به توسعه تجهیزات اتاق کنفرانس مطابق رشد محبوبیت اتاق‌های کوچک برای جلسات، این اتاق‌ها کارایی بالایی پیدا کرده‌اند و به نوعی جایگزین ملاقات‌های حضوری شده‌اند.

مکالمه ممکن است با درخواست و پرسش مشتری از طریق ایمیل، تلفن و یا حتی تماس مستقیم ویدئویی با پرتال ویدئویی مبتنی بر وب شرکت آغاز شود. پس از آن مشتری می‌تواند با یک مدیر اکانت یا مدیر ارشد فروش که در یک اتاق کوچک مخصوص جلسات حضور دارد، ارتباط برقرار کند. این کار می‌تواند تجربه کاربری بی‌نظیری برای مشتری بر بستر فناوری دیجیتال ایجاد کند.

مدیر اکانت یا مسئول فروش می‌تواند به سادگی تجهیزات اتاق ویدئو کنفرانس را راه‌اندازی کند. با توجه به توسعه کارکردهای جدید مثل افکت‌های واقعیت افزوده و اطلاعات پارچه مشتریان می‌توان این اتاق‌های کوچک را به شوروم‌های دیجیتال تبدیل کرد. این تجهیزات به کارکنان این امکان را می‌دهد که محصولات را معرفی کنند، محتواهای چندرسانه‌ای را به نماش بگذارند و مهم‌تر از همه اینکه به صورت رودررو با مشتریان از سراسر دنیا صحبت کنند.

وقتی که جلسه به پایان می‌رسد، وبکم را خاموش می‌کنند و اتاق را ترک می‌کنند تا افراد دیگری از اتاق استفاده کنند. آن‌ها می‌توانند اطلاعات مورد نیاز خود را روی لپ‌تاپ خود سر میز کار خود ببرند. با چند اتاق کوچک مخصوص جلسات و تجهیزات مناسب همه کارکنان شرکت می‌توانند برای مشتریان خود تجربه‌های کاربری منحصربه‌فرد دیجیتالی بسازند.

مشاهده بیشتر